Pratende mensen

Internationale verzenddocumenten invullen

Internationale verzenddocumenten invullen

Hoe vul ik een handelsfactuur in?

Overzicht

De handelsfactuur is het hoofddocument dat gebruikt wordt door de meeste buitenlandse douane-instanties voor importcontrole, waardering en de bepaling van invoerrechten.

Als exporteur van de zending bent u verantwoordelijk voor het leveren van de handelsfactuur. Omdat het als de basis dient voor alle andere internationale verzenddocumenten, moet u deze als eerste invullen. Douanemedewerkers gebruiken dit document (en andere documenten die voor uw zending vereist zijn) om uw zending te verwerken, dus het is belangrijk dat de informatie die u invult volledig en correct is.

De handelsfactuur moet in het Engels worden ingevuld. De informatie die u invult op andere internationale verzenddocumenten, waaronder het verzendetiket, moet overeenkomen met de informatie die u invult op de handelsfactuur. Als uw bedrijf niet beschikt over zijn eigen handelsfactuur, download dan hieronder onze template van de handelsfactuur in een bewerkbaar pdf-formaat.

U kunt douanevertragingen voorkomen door uw douanedocumenten elektronisch te verzenden met FedEx® elektronische handelsdocumenten (ETD) . U kunt na enkele eenvoudige stappen aan de slag.

Wanneer heb ik een handelsfactuur nodig?

De handelsfactuur is vereist voor alle internationale artikelzendingen (exclusief zendingen die binnen de EU blijven). Met andere woorden, het is verplicht voor elke internationale zending met een handelswaarde. De meest zendingen die geen documenten bevatten worden geclassificeerd als artikelzendingen.

Voer de volgende stappen uit om de handelsfactuur in te vullen:
 

1. Internationaal luchtvrachtbriefnummer

Voer het internationale luchtvrachtbriefnummer van FedEx in, dit is onze hoofdreferentie voor uw zending.

2. Exportreferenties (bijv. bestelnummer, factuurnummer, etc.)

Een factuurnummer is altijd vereist voor de douane

3. Afzender/Exporteur

Vul naam, adres, telefoonnummer en EORI (Economic Operator Registration and Identification)-nummer en btw-nummer van de exporteur in. Opmerking: de afzender is de eigenaar van de goederen, en dit kan anders zijn dan het ophaaladres.

4. Geadresseerde/Importeur

Vul naam, adres, telefoonnummer en EORI- of btw-nummer van de importeur in.

5. Importeur – indien anders dan geadresseerde

Als de zending wordt behandeld door een importeur die niet de ontvanger is, vul dan naam, adres en telefoonnummer van die importeur in.

6. Volledige beschrijving van de goederen

Het is essentieel voor een snelle douaneafhandeling dat u een correcte omschrijving van de inhoud van uw zending opgeeft. Incorrecte of vage omschrijvingen van zendingen zijn een van de meest voorkomende oorzaken van douanevertragingen. Vermeld consistente, gedetailleerde omschrijvingen op alle documenten om uw zending in beweging te houden.

De beschrijving moet het volgende beantwoorden:

  • Wat is de inhoud?
  • Hoeveel producten zijn er?
  • Uit welke materialen bestaat de inhoud?
  • Waarvoor is het bedoeld?

Opmerking: geef aparte omschrijvingen op voor elk type artikel. Als u bijvoorbeeld 15 identieke truien en 30 identieke trainingsbroeken verstuurt, moet u aparte omschrijvingen opgeven voor de groep truien en de groep trainingsbroeken.

Vermeld ook de samenstelling van het artikel, bijv. 80% katoen en 20% polyester, en controleer of u aanvullende documenten nodig heeft. Om bijvoorbeeld schoenen naar de VS te verzenden, is een aangifte voor schoeisel vereist.

Voorbeelden:

Slechte omschrijving

De geharmoniseerde systeemcode zorgt ervoor dat de goederenomschrijvingen door autoriteiten in alle landen worden begrepen.

FedEx International Shipping Assist kan u helpen snel en correct de geharmoniseerde systeemcode voor uw goederen te identificeren.

7. Land/Regio van oorsprong

Vul het land/de regio van oorsprong in waar de artikelen in uw zending oorspronkelijk gemaakt of geproduceerd zijn. Als u meerdere artikelen heeft met verschillende landen/regio's van oorsprong, vermeld dan ieder land/iedere regio van oorsprong naast iedere productbeschrijving.

8. Waarde eenheid

Een daadwerkelijke opgegeven waarde voor de douane is vereist, zelfs als de verzonden goederen geen transactiewaarde hebben. Als u meerdere artikelen heeft met verschillende waarden, vermeld dan iedere waarde naast iedere productbeschrijving.

9. Geef de reden van de verzending op

Dit kan het risico op douanevertragingen verkleinen, maar dat is niet alles. Sommige goederen komen mogelijk in aanmerking voor speciale douaneprocedures of nog lagere douanetoeslagen. Dit omvat zendingen die verzonden worden als geschenken, retourzendingen, reparaties, monsters, of goederen die getest worden. Indien de reden voor verzending niet wordt vermeld, betaalt de ontvanger mogelijk hogere douanetoeslagen dan noodzakelijk.

Vergeet niet uw Customs Procedure Code (CPC) te vermelden indien deze bij u bekend is. Dit laat ons weten welk douaneproces u dient te gebruiken.

10. Vermeld de juiste Incoterm®

Incoterms® of internationale handelsvoorwaarden zijn een aantal vooraf vastgestelde handelsvoorwaarden gepubliceerd door de International Chamber of Commerce (ICC) onder internationale handelswetgeving.

Dit zijn een aantal afkortingen die worden gebruikt om te bepalen wie het risico van de zending draagt. Met risico bedoelen we wie verantwoordelijk is voor verlies of schade of bij wiens verzekering een claim kan worden ingediend.

11. Facturering van btw en invoerrechten

Invoerrechten, btw en voorschotprovisie worden standaard in rekening gebracht bij de ontvanger, tenzij de afzender de optie 'Factureren aan afzender' heeft aangevinkt op de luchtvrachtbrief. Als de ontvanger de zending weigert of weigert te betalen, is de afzender uiteindelijk aansprakelijk voor mogelijke invoerrechten, btw en kosten inzake de zending.

12. Controleer of uw goederen in aanmerking komen voor belastingvrije import op bestemming.

Afhankelijk van het land van bestemming komen uw goederen mogelijk in aanmerking voor belastingvrije toegang op bestemming. De EU en het Verenigd Koninkrijk beschikken over een netwerk aan vrijhandelsverdragen die belastingvrije toegang tot derden mogelijk maken. Om hiervan te profiteren dient u mogelijk aanvullende documenten in te vullen of een bewijs van de herkomst van uw goederen toe te voegen aan uw handelsfactuur.

13. Handtekening

Voordat u de verklaring ondertekent, zorg ervoor dat alle informatie overeenkomt met de luchtvrachtbrief. Plaats de originele handelsfactuur en twee kopieën, allemaal individueel ondertekend, samen met de luchtvrachtbrief op het pakket.

Uw luchtvrachtbrief online invullen en uw douanedocumenten uploaden met FedEx Ship Manager® op fedex.com

Log in op FedEx Ship Manager op fedex.com.

  1. Klik op 'Voorkeuren' boven het gedeelte Factureringsgegevens.
  2. Schakel het selectievakje 'Elektronische handelsdocumenten (ETD)' in.
  3. Klik op 'Wijzigingen opslaan' en u bent klaar!
  1. Gegevens afzender

    Zorg ervoor dat u uw volledige adres en telefoonnummer invult.

    Voor commerciële zendingen buiten de Europese Unie dient u uw EORI-nummer in te voeren.

  2. Gegevens ontvanger

    Vul de adresgegevens en het telefoonnummer van de ontvanger in.

    Voor commerciële zendingen buiten de Europese Unie dient u het btw-nummer/EORI-nummer van de ontvanger in te voeren.

  3. Betaalgegevens

    Voer de betaalgegevens voor vervoer en invoerrechten en belastingen in

Douanedocumenten stap 2
  1. Product-/artikelinformatie invoeren

    Voor zendingen die douanedocumenten vereisen, wordt er een nieuw venster geopend zodat u al uw artikelinformatie kunt invoeren

  2. Artikelinformatie

    Vermeld voor elk artikel in uw zending:

    • Volledige beschrijving van de goederen in het Engels
      • Wat is de inhoud?
      • Uit welke materialen bestaat de inhoud?
      • Hoeveel producten zijn er?
      • Waarvoor zal het worden gebruikt?
    • Opgegeven waarde voor de douane: een opgeven waarde voor de douane is vereist, zelfs als de verzonden goederen geen transactiewaarde hebben (geen waarde wordt niet geaccepteerd)
    • Land/regio van oorsprong: als u meerdere artikelen heeft met verschillende landen/regio's van oorsprong, vermeld dan ieder land/iedere regio van oorsprong voor iedere productbeschrijving
  3. Kies de standaard douanedocumenten die u wilt uploaden of maken

    • Handelsfactuur
      • Onze aanbeveling: gebruik uw eigen handelsfactuur
      • Zorg ervoor dat u Elektronische handelsdocumenten (ETD) heeft ingeschakeld om uw documenten elektronisch te uploaden
      • Zorg ervoor dat de informatie in de handelsfactuur overeenkomt met de informatie op de luchtvrachtbrief
    • Pro forma-factuur
      • Voor zendingen van gratis goederen zoals productmonsters, catalogi of producten die niet bedoeld zijn voor verkoop
      • Niet alle landen/regio's accepteren echter pro forma-facturen en we raden aan om voor ieder geval een handelsfactuur voor te bereiden aangezien dit geen extra moeite kost
    • Bijkomende handelsdocumenten
      • Voeg eventuele andere vereiste handelsdocumenten toe voor uw artikel/bestemming 
Douanedocumenten stap 3
  1. Labels en documenten afdrukken

    De laatste stap in het proces is de verificatie en het afdrukken van uw luchtvrachtbrief

  2. Documenten bijgevoegd

    U heeft de mogelijkheid om de documenten te bekijken die aan uw zending gevoegd zijn

  3. Instructies voor na het afdrukken

    Vouw de afgedrukte pagina op de horizontale lijn

    Plaats het label in de zelfklevende hoes en bevestig deze aan uw zending

Opmerking: als u uw handelsfactuur niet heeft geüpload in FedEx Ship Manager®, druk dan drie kopieën van uw handelsfactuur af, onderteken ze en plaats ze samen met uw luchtvrachtbrief op uw zending.

Douanedocumenten stap 4