Code de confidentialité de Federal Express Canada ltée

Federal Express Canada ltée (« FedEx ») accorde une importance primordiale aux rapports qu'elle entretient avec ses clients et ses employés et s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle possède à leur sujet. Par conséquent, FedEx adhère aux principes régissant la protection des renseignements personnels, ainsi qu'au commentaire qui les accompagne, énoncés plus bas. Ces principes s'inspirent de ceux établis à l'Annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada. L'expression « renseignements personnels » utilisée dans le Code de FedEx fait référence à des renseignements sur une personne donnée, à l'exclusion du nom et du titre d'un employé d'une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.

Premier principe - Responsabilité
FedEx est responsable de la protection de tous les renseignements personnels dont elle a la gestion.

Cette responsabilité relève du chef du service de l'information, quoique d'autres personnes au sein de l'entreprise assurent la collecte et le traitement des renseignements personnels, sur une base quotidienne, et peuvent parfois agir au nom du chef du service de l'information.

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou sous notre garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. Nous nous engageons, par voie contractuelle ou autre, à fournir un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce partie.

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Deuxième principe - Détermination des fins de la collecte des renseignements
Nous déterminerons et documenterons les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Les fins de la collecte de renseignements se limitent à celles directement liées à notre entreprise et que toute personne raisonnable estime appropriées dans les circonstances. Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels sur nos clients pour les raisons suivantes :

  • Fournir aux clients des services en temps opportun, fiables et à valeur ajoutée, y compris des services d'expédition intérieure et internationale, le suivi des envois, les services de courtage, la gestion des comptes et la facturation, des services de logistique, la gestion des fournisseurs, la gestion de l'information et le soutien technique, le commerce électronique et des services connexes.
  • Établir des liens avec la clientèle et communiquer avec les clients.
  • Élaborer, mettre en œuvre, commercialiser et administrer des services à l'intention de la clientèle.
  • Contribuer à l'application de la loi, au recouvrement de dettes impayées, à l'établissement et à l'évaluation de cotes de crédit et à la protection des intérêts commerciaux de FedEx et de sa clientèle.
  • Administrer et promouvoir les activités de FedEx.
  • Se conformer aux exigences imposées par la loi.
Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels sur nos employés pour les raisons suivantes :
  • Recruter, former, reconnaître et conserver une main-d'œuvre hautement qualifiée et motivée.
  • Établir et maintenir des relations harmonieuses entre l'employeur et les employés.
  • Gérer les politiques et procédures de FedEx, y compris les enquêtes liées au présent contexte.
  • Administrer et promouvoir les activités de FedEx.
  • Gérer le programme de rémunération et d'avantages sociaux.
  • Élaborer, gérer et promouvoir les services aux employés.
  • Se conformer aux exigences imposées par la loi.
Si nous prévoyons utiliser des renseignements personnels que nous avons recueillis à des fins autres que celles déterminées au préalable, nous déterminerons et documenterons ces fins avant l'utilisation de ces renseignements personnels.

Nous ferons tous les efforts raisonnables pour préciser les fins déterminées, verbalement ou par écrit, à la personne auprès de laquelle on recueille des renseignements personnels au moment même ou après la collecte, mais avant l'utilisation de ces renseignements. Nous énoncerons les fins déterminées de façon à ce que toute personne puisse comprendre dans les faits comment ces renseignements seront utilisés ou divulgués.

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Troisième principe - Consentement
Des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués uniquement si la personne concernée en est informée et donne son consentement, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.

La façon de procéder pour obtenir le consentement de la personne visée, qu'il s'agisse d'un consentement explicite ou tacite, peut varier selon la nature et la teneur des renseignements et les attentes normales de la personne. Une personne est libre de retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions de nature juridique ou contractuelle, et d'un préavis raisonnable. Nous informerons les personnes concernées des conséquences d'un tel retrait.

En règle générale, nous chercherons à obtenir le consentement de la personne concernée au moment de la collecte des renseignements personnels. Dans certaines circonstances, le consentement pourra être obtenu après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (notamment, lorsque ces renseignements doivent servir à des fins qui n'ont pas été précisées auparavant).

Nous n'exigerons pas de la part d'une personne, en tant que condition régissant la fourniture de services, qu'elle consente à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels autres que ceux exigés à des fins légitimes et précisées de façon explicite.

Dans certaines circonstances, prévues ou imposées par la loi, nous pourrons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement. Parmi ces circonstances, mentionnons : des renseignements personnels assujettis au privilège du secret professionnel de l'avocat ou disponibles sur la place publique selon la réglementation; lorsque la collecte ou l'utilisation est clairement dans l'intérêt de la personne et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun; lorsqu'il faut faire enquête en cas de manquement à un accord ou de contravention à une loi; lorsqu'il faut agir face à une urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d'une personne; dans les cas de recouvrement de dettes; lorsqu'il faut se conformer à une assignation de témoin, un mandat ou une ordonnance de la cour.

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Quatrième principe - Limitation de la collecte
Nous ne recueillerons que des renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et nous procéderons de façon honnête et licite.

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Cinquième principe - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne pourront être utilisés ni divulgués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Les renseignements personnels ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

Nous conserverons les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d'une personne suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d'exercer son droit d'accès à l'information après que la décision ait été prise, et dans l'éventualité d'une requête ou d'une contestation à cet effet, suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d'exercer son droit de recours en vertu de la loi. Lorsque ces renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins précisées, ils seront détruits, effacés ou dépersonnalisés.

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Sixième principe - Exactitude
Nous ferons tous les efforts nécessaires pour assurer que les renseignements personnels recueillis sont exacts, complets et à jour, dans toute la mesure du possible, pour atteindre les fins auxquelles ces renseignements doivent servir.

Nous ferons tous les efforts nécessaires afin de nous assurer que les renseignements personnels utilisés de façon courante, y compris les renseignements communiqués à des tiers et ceux utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne, sont exacts, complets et à jour.

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Septième principe - Mesures de sécurité
Les renseignements personnels seront protégés au moyen de mesures de sécurité appropriées correspondant à la nature délicate des renseignements.

Nos mesures de sécurité protégeront les renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisées, quel que soit le format sous lequel ces renseignements sont conservés. Nous ferons en sorte que nos employés soient sensibilisés à l'importance d'assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels et nous prendrons toutes les précautions nécessaires au moment de détruire ou de supprimer des renseignements personnels pour éviter que des personnes non autorisées aient accès à ces renseignements.

Parmi les mesures de protection utilisées, mentionnons des moyens matériels (notamment des classeurs verrouillés et un accès limité aux bureaux), des mesures administratives (notamment des autorisations sécuritaires et un accès sélectif) et des mesures techniques (notamment l'usage de mots de passe et du chiffrement).

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Huitième principe - Transparence
Nous ferons en sorte que des renseignements précis au sujet de nos politiques soient facilement accessibles à toute personne, sauf s'il s'agit de renseignements de nature commerciale confidentiels.

Ces renseignements porteront notamment sur l'accès aux renseignements personnels, la nature des renseignements personnels que nous possédons et une description générale de leur usage, des informations générales sur le Code et les politiques de l'entreprise, le type de renseignements personnels transmis aux entreprises connexes, et les communications avec le chef du service de l'information.

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Neuvième principe - Accès aux renseignements personnels
Sur demande écrite, nous informerons une personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels la concernant et nous lui permettrons de consulter ces renseignements. Toute personne peut contester l'exactitude et l'intégralité de ces renseignements personnels et peut y faire apporter les corrections appropriées.

Nous donnerons suite à cette demande écrite dans un délai raisonnable (soit habituellement dans les trente jours). Nous aiderons toute personne qui nous informe qu'elle a besoin d'aide pour préparer sa demande. Il est possible que nous demandions à une personne de fournir suffisamment de renseignements pour nous permettre de faire état de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels. Quoique notre démarche soit normalement effectuée sans frais pour la personne concernée, selon la nature de la demande et la quantité de renseignements demandés, nous nous réservons le droit d'imposer des droits. Dans ces circonstances, nous informerons la personne du coût approximatif de ce service et nous procéderons dès que la personne visée aura acquitté le montant des droits exigé. Les renseignements demandés seront fournis de manière à être compréhensibles. Dans la mesure du possible, nous indiquerons la source des renseignements.

Au moment de faire état des tierces parties auxquelles nous aurions divulgué des renseignements personnels au sujet d'une personne, nous chercherons à être le plus précis possible. Lorsqu'il n'est pas possible de fournir une liste des organisations auxquelles nous avons effectivement divulgué des renseignements personnels, nous fournirons une liste des organisations auxquelles nous avons peut-être divulgué ces renseignements.

Si une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires, tel que requis. Si la contestation n'est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, nous prendrons note de l'objet de la contestation. Le cas échéant, les renseignements modifiés ou le fait qu'ils ont été contestés et que la contestation n'a pas été réglée à la satisfaction de la personne concernée seront communiqués aux tierces parties ayant accès à ces renseignements.

Dans certains cas, il est possible que nous refusions une demande ou que nous ne puissions donner accès à tous les renseignements personnels que nous possédons au sujet d'une personne. Les exceptions aux exigences en matière d'accès aux renseignements personnels seront restreintes et précises, tel que le permet ou l'exige la loi. Lorsque cela est autorisé, nous informerons la personne, sur demande, des raisons pour lesquelles nous lui refusons l'accès aux renseignements. Parmi les cas d'exception, mentionnons : le fait que des renseignements personnels contiennent des détails sur d'autres personnes ou des renseignements de nature commerciale confidentiels qui ne peuvent être supprimés du dossier; des renseignements recueillis au cours d'une enquête à propos de la violation d'un accord ou du processus officiel de règlement d'un différend; des renseignements protégés par le secret professionnel.

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Dixième principe - Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes
Toute personne peut porter plainte au sujet du non-respect des principes énoncés en communiquant avec le chef du service de l'information.

Nous ferons enquête sur toutes les plaintes déposées par écrit. Si nous estimons qu'une plainte est fondée, nous prendrons toutes les mesures qui s'imposent, y compris, le cas échéant, la modification de nos politiques et de nos pratiques.

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