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Comment remplir les documents d'expédition internationaux

Comment remplir les documents d'expédition internationaux

Comment remplir une facture commerciale ?

Aperçu

La facture commerciale est le principal document utilisé par la plupart des services de douane étrangers pour réaliser les contrôles à l’importation, estimer la valeur des marchandises et calculer les droits de douane applicables.

En tant qu’exportateur de l’envoi, vous êtes tenu de fournir la facture commerciale. Étant donné qu’elle est la base de tout document d’expédition internationale, vous devez remplir ce document en premier. Les agents des douanes se servent de ce document (et de tout autre document requis par votre envoi) pour traiter votre envoi. Il est donc important de vous assurer que toutes les informations fournies sont complètes et correctes.

La facture commerciale doit être remplie en anglais. Les informations fournies sur d’autres documents d’expédition internationale, notamment l’étiquette d’expédition, doivent coïncider avec les informations fournies sur la facture commerciale. Si votre entreprise ne possède pas son propre modèle de facture commerciale, veuillez télécharger le nôtre au format pdf modifiable ci-dessous.

En transmettant votre documentation douanière électroniquement via Fedex® Electronic Trade Documents (ETD), vous évitez les retards au niveau des services des douanes. Pour démarrer, vous n’avez que quelques étapes simples à suivre.

Quand dois-je fournir une facture commerciale ?

La facture commerciale est un document requis pour tous les envois de marchandises à l’international (sauf entre pays membres de l'UE). En d’autres termes, elle est requise pour n’importe quel envoi international présentant une valeur commerciale. La plupart des envois autres que document sont répertoriés comme étant des envois de marchandises.

Suivez les étapes suivantes pour compléter la facture commerciale :
 

1. Bordereau d’expédition international

Saisissez le numéro du bordereau d’expédition international FedEx, notre principale référence pour votre envoi.

2. Références d'exportation (c.-à-d. le numéro de commande, le numéro de facture, etc.)

Les douanes exigent systématiquement un numéro de facture

3. Expéditeur / Exportateur

Renseignez les nom, adresse et numéro de téléphone de l'exportateur ainsi que son numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification) et son numéro de TVA/d'identification fiscale. Veuillez noter que l'expéditeur est le propriétaire des marchandises et que son adresse ne correspond pas nécessairement à l'adresse d'enlèvement.

4. Destinataire / Importateur

Complétez les nom, adresse et numéro de téléphone de l'importateur ainsi que son numéro EORI ou numéro d'identification fiscale.

5. Importateur – si différent du destinataire

Si l'envoi est traité par un importateur qui n'est pas le destinataire, veuillez indiquer ses nom, adresse et numéro de téléphone.

6. Description détaillée des marchandises

Il est indispensable de faire figurer une description détaillée du contenu de l'envoi afin d'en faciliter le dédouanement. Les descriptions inexactes ou imprécises constituent l'une des principales causes des retards en douane. Par conséquent, pour accélérer les formalités douanières, veillez à être cohérent et à reporter la même description détaillée sur tous les documents.

La description doit répondre aux questions suivantes :

  • De quoi s'agit-il ?
  • Quelle est la quantité ?
  • Quelle est la composition ?
  • Quelle est l'utilisation prévue ?

Remarque : chaque type de marchandise nécessite une description distincte. Par exemple, si vous expédiez 15 pulls identiques et 30 paires de baskets identiques, vous devrez faire figurer deux descriptions différentes : l'une pour le groupe de pulls et l'autre pour le groupe de chaussures.

N'oubliez pas de renseigner la composition précise des marchandises, par ex. 80 % de coton et 20 % de polyester. Par ailleurs, assurez-vous que d'autres documents ne sont pas obligatoires. Aux États-Unis par exemple, le formulaire Footwear Declaration est exigé pour l'importation de chaussures.

Exemples :

Mauvaise description

En ajoutant le bon code du Système Harmonisé (SH), vous vous assurez que la description des marchandises est comprise par les autorités de n’importe quel pays.

Fedex International Shipping Assist peut vous aider à identifier rapidement et précisément le code SH de vos marchandises.

7. Pays/territoire de fabrication

Renseignez le pays/territoire dans lequel chacune des marchandises de votre envoi a été fabriquée ou produite à l'origine. Si votre envoi contient de multiples marchandises fabriquées dans divers pays/territoires, veuillez indiquer chaque pays/territoire de fabrication en regard de la description de chaque produit.

8. Valeur unitaire

Une valeur unitaire exacte doit être indiquée, même si les marchandises expédiées n'ont aucune valeur transactionnelle. Si votre envoi contient de multiples marchandises ayant des valeurs différentes, veuillez indiquer la valeur correspondante en regard de la description de chaque produit.

9. Indiquez la raison de l’envoi

Cela peut aider à réduire le risque de retenue et de retards aux douanes, mais ce n’est pas tout. Certaines marchandises peuvent être éligibles à des procédures douanières spéciales ou même à des droits de douane réduits. Ces exceptions comprennent des expéditions envoyées comme cadeaux, retours, réparations, échantillons ou marchandises à tester. Si la raison de l’expédition n’est pas inscrite, le destinataire pourrait avoir à payer des droits de douane plus élevés que ceux nécessaires.

Si vous le connaissez, n’oubliez pas d’inclure votre code de procédure douanière. Nous pouvons ainsi savoir quelle est la bonne procédure de dédouanement que vous souhaitez nous voir utiliser.

10. Ajoutez le bon Incoterm®

Les Incoterms®, ou contraction de l’expression anglaise International Commercial Terms, sont une série de termes commerciaux prédéfinis publiés par la Chambre de commerce internationale (ICC) se rapportant au droit de commerce international.

C’est un ensemble d’abréviations utilisées pour déterminer qui est en charge du risque lié à l’envoi. Le mot risque représente la responsabilité de la perte ou de l’endommagement de l’envoi. Elle désigne donc l’assurance de la personne pouvant être sollicitée en cas de réclamation.

11. Facturez les droits de douane et taxes

Les droits de douane, taxes et frais pour débours seront facturés par défaut au destinataire, sauf si l’expéditeur coche l’option « Facturer l’expéditeur » sur le bordereau d’expédition. Si le destinataire rejette l’envoi ou refuse de payer, l’expéditeur est alors ultimement responsable des droits de douane, taxes et frais évalués sur l’envoi.

12. Vérifiez si toutes les marchandises sont éligibles à l’exemption des droits de douane à destination

En fonction du pays de destination, vos marchandises peuvent être exonérées des droits de douane dans le pays. L’UE et le Royaume-Uni possèdent un réseau d’Accord de libre-échange (FTA) permettant une exonération des droits de douane vers un pays tiers. Pour en bénéficier, il vous sera probablement demandé de remplir un document supplémentaire ou d’ajouter une déclaration prouvant l’origine de vos marchandises sur votre facture commerciale.

13. Signature

Avant de signer la déclaration, assurez-vous que toutes les informations correspondent à celles mentionnées sur le bordereau d’expédition. Veuillez placer la facture commerciale originale et deux exemplaires dûment signés sur le colis ainsi que le bordereau d’expédition.

Comment compléter votre bordereau d’expédition en ligne et télécharger vos documents de douane avec FedEx Ship Manager® sur fedex.com

Connectez-vous à FedEx Ship Manager sur fedex.com

  1. Cliquez sur « Préférences » au-dessus de la rubrique Détails de la facturation.
  2. Cochez la case « Activer les documents électroniques commerciaux ».
  3. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » et voilà. C'est terminé !
  1. Informations sur l'expéditeur

    Veillez à renseigner votre adresse complète et votre numéro de téléphone.

    Pour les envois commerciaux expédiés en dehors de l'Union européenne, assurez-vous d'indiquer votre numéro EORI.

  2. Informations sur le destinataire

    Saisissez l'adresse et le numéro de téléphone du destinataire.

    Pour les envois commerciaux expédiés en dehors de l'Union européenne, assurez-vous d'indiquer le numéro d'identification fiscale / numéro EORI du destinataire.

  3. Informations sur le payeur

    Complétez les informations relatives au payeur pour les besoins du transport et le paiement des taxes et droits de douane

Documents de douane – étape 2
  1. Saisissez les informations relatives au produit/à la marchandise

    Pour les envois nécessitant des documents de douane, une nouvelle fenêtre s'ouvrira afin de vous permettre de renseigner toutes les informations relatives à vos marchandises

  2. Informations sur les marchandises

    Pour chacune des marchandises de votre envoi, indiquez :

    • Une description complète des marchandises en anglais
      • De quoi s'agit-il ?
      • Quelle est la composition ?
      • Quelle est la quantité ?
      • Quelle est l'utilisation prévue ?
    • Valeur douanière : une valeur douanière doit être indiquée, même si les marchandises expédiées n'ont aucune valeur transactionnelle (une valeur égale à zéro n'est pas acceptable).
    • Pays/territoire de fabrication : si votre envoi contient de multiples marchandises fabriquées dans divers pays/territoires, veuillez indiquer chaque pays/territoire de fabrication pour chaque description de produit
  3. Choisissez les documents de douane que vous souhaitez télécharger ou créer

    • Facture commerciale
      • Nos conseils : utilisez votre propre facture commerciale
      • Assurez-vous d'avoir activé  Electronic Trade Documents pour charger une version électronique de vos documents
      • Vérifiez que les informations figurant dans la facture commerciale correspondent aux données du bordereau d’expédition
    • Facture pro forma
      • Pour les envois de marchandises gratuites comme les échantillons, les catalogues ou les produits non destinés à la vente
      • Toutefois, tous les pays/territoires n'acceptent pas les factures pro forma. Par conséquent, nous vous conseillons de préparer systématiquement une facture commerciale. Cette précaution ne vous demandera aucun effort et pourra se révéler très utile.
    • Autres documents commerciaux
      • Joignez à votre envoi tous les autres documents commerciaux obligatoires pour votre marchandise / destination 
Documents de douane – étape 3
  1. Imprimez les étiquettes et documents

    La dernière étape de la procédure consiste à vérifier et imprimer votre bordereau d’expédition

  2. Documents joints

    Vous avez la possibilité de visualiser les documents qui sont joints à votre envoi

  3. Instructions après impression

    Pliez la page imprimée au niveau de la ligne horizontale

    Placez l'étiquette dans la pochette d'expédition, puis fixez-la à votre envoi.

Remarque : si vous n'avez pas téléchargé votre facture commerciale dans FedEx Ship Manager®, veuillez en imprimer trois exemplaires, les signer et les fixer sur votre envoi avec le bordereau d’expédition

Documents de douane – Étape 4