Protection des lanceurs d'alerte
Politique belge relative à la protection des lanceurs d'alerte
Le nom FedEx est synonyme d'intégrité et de fiabilité à travers le monde. Dans le cadre de ses efforts constants pour renforcer son engagement en matière d'éthique, FedEx a adopté la Politique belge relative à la protection des lanceurs d'alerte, en complément de sa Global Policy on Reporting Concerns.
La Politique belge relative à la protection des lanceurs d'alerte vise à garantir la mise en place d'outils, de procédures et de garanties adéquats permettant aux Membres de l'équipe FedEx et aux Parties Tierces de signaler toutes violations passées, actuelles ou potentielles qui relèvent du champ d'application matériel de la Directive européenne relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union Européenne et de sa transposition en Droit belge. Les Signalements sont traités de manière confidentielle et l'identité de l'Auteur de Signalement ne sera pas divulguée, sauf consentement libre et exprès de ce dernier. L'Auteur de Signalement peut choisir de transmettre des Signalements à FedEx par le biais de la FedEx Alert Line (Ligne d'Alerte FedEx) ou du canal de signalement local au niveau de l'entité juridique.
Signaler des violations
Coordonnées de contact au niveau de l'entité juridique belge :
Pour FedEx Express BE :
Messagerie vocale : 0800-13-638
E-mail : BE.whistleblowing@fedex.com
En personne : Envoi d'une demande par messagerie vocale ou par e-mail
Pour FedEx Express Belgium Air Hub :
Messagerie vocale : 0800-13-638
E-mail : BE2.whistleblowing@fedex.com
En personne : Envoi d'une demande par messagerie vocale ou par e-mail
Pour FedEx Express Corporation, succursale belge :
Messagerie vocale : 0800-13-638
E-mail : BE.whistleblowing@fedex.com
En personne : Envoi d'une demande par messagerie vocale ou par e-mail
Politique relative à la protection des lanceurs d'alerte
1. Politique
La présente Politique vise à garantir la mise en place d'outils, de procédures et de garanties adéquats permettant aux Membres de l'équipe de FedEx et aux Parties Tierces de signaler des violations passées, actuelles ou potentielles relevant du champ d'application matériel de la Directive européenne relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union ("la Directive européenne sur les lanceurs d'alerte") et de sa transposition en Droit belge. Elle ne limite pas la responsabilité des Membres de l'équipe de FedEx de s'exprimer et de signaler d'autres types de violations présumées, comme indiqué dans le Fedex Code of Conduct et le FedEx Global Policy on Reporting Concerns.
En cas de contradiction ou de conflit entre les termes de la présente Politique et les dispositions de la législation et de la réglementation locales applicables, ces dernières prévaudront.
2. Champ d'application
Cette Politique s'applique aux Membres de L'Équipe FedEx et aux Parties Tierces tels que définis ci-dessous.
3. Définitions
- Droit belge : la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé et les autres réglementations applicables.
- Central Case Administrator : une personne du Europe Legal Department autorisée par le VP Legal Europe à recevoir des Signalements, à en accuser réception et à lancer ou à effectuer des actions de suivi diligentes.
- Corporate Integrity and Compliance : le service qui veille à ce que la FedEx Alert Line et les processus qui l'entourent soient adaptés à l'objectif visé du point de vue de la fonctionnalité et du point de vue juridique/de la vie privée.
- Information sur des Violations : des informations, y compris des soupçons raisonnables concernant des violations passées, actuelles ou potentielles, qui se sont produites ou risquent très probablement de se produire, ainsi que de tentatives de dissimulation desdites violations.
- Fonction d'Enquête : le département considéré comme compétent et le mieux placé pour enquêter sur un Signalement.
- Local Case Administrator : une personne du Legal or Human Resources Department de l'entité juridique autorisée par le VP Legal Europe ou le MD HR Services à recevoir les signalements, à en accuser réception et à entreprendre ou à réaliser des actions de suivi diligentes.
- Regional Case Administrator : une personne du Regional (c'est-à-dire du Benelux) Legal Department autorisée par le VP Legal Europe à recevoir les signalements, à en accuser réception et à prendre des mesures de suivi ou à les mettre en œuvre avec diligence.
- Signalement : la communication verbale ou écrite d'informations sur des violations passées, actuelles ou potentielles relevant du champ d'application de la présente Politique.
- Auteur de Signalement : une personne physique qui signale ou divulgue publiquement des Informations sur des Violations obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles passées, présentes ou futures.
- Membre de L'Équipe : tout agent(e), administrateur(trice), directeur(trice) et employé(e) de FedEx.
- Partie Tierce : toute personne, y compris les anciens Membres de L'Équipe, qui a obtenu des Informations sur des Violations passées, actuelles ou potentielles dans un contexte professionnel. Cela inclut, tant pour le passé, pour le présent, que pour le futur: les agents, le personnel des agences d'intérim, les candidats à l'emploi, les contractants, les consultants, les travailleurs indépendants, les prestataires de services, les sous-traitants, les fournisseurs, les distributeurs, les partenaires commerciaux, les actionnaires, les personnes appartenant à des organes d'administration, de gestion ou de supervision, les bénévoles, les stagiaires (rémunérés ou non), toute personne travaillant sous la supervision, la direction ou la gestion d'un contractant, d'un sous-traitant ou d'un fournisseur, ou toute autre personne avec laquelle FedEx a fait, fait ou pourrait faire des affaires.
4. Lignes directrices
4.1. Types de violations relevant du champ d'application de la présente Politique
La présente Politique s'applique au Signalement d'Informations sur des Violations passées, actuelles ou potentielles relevant du champ d'application matériel de la Directive européenne sur les lanceurs d'alertes et de sa transposition en Droit belge. Il s'agit par exemple de violations du droit de l'Union européenne (par exemple, des violations liées à un appel d'offres lancé par une autorité publique, au blanchiment d'argent et au financement du terrorisme, protection de l'environnement, santé publique ou sécurité alimentaire) ; de violations affectant les intérêts financiers de l'Union Européenne (par exemple, fraude, corruption et toute autre activité illégale affectant les intérêts financiers de l'Union européenne) ; de violations relatives au marché intérieur de l'Union Européenne (par exemple, infractions au droit de la concurrence) ; et d'une variété d'autres questions. Un récapitulatif de toutes les violations relevant de la présente Politique est disponible ici.
4.2. Canaux de Signalement internes
Les violations passées, actuelles ou potentielles couvertes par la présente Politique peuvent être signalées par écrit, oralement ou les deux. Les Signalements peuvent être effectués par le biais d'un des canaux suivants :
4.2.1. La FedEx Alert Line (au niveau du groupe)
La FedEx Alert Line est un service auquel FedEx a souscrit auprès d'un fournisseur indépendant au niveau du groupe FedEx. Les Signalements à ce service peuvent être effectués en appelant un numéro de téléphone gratuit ou en remplissant un questionnaire en ligne. La ligne d'alerte téléphonique et l’outil de Signalement en ligne sont tous deux disponibles 24 heures sur 24 pour les Membres de L'Équipe les Parties Tierces.
Coordonnées de contact :
Téléphone : 0800 81844
En ligne : fedexalertline.com
4.2.2. Le canal de signalement local (au niveau de l'entité juridique)
Un Auteur de Signalement peut également choisir de faire appel à un canal de signalement local :
Pour FedEx Express BE :
Messagerie vocale : +32 2 4054195
E-mail : BE.whistleblowing@fedex.com
En personne : Envoi d'une demande par messagerie vocale ou par e-mail
Pour FedEx Express Belgium Air Hub :
Messagerie vocale : +32 2 4054196
E-mail : BE2.whistleblowing@fedex.com
En personne : Envoi d'une demande par messagerie vocale ou par e-mail
Pour FedEx Express Corporation, succursale belge :
Messagerie vocale : +32 2 4054195
E-mail : BE.whistleblowing@fedex.com
En personne : Envoi d'une demande par messagerie vocale ou par e-mail
FedEx offre aux Auteurs de Signalement la possibilité de s'adresser au canal de Signalement interne de leur choix (c'est-à-dire via la FedEx Alert Line au niveau du groupe ou au canal de Signalement local au niveau de l'entité juridique). S'il y a des raisons de croire qu'un membre de la direction de l'entité ou un membre du Legal, Human Resources ou Security Department de l'entité peut être impliqué dans une violation présumée ou peut ne pas être impartial, il est conseillé à l'Auteur du Signalement de faire un Signalement via la FedEx Alert Line et d'expliquer le conflit d'intérêts potentiel ou le risque de partialité (ou vice-versa).
4.3. Signalements anonymes
Tous les canaux de Signalement proposés permettent d'effectuer des Signalements anonymes. FedEx interdit strictement toute tentative visant à découvrir l'identité d'un Auteur de Signalement qui a choisi de rester anonyme. Toutefois, nous encourageons les Auteurs de Signalement à révéler leur identité, car il est souvent difficile d'enquêter à partir de Signalements anonymes. Le fait de fournir des informations de contact nous permet également de communiquer avec la personne qui a fait le Signalement (et de lui fournir des mises à jour).
4.4. Départements autorisés à recevoir les Signalements
Les Signalements soumis par le biais de la FedEx Alert Line sont reçus par un Regional et/ou Central Case Administrator et traités conformément aux politiques et procédures internes de FedEx. Les Signalements transmis par le biais d'un canal de signalement local sont reçus par un Local Case Administrator et traités par les fonctions et les personnes autorisées au sein de l'entité juridique.
4.5. Suivi
Après réception d’un Signalement, le Case Administrator compétent entamera ou effectuera les activités de suivi nécessaires. Celles-ci peuvent comprendre, entre autres :
- Vérifier le Signalement pour déterminer s'il entre dans le champ d'application de la présente Politique ;
- Demander des informations complémentaires à l'Auteur de Signalement, si nécessaire ;
- S'aligner en interne avec d'autres case administrators, avec des membres du FedEx Legal Department ou FedEx Corporate Integrity and Compliance Department, ou avec la Fonction d'Enquête concernée ;
- Faire procéder une enquête plus approfondie ;
- Fournir un feedback à l'Auteur de Signalement ; et/ou
- Clôturer l’affaire.
Un Signalement de violation peut être confié, pour complément d'enquête, au Legal, Security or Human Resources Department ; au Internal Audit Department ou à toute autre partie interne compétente et jugée appropriée pour enquêter sur le Signalement de violation d'une manière indépendante et objective. Si l'Auteur de Signalement estime que l'une des parties susmentionnées pourrait être impliquée ou ne pas être impartiale, il est prié de l'indiquer dans son Signalement.
Un Local Case Adminstrator recevant un Signalement fait par le biais d'un canal de signalement local ne doit pas divulguer l'identité de l'Auteur de Signalement à un niveau régional ou central sans le consentement libre et explicite de l'Auteur de Signalement.
4.6. Retour d'information à l'Auteur de Signalement
L'Auteur de Signalement recevra un accusé de réception dans les 7 jours suivants son Signalement. Au plus tard trois mois après cette confirmation, l'Auteur de Signalement recevra des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, pour remédier à l'objet du Signalement, ainsi que sur les raisons de ces mesures.
4.7. Confidentialité
Il incombe à toutes les personnes impliquées dans la réception et/ou le suivi d'un Signalement – y compris les Membres de l'Équipe qui reçoivent des mises à jour sur les violations signalées dans le cadre de leur rôle et de leurs responsabilités au sein de FedEx – de protéger l’identité de l'Auteur de Signalement et de toute autre partie mentionnée dans le Signalement, y compris la (les) personne(s) visée(s) par les allégations.
L'identité de l'Auteur de Signalement, ainsi que toute autre information permettant de déduire directement ou indirectement son identité, ne doit être divulguée à personne d'autre que les personnes décrites ci-dessus sans le consentement libre et explicite de l'Auteur de Signalement, à moins qu'il n'existe une obligation de divulgation nécessaire et proportionnée imposée par le droit de l'Union ou le droit national dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires, y compris en vue de sauvegarder les droits de la défense de la (des) personne(s) visée(s) par les allégations.
4.8. Traitement des données à caractère personnel
Les personnes impliquées dans la réception et/ou le suivi d'un Signalement doivent veiller à ce que le traitement des données à caractère personnel soit conforme au RGPD. Elles ne doivent pas collecter de données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement du Signalement. En cas de collecte accidentelle, ces données doivent être supprimées dans les plus brefs délais.
4.9. Archivage des données
FedEx tiendra un registre de tous les Signalement reçus dans le cadre de la présente Politique. L'enregistrement des données à caractère personnel dans ces dossiers sera réduit au minimum et les Signalements ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire.
Le FedEx Corporate Integrity and Compliance Department prendra les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour limiter le nombre de personnes ayant accès aux enregistrements susmentionnés et pour empêcher l'accès à ces enregistrements par des personnes non autorisées. Il veillera en outre à ce que des accords juridiquement contraignants soient conclus avec les fournisseurs externes ayant accès à la FedEx Alert Line et au système de gestion des dossiers y afférent, afin de garantir le maintien des mécanismes de protection et des mesures de sauvegarde énumérés dans la présente Politique.
4.10. Absence de représailles
FedEx interdit toute forme de représailles, y compris les menaces ou tentatives de représailles, à l’encontre de toute personne qui signale de bonne foi une violation passée, actuelle ou potentielle. Le Signalement de bonne foi signifie que le déclarant avait des motifs raisonnables de croire que les informations sur les violations signalées étaient vraies au moment du Signalement et que ces informations entraient dans le champ d'application de la présente Politique.
FedEx interdit également les représailles à l'encontre (1) de toute personne ayant aidé l'Auteur de Signalement dans le cadre du processus de Signalement, (2) de toute personne ayant participé à une enquête sur un signalement, (3) des tiers liés à l'Auteur de Signalement et susceptibles de subir des représailles dans un contexte professionnel (par exemple, des collègues ou des membres de la famille), et (4) des personnes morales dont l'Auteur de Signalement est propriétaire, pour lesquelles il travaille ou avec lesquelles il est lié dans un contexte professionnel.
Tout Membre de L'Équipe dont il est établi qu’il a enfreint ce principe de non-représailles, ou qui aurait menacé ou tenté de le faire, fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
4.11. Procédures de Signalements externes
Bien que les Auteurs de Signalement soient encouragés à utiliser en premier lieu les canaux de Signalement internes, ils ont la possibilité de signaler aux Autorités Compétentes et, le cas échéant, aux institutions, organes ou agences de l'Union européenne, les violations du droit européen et les questions relevant du champ d'application de la transposition belge de la Directive européenne sur les lanceurs d'alertes.
En Belgique, les autorités suivantes, dans le cadre de leurs missions respectives, sont habilitées à recevoir des Signalements externes :
- 1° le Service Public Fédéral Économie, PME, Classes moyennes et Énergie ;
- 2° le Service public fédéral Finances ;
- 3° le Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement ;
- 4° le Service public fédéral Mobilité et Transports ;
- 5° le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ;
- 6° le Service public fédéral de programmation Intégration Sociale, Lutte contre la Pauvreté, Économie Sociale et Politique des Grandes Villes ;
- 7° l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire ;
- 8° l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ;
- 9° l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire ;
- 10° l'Autorité belge de la Concurrence ;
- 11° l'Autorité de protection des données ;
- 12° l'Autorité des services et marchés financiers ;
- 13° la Banque nationale de Belgique ;
- 14° le Collège de supervision des réviseurs d'entreprise ;
- 15° les autorités visées à l'article 85 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces ;
- 16° le Comité national pour la sécurité de la fourniture et de la distribution d'eau potable ;
- 17° l'Institut belge des services postaux et des télécommunications ;
- 18° l'Institut National d'Assurance Maladie et Invalidité ;
- 19° l'Institut National d'Assurances Sociales pour Travailleurs Indépendants ;
- 20° l'Office National de l'Emploi ;
- 21° l'Office National de Sécurité Sociale ;
- 22° le Service d'Information et de Recherche Sociale ;
- 23° le Service autonome de Coordination Anti-Fraude (CAF) ;
- 24° le Contrôle de la Navigation.