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Sicher durch den Zoll: 5 Tipps für kleine und mittlere Unternehmen

Autor: Harald Schoenfelder, Managing Director Global Trade Services, FedEx Express Europa, Naher Osten, Indischer Subkontinent und Afrika (EMEA)

Einleitung

Der globale Handel wächst seit Jahren rasant. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die an diesem Wachstum teilhaben wollen und es wagen, weltweit zu expandieren, brauchen zwei Dinge: ein gutes Produkt und ein Verständnis dafür, wie Zollbehörden ticken und wie man am besten mit ihnen zusammenarbeitet.

 

Praktische Kenntnisse und Erfahrungen sind von unschätzbarem Wert, wenn man am Anfang einer Expansion steht. Darüber verfügen wir bei FedEx Express. Um KMU den Start zu erleichtern, haben wir fünf Tipps zusammengestellt, die im Umgang mit Zollbehörden weltweit anwendbar sind.

  1. Prozesse verstehen

    Zollbehörden sollen die Sicherheit eines Landes, seiner Einwohner und seiner Wirtschaft bewahren. Sie erheben Zölle und Steuern – und schützen an der Grenze vor möglichen Bedrohungen und vor der Einfuhr gefälschter Waren.

    Die Unterschiede zwischen den Ländern sind teilweise sehr groß. KMU sollten sich davon nicht überraschen lassen. Zollverfahren verändern sich ständig und jedes Produkt oder jeder Rohstoff unterliegt eigenen Regeln. Die Marktzugangsdatenbank der Europäischen Kommission bietet einen hilfreichen ersten Überblick:

    http://madb.europa.eu/madb/indexPubli.htm

    Der Zoll in Schwellenländern fordert ganz allgemein betrachtet oft mehr amtliche Unterlagen ein, als etwa der in Europa. Entsprechend erfordert die Zusammenarbeit mit den Zollbehörden in diesen Ländern einige Schritte, Arbeitsgänge und Formulare mehr als üblich. Im Normalfall gehen die Zollstellen in den Schwellenländern transaktionsweise, also Sendung für Sendung, vor. Typisch ist auch, dass die Ware häufiger von Kontrolleuren per Hand untersucht wird.

    Ganz anders sieht es in Ländern wie Großbritannien, USA oder vielen EU-Staaten aus, die jede Menge Geld in Automatisierung gesteckt und Beziehungen zu Handelsinstitutionen seit vielen Jahren aufgebaut haben. Hier existieren häufig Vereinbarungen, die es Zollagenten erlauben, die Einhaltung der Zollvorschriften zu kontrollieren; ihre Arbeit wird regelmäßig von den Zollbehörden überprüft. Durch diesen Ansatz können Lieferungen schneller freigegeben werden, und es sind weniger physische Kontrollen erforderlich.

    KMU müssen nicht jede einzelne Zollvorschrift und -verordnung für jeden Bestimmungsort im Detail verstehen. Ein Überblick über die Grundregeln ist jedoch Voraussetzung, bevor man sein Produkt einem Kunden auf einem Auslandsmarkt anbietet. Bei detaillierten und komplexen Fragen können die meisten Expressdienstleister unterstützen.

  2. Der „Reisepass" für die Sendung

    Wie effizient die Verzollung abläuft, hängt zum größten Teil davon ab, ob alle Informationen korrekt vorliegen. Frühzeitig und sorgfältig sollte man in Erfahrung bringen, welche Dokumente vorgelegt werden müssen.

    Der Versand von Produkten ist vergleichbar mit der Vorbereitung eines privaten Urlaubs. Bevor man in ein Land reist, prüft man, ob der Reisepass aktuell ist, ein Visum nötig ist oder Impfungen erneuert werden müssen. Man informiert sich eventuell auf der Website des Landes über Sicherheitswarnungen oder weitere bürokratische Bedingungen. Ähnlich funktioniert der Versand ins Ausland, mit dem Unterschied, dass die Recherche etwas aufwendiger ist.

    Auf die Details kommt es an: Der diensthabende Zollbeamte kann sich oft nur anhand der ihm vorliegenden Dokumente ein Bild von dem Unternehmen machen. Je mehr Unterlagen er auf dem Tisch hat, desto leichter fällt es ihm, seine Arbeit zu erledigen – und desto schneller kann er eine Sendung freigeben. Deshalb ist es wichtig, auf vollständige Angaben zu jeder Sendung zu achten, inklusive Zertifikaten, Lizenzen und ähnlichen Dokumenten.

    Das wichtigste Dokument für den internationalen Versand ist die sogenannte Warenrechnung. Sie ist sozusagen der Reisepass der Sendung. Die Warenrechnung sollte so verständlich wie möglich ausgefüllt werden. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollte der Rechnungsinhalt korrekt und widerspruchsfrei sein (siehe Kasten).

    Obwohl das Ausfüllen der Warenrechnung umfangreich erscheint, lohnt sich der Zeitaufwand. Denn so liegen alle nötigen Informationen für einen reibungslosen und sicheren Transport vor, und jede einzelne Transaktion oder Sendung kann den Zoll mit den geringstmöglichen Verzögerungen passieren.

  3. Die lokalen Märkte und Zollvorschriften kennen

    Je mehr Informationen man aus erster Hand hat, desto besser lassen sich Entscheidungen treffen. Um sich optimal einzustellen und auf alle Situationen vorbereitet zu sein, lohnt es sich, die Sichtweise der Einheimischen anzunehmen und nachzuvollziehen. Um einen echten Wettbewerbsvorteil zu erlangen, muss man mit der lokalen Umgebung gut vertraut sein. Viele Unternehmen wie etwa FedEx stellen online Unterlagen zur Verfügung, um Unternehmen dabei zu unterstützen, Ortskenntnisse aufzubauen. Dennoch ist ein persönlicher Besuch immer noch die beste Möglichkeit, ein Land und seine Menschen kennenzulernen. Dabei lohnt es sich zu recherchieren: Gibt es Veranstaltungen, beispielsweise Messen, deren Besuch sich lohnt oder existieren Unternehmerverbände, denen man beitreten könnte?

  4. Expandieren, aber behutsam

    Mit Ruhe und Zielstrebigkeit kommt man ans Ziel. Unternehmen sollten ein sicheres und kontrolliertes Wachstumskonzept verfolgen und dabei in einem Tempo expandieren, das ihnen angenehm ist. Nur wer sich wohl dabei fühlt, sein Produkt international anzubieten, sollte den Schritt wagen. Sind diese Voraussetzungen vor dem Markteintritt gegeben, ist man auch in der Lage, besser durch die Zollbestimmungen zu navigieren – und schließlich rund um die Welt wirtschaftlich erfolgreich zu sein.

  5. Zuverlässige weltweit tätige Transportanbieter finden

    Expressdienste wie FedEx, auch Integratoren genannt, sind nicht nur dazu da, den Transportbedarf zu decken, sondern verfügen im Regelfall über ein weltweites integriertes Zollabwicklungsangebot. Transportunternehmen gehören zu den größten Zollagenten der Welt, ihr Fachwissen über das lokale Zollwesen ist oftmals detailreich, tiefgreifend und umfassend. Bei der Verzollung sind lokale Expertise und Erfahrungen oftmals von wesentlicher Bedeutung, um den Prozess zu beschleunigen und zu vereinfachen.

    Niemals zuvor standen kleinen und mittleren Unternehmen die Türen zum globalen Handel so weit offen wie heute. Neue Kunden und neue Märkte sind nur einen Mausklick entfernt – und global agierende Transportdienstleister wie FedEx helfen dabei, sie zu erreichen. Das versetzt KMU in die Lage, sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren, ihre Expansion vorzubereiten und sicherzustellen, dass der Zoll nicht zum Hindernis wird.

    Die in diesem Artikel vertretenen Ansichten sind die des Autors und nicht die der Firma FedEx oder eines ihrer Tochterunternehmen. Die Hinweise sind genereller Natur und stellen keine Lösungen oder Ratschläge für individuelle Situationen dar. Versender sollten das für sie zuständige lokale FedEx Büro kontaktieren, um spezifische Informationen zu erhalten, bevor sie ihre Ware verschicken.