Klokkenluiders
Belgisch klokkenluidersbeleid
De naam FedEx staat wereldwijd gelijk aan integriteit en betrouwbaarheid. Als onderdeel van de ethische verantwoordelijkheid van FedEx, heeft FedEx het Belgische klokkenluidersbeleid aangenomen, naast zijn Global Policy on Reporting Concerns.
Het Belgische klokkenluidersbeleid is erop gericht dat er adequate instrumenten, procedures en waarborgen voorhanden zijn voor FedEx Teamleden en Derden om informatie te melden over voormalige, feitelijke of mogelijke inbreuken die vallen binnen het materiële toepassingsgebied van de EU Richtlijn inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden en de omzetting daarvan in Belgische recht. Meldingen worden vertrouwelijk behandeld en de identiteit van de Melder wordt niet openbaargemaakt, tenzij daartoe vrijwillig en uitdrukkelijk toestemming is verleend door de Melder. De Melder kan ervoor kiezen te melden via de FedEx Alert Line of het lokale meldingskanaal op het niveau van de juridische entiteit.
Inbreuken melden
Contactinformatie op niveau van de Belgische juridische entiteit:
Voor FedEx Express BE:
Voicemail: 0800-13-638
E-mail: BE.whistleblowing@fedex.com
In persoon: Stuur een verzoek per voicemail of e-mail
Voor FedEx Express België Air Hub:
Voicemail: 0800-13-638
E-mail: BE2.whistleblowing@fedex.com
In persoon: Stuur een verzoek per voicemail of e-mail
Voor Federal Express Corporation, Belgisch filiaal:
Voicemail: 0800-13-638
E-mail: BE.whistleblowing@fedex.com
In persoon: Stuur een verzoek per voicemail of e-mail
Klokkenluidersbeleid
1. Beleid
Dit beleid heeft tot doel de juiste middelen, procedures en waarborgen te garanderen voor FedEx Teamleden en derde partijen die informatie over voormalige, huidige of mogelijke inbreuken delen die vallen onder de EU Richtlijn inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden ('de EU Klokkenluidersrichtlijn) en de omzetting daarvan in de Belgische wetgeving. Het beperkt niet de verantwoordelijkheid van FedEx Teamleden om andere soorten vermoedelijke inbreuken zoals bedoeld in de FedEx Code of Conduct en het FedEx Global Policy on Reporting Concerns te melden.
In het geval van tegenstrijdigheden of conflicten tussen de bepalingen van dit Beleid en de bepalingen van de toepasselijke lokale wet- en regelgeving, prevaleren deze laatste.
2. Toepassingsgebied
Dit Beleid is van toepassing op FedEx Teamleden in Derden zoals hieronder gedefinieerd.
3. Definities
- Belgische Wet: de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector en andere toepasselijke regelgeving.
- Central Case Administrator: een persoon in het Europe Legal Department die door de VP Legal Europe gemachtigd is om meldingen te ontvangen, de ontvangst ervan te bevestigen en een zorgvuldige opvolging te initiëren of uit te voeren.
- Corporate Integrity and Compliance: de afdeling die ervoor zorgt dat de FedEx Alert Line en de omringende processen geschikt zijn voor het doel vanuit een functioneel en juridisch/privacy technisch oogpunt.
- Informatie over inbreuken: informatie, waaronder redelijke vermoedens, over voormalige, feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken.
- Onderzoeksfunctie: de afdeling die bevoegd en het best geplaatst wordt geacht om een Melding te onderzoeken.
- Local Case Administrator: een persoon binnen het Legal of Human Resources Department van een juridische entiteit die door de VP Legal Europe of de MD HR Services gemachtigd is om meldingen te ontvangen, de ontvangst ervan te bevestigen en zorgvuldige opvolging te initiëren of uit te voeren.
- Regional Case Administrator: een persoon binnen het Regional (d.w.z. Benelux) Legal Department die door de VP Legal Europe gemachtigd is om meldingen te ontvangen, de ontvangst te bevestigen en een zorgvuldige opvolging te initiëren of uit te voeren.
- Melding: het mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over voormalige, feitelijke of mogelijke inbreuken die binnen het toepassingsgebied van dit Beleid vallen.
- Melder: een natuurlijke persoon die informatie over inbreuken, die hij/zij heeft verkregen in het kader van zijn of haar vroegere, huidige of toekomstige werkgerelateerde activiteiten, meldt of openbaar maakt.
- Teamlid: iedere functionaris, directeur, manager en medewerker van FedEx.
- Derden: elke persoon, inclusief voormalige teamleden, die in een werkgerelateerde context informatie heeft verkregen over voormalige, feitelijke of mogelijke inbreuken. Hieronder vallen voormalige, huidige of toekomstige: agenten, uitzendkrachten, kandidaat-werknemers, aannemers, consultants, freelancers, dienstverleners, onderaannemers, leveranciers, distributeurs, zakenpartners, aandeelhouders, personen in bestuurlijke, leidinggevende of toezichthoudende organen, vrijwilligers, (betaalde of onbetaalde) stagiairs, personen die werken onder toezicht en leiding/management van een aannemer, onderaannemer of leverancier, of elke andere persoon met wie FedEx zaken deed, doet of kan doen.
4. Richtlijnen
4.1. Soorten inbreuken die onder het toepassingsgebied van dit Beleid vallen
Dit Beleid is van toepassing op het melden van informatie over voormalige, feitelijke of mogelijke inbreuken die vallen binnen het toepassingsgebied van de EU-klokkenluidersrichtlijn en de omzetting daarvan in Belgische recht. Dit omvat, bijvoorbeeld, inbreuken op het EU-recht (bijv. inbreuken in verband met een door een overheidsinstantie uitgeschreven aanbesteding, witwassen van geld en financiering van terrorisme, milieubescherming, volksgezondheid of voedselveiligheid), inbreuken waardoor de financiële belangen van de EU geschaad worden (bijv. fraude, corruptie en andere illegale activiteiten die de financiële belangen van de Europese Unie schaden), inbreuken in verband met de interne markt (bijv. inbreuken op het mededingingsrecht) en diverse andere zaken. Een uitgebreid overzicht van alle inbreuken die binnen het toepassingsgebied van dit Beleid vallen, ishier te vinden.
4.2. Interne Meldingskanalen
Voormalige, feitelijke of mogelijke inbreuken die onder dit Beleid vallen kunnen schriftelijk, mondeling of op beide manieren gemeld worden. Meldingen kunnen via een van de volgende kanalen gedaan worden:
4.2.1. De FedEx Alert Line (op groepsniveau)
De FedEx Alert Line is een dienst die FedEx contracteert via een onafhankelijke leverancier op FedEx groepsniveau. Meldingen aan deze dienst kunnen worden gedaan door een gratis telefoonnummer te bellen of door een online vragenformulier in te vullen. Zowel het telefoonnummer als het online formulier zijn 24 uur per dag beschikbaar voor FedEx Teamleden en Derden.
Contactinformatie:
Telefoonnummer: 0800 81844
Online: fedexalertline.com
4.2.2. Het Local Reporting Channel (op niveau van juridische entiteit)
Een Melder kan ook kiezen voor het lokale meldingskanaal:
Voor FedEx Express BE:
Voicemail: +32 2 4054195
E-mail: BE.whistleblowing@fedex.com
In persoon: Stuur een verzoek per voicemail of e-mail
Voor FedEx Express België Air Hub:
Voicemail: +32 2 4054196
E-mail: BE2.whistleblowing@fedex.com
In persoon: Stuur een verzoek per voicemail of e-mail
Voor FedEx Express Corporation, Belgisch filiaal:
Voicemail: +32 2 4054195
E-mail: BE.whistleblowing@fedex.com
In persoon: Door een verzoek te versturen per voicemail of e-mail
FedEx biedt Melders de mogelijkheid zich te wenden tot het interne meldingskanaal van hun keuze (d.w.z. de FedEx Alert Line op groepsniveau of het lokale meldingskanaal op niveau van de juridische entiteit). Als er reden is om aan te nemen dat een lid van het leiderschap van de entiteit of een lid van het Legal, Human Resources of Security Department betrokken is bij een vermeende schending of niet onpartijdig is, wordt de Melder geadviseerd een Melding te doen via de FedEx Alert Line en het mogelijke belangenconflict of risico van partijdigheid uit te leggen (en omgekeerd).
4.3. Anonieme Meldingen
Alle meldingskanalen staan anonieme meldingen toe. FedEx verbiedt ten strengste elke poging om de identiteit van een Melder, die anoniem wenst te blijven, te achterhalen. FedEx moedigt Melders echter aan hun identiteit bekend te maken aangezien het vaak moeilijk is om bepaalde anonieme Meldingen te onderzoeken. Het vestrekken van contactgegevens stelt FedEx ook in staat om te communiceren met (en updates te geven aan) de Melder.
4.4. Afdelingen die gemachtigd zijn om Meldingen te ontvangen
Meldingen die via de FedEx Alert Line worden ingediend, worden ontvangen door een Regional en/of Central Case Administrator en behandelt in overeenstemming met het interne beleid en procedures van FedEx. Meldingen ingediend via een lokaal meldingskanaal worden ontvangen door een Local Case Administrator en behandeld door bevoegde functies en personen binnen de juridische entiteit.
4.5. Opvolging
Na ontvangst van een Melding, zal de bevoegde case administrator de noodzakelijke opvolging opstarten of uitvoeren. Deze kunnen onder andere bestaan uit:
- het verifiëren van de Melding om te beoordelen of deze binnen het toepassingsgebied van dit Beleid valt;
- het vragen naar meer information aan de Melder, indien nodig;
- intern afstemmen met andere case administrators, met leden van het FedEx Legal Department of FedEx Corporate Integrity and Compliance Department, of met de relevante Onderzoeksfunctie;
- de zaak toewijzen voor verder onderzoek;
- feedback geven aan de Melder; en/of
- de zaak afsluiten.
Een gemelde inbreuk kan voor nader onderzoek toegewezen worden aan het Legal, Security or Human Resources Department, het Internal Audit Department of een andere interne partijen die bevoegd zijn en geschikt worden geacht om de gemelde inbreuk op onafhankelijke en objectieve wijze te onderzoeken. Indien de Melder van mening is dat een van de bovengenoemde partijen betrokken kan zijn bij de inbreuk of partijdig is, wordt hij of zij verzocht dit in zijn of haar Melding te vermelden.
Een Local Case Administrator die via een lokaal meldingskanaal een Melding ontvangt mag de identiteit van de Melder niet openbaar maken op regionaal of centraal niveau zonder de vrije en uitdrukkelijke toestemming van de Melder.
4.6. Feedback aan de Melder
De Melder krijgt een bevestiging van ontvangst van zijn/haar Melding binnen 7 dagen na die ontvangt. Uiterlijk 3 maanden na deze ontvangstbevestiging, ontvangt de Melder informatie over de geplande of uitgevoerde maatregelen om de juistheid van de beschuldigen te beoordelen en, waar nodig, om de voorwerp van de Melding te verhelpen, alsmede de redenen voor deze maatregelen.
4.7. Vertrouwelijkheid
Het is de verantwoordelijkheid van alle personen die betrokken zijn bij de ontvangst en/of opvolging van een Melding - inclusief de Teamleden die updates ontvangen over gemelde inbreuken als onderdeel van hun functie en verantwoordelijkheden binnen FedEx - om de identiteit van de Melder en van elke andere partij die in de Melding wordt genoemd, inclusief de persoon of personen tegen wie de beschuldigingen zijn gericht, geheim te houden.
De identiteit van de Melder, noch enige andere informatie waaruit de identiteit direct of indirect kan worden afgeleid, mag zonder de vrij en uitdrukkelijke toestemming van de Melder aan niemand anders dan de hierboven bedoelde personen worden bekendgemaakt, tenzij er sprake is van een noodzakelijke en proportionele verplichting tot bekendmaking op grond van het Unierecht of het nationale recht in het kader van onderzoeken uitgevoerd door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, onder meer met het oog op de bescherming van de rechten van verdediging van de perso(o)n(en) op wie de beschuldigingen betrekking heeft/hebben.
4.8. Verwerking van persoonsgegevens
Personen die betrokken zijn bij de ontvangst en/of opvolging van een Melding moeten ervoor zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met de AVG. Zij mogen geen persoonsgegevens verzamelen die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van de Melding. Indien dergelijke gegevens onbedoeld verzameld werden, moeten ze onverwijld verwijderd worden.
4.9. Registratie van de Meldingen
FedEx houdt een register bij van elke Melding die in het kader van dit Beleid ontvangen wordt. De registratie van persoonsgegevens in dit register wordt tot een minimum beperkt en de Meldingen worden niet langer bewaard dan nodig.
FedEx Corporate Integrity and Compliance zal de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om het aantal personen dat toegang heeft tot het bovenstaande register te beperken en om te voorkomen dat niet-geautoriseerde personen toegang krijgen tot dit register. Voorts zal zij ervoor zorgen dat juridisch bindende overeenkomsten worden gesloten met externe leveranciers die toegang hebben tot de FedEx Alert Line en het bijbehorende case managementsysteem om te waarborgen dat de in dit Beleid genoemde beschermingsmechanismen en waarborgen worden gehandhaafd.
4.10. Verbod op represailles
FedEx verbiedt elke vorm van represailles, inclusief bedreigingen of pogingen tot represailles, jegens alle personen die te goeder trouw een voormalige, feitelijke of mogelijke inbreuk melden. Te goeder trouw melden betekent dat de Melder gegronde redenen had om vaan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de Melding juist was en dat dergelijke informatie binnen het toepassingsgebied van dit Beleid viel.
FedEx verbiedt ook represailles tegen (1) een persoon die een Melder heeft geholpen bij het melden, (2) een persoon die heeft geholpen bij het onderzoek naar een Melding, (3) derden die verbonden zijn met de Melder en die in een werkgerelateerde context represailles kunnen ervaren (bijv. collega's of familieleden) en (4) juridische entiteiten waarvan de Melder eigenaar is, waarvoor hij werkt of waarmee hij op een andere manier in een werkgerelateerde context verbonden is.
Een Teamleden die het verbod op represailles blijk te hebben geschonden, of daarmee heeft gedreigd of gepoogd dit te doen, zal onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag.
4.11. Procedures voor externe meldingen
Hoewel Melders worden aangemoedigd om eerst de interne meldingskanalen te gebruiken, hebben zij de mogelijkheid om inbreuken op de EU-wetgeving, en aangelegenheden die binnen de werkingssfeer van de Belgische omzetting van de EU-klokkenluidersrichtlijn vallen, te melden aan de bevoegde autoriteiten en, in voorkomend geval, aan instellingen, organen of instanties van de Europese Unie.
In België zijn de volgende autoriteiten, in het kader van hun respectievelijke taken, bevoegd om externe Meldingen te ontvangen:
- 1° de Federale overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
- 2° de Federale Overheidsdienst Financiën;
- 3° de Federale overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
- 4° de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
- 5° de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
- 6° de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;
- 7° het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
- 8° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
- 9° het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
- 10° de Belgische Mededingingsautoriteit;
- 11° de Gegevensbeschermingsautoriteit;
- 12° de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
- 13° de Nationale Bank van België;
- 14° het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
- 15° de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
- 16° het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
- 17° het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
- 18° het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
- 19° het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
- 20° de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
- 21° de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
- 22° de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
- 23° de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
- 24° de Scheepvaartcontrole.