Pianificazione aziendale del quarto trimestre: insegnamenti estivi e preparativi per le festività

Con l'estate che volge ormai al termine, i pensieri corrono subito al periodo natalizio. Per molte PMI, ottenere buoni risultati durante le feste può influire significativamente sulle finanze dell'intero anno, quindi è importante muoversi bene.

In questo periodo dell'anno può essere utile fare un quadro di cosa ha funzionato e cosa no e capire dove correggere il tiro. Successivamente, potrete integrare quanto appreso nella pianificazione aziendale del quarto trimestre per affrontare al meglio le festività natalizie. Mentre tracciate il percorso per raggiungere il pieno potenziale dell'attività, le strategie riguardanti finanze, inventario, marketing, logistica e la gestione del periodo di picco potrebbero assumere particolare rilevanza.

Ma da dove cominciare? E quali strategie mettere in atto per garantire che l'attività sia ben posizionata per il resto dell'anno e non solo? Questa guida in tre fasi offre alcuni consigli pratici per garantire una pianificazione aziendale di fine anno impeccabile.

Per le PMI è il momento ideale per scoprire i risultati positivi ottenuti in primavera ed estate e quali insegnamenti si possono trarre con il passaggio all'autunno e all'inverno.

Quando eseguite una revisione, è bene che vi prepariate in anticipo, verificando di avere a disposizione tutti i dati finanziari. Dopodiché potete cominciare la valutazione delle prestazioni e verificare se state raggiungendo obiettivi, target e previsioni finanziarie, così da valutare i progressi rispetto ai piani.¹

Durante questo processo, è inoltre opportuno considerare se la pianificazione strategica sta portando ai risultati auspicati. Potete completare un'analisi SWOT per comprendere meglio il vostro ambiente di business e apportare eventuali modifiche necessarie.²

Per le PMI, è il momento ideale per approfondire le tendenze recenti. Quali prodotti hanno più successo? Avete notato picchi o cali della domanda in determinati periodi? I consumatori stanno rispondendo alle iniziative di marketing? Avete ottenuto nuovi approfondimenti dai clienti? Ogni informazione ricavata da domande simili può essere utile ai fini della pianificazione aziendale di fine anno.

È inoltre opportuno esaminare nel dettaglio la performance della supply chain. Le scorte sono eccessive o insufficienti? Se sì, come mai? Potrebbe ad esempio essere necessario migliorare le previsioni o prendere provvedimenti per aumentare l'affidabilità dei fornitori, così da massimizzare il potenziale del quarto trimestre.

Con a disposizione informazioni dettagliate sulle prestazioni finanziarie e operative più recenti, potete applicare quanto appreso alla preparazione per le festività natalizie. Ad esempio, è necessario adeguare gli obiettivi al rialzo o al ribasso e rivalutare l'allocazione delle risorse?3 Riuscite a sfruttare i successi di prodotto e marketing dell'estate rifocalizzando gli sforzi nel quarto trimestre?

Se state rivedendo gli obiettivi, assicuratevi che siano SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound), ovvero specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e vincolati in termini di tempo. In questo modo otterrete una base solida per trasformare le ambizioni in risultati.

Ora, grazie alle conoscenze acquisite, potete dedicare la massima attenzione ai preparativi per il quarto trimestre, che include il periodo cruciale delle festività. Sono molti gli aspetti da considerare nella strategia di una piccola impresa, ma le tre aree elencate di seguito potrebbero essere di particolare importanza.

Molti consumatori rimandano gli acquisti natalizi fino all'ultimo minuto. In effetti, da una ricerca del 2024 emerge che meno di tre persone su dieci prevedevano di terminare gli acquisti natalizi entro il 18 dicembre.⁴ È quindi fondamentale poter far fronte a eventuali picchi nei giorni immediatamente a ridosso del Natale.

Per tenersi aperte le migliori opportunità, è essenziale avere una piena padronanza delle previsioni per garantire che i livelli di inventario siano adeguati. Ma valutate anche se è necessario aggiungere capacità di stoccaggio o prendere accordi in anticipo con i fornitori per assicurarvi che possano soddisfare le vostre esigenze.

Gestire correttamente i livelli di personale durante le festività è di cruciale importanza. Se il periodo sarà impegnativo, è bene poter contare sui numeri per affrontarlo con efficacia e che i dipendenti interessati possano dare il massimo.

Pensate quindi in anticipo alle competenze necessarie e ai lavoratori temporanei che potreste dover assumere e assicuratevi di muovervi per tempo. Studi dimostrano che oltre la metà delle attività ha difficoltà a reclutare personale qualificato per posizioni temporanee durante i periodi di picco.⁵

Potete anche capire se è necessario aumentare la formazione per i dipendenti esistenti: la formazione incrociata può aumentare la versatilità della forza lavoro e permettervi di colmare le lacune al momento opportuno.⁶ Questo aspetto si ricollega ad altre strategie di ottimizzazione, come la gestione della pianificazione, il monitoraggio delle prestazioni e la promozione della collaborazione e della flessibilità, che sono utili quando non è possibile aumentare l'organico.

In questo periodo dell'anno, il servizio clienti deve affrontare alcune sfide particolari. Per prima cosa, è impegnato, il che rende più difficile dedicare ai clienti l'attenzione che meritano. Inoltre, è possibile che molte persone acquistino da voi per la prima volta e la prima impressione è quella che conta.

Per aiutare i clienti superare gli ostacoli, è essenziale una comunicazione chiara. Assicuratevi di indicare quando devono essere effettuati gli ordini per garantire le consegne in tempo per Natale, se ci sono prodotti esauriti e se sono previste altre variazioni stagionali come tempi di consegna più lunghi. È anche importante avere a disposizione un numero sufficiente di personale del servizio clienti: per farvi un'idea della domanda, potete controllare i dati dell'anno scorso. Tuttavia, se prevedete di essere impegnati, potete informarvi su strumenti di automazione da utilizzare per alleggerire il carico.⁷

Ma non basta: il servizio di spedizione deve essere all'altezza, perché il periodo natalizio è il meno indicato per deludere i clienti. Fate quindi attenzione alle date limite del vettore e ai potenziali supplementi per periodo di alta domanda e assicuratevi di poter tenere al corrente i clienti con informazioni di monitoraggio e aggiornamenti proattivi in fase di consegna.

La pianificazione aziendale di fine anno dovrebbe estendersi anche all'inizio dell'anno successivo. Dopotutto, i resi delle festività potrebbero avvenire nel primo trimestre, ma dovranno essere pianificati con largo anticipo. Ma ci sono anche fattori positivi da considerare, come mantenere i nuovi clienti acquisiti o imparare da quest'anno affinché il prossimo sia ancora migliore.

I resi sono una parte inevitabile dell'e-commerce. Sebbene non siano mai graditi, esistono alcune strategie utili a ridurre al minimo i disagi. Offrire il maggior numero possibile di opzioni di reso è una delle soluzioni, perché più è facile per i clienti restituire gli articoli, più lo è anche per voi. Inoltre, maggiore è il grado di automazione interna dei processi di reso (inclusa l'emissione di rimborsi), meglio è, perché si possono ridurre gli errori e alleggerire il carico di lavoro.⁸

Un'altra opzione è mettere a disposizione una finestra di reso prolungata, che può alleviare la pressione sulla rete logistica e sui magazzini.⁹ È inoltre importante che i clienti possano contare su un processo di spedizione semplice, quindi assicuratevi di offrire istruzioni chiare e vantaggiose, come etichette di reso prestampate (e fatture commerciali per le spedizioni internazionali).

Trasformare i clienti occasionali in clienti fedeli è un elemento chiave in molte strategie delle piccole imprese, ma è anche una sfida, quindi giocate d'anticipo: un coinvolgimento efficace dei clienti può essere la carta vincente, quindi pensate alla soluzione più adatta alla vostra azienda. Marketing personalizzato, offerte per il nuovo anno, persino l'uso dei social o la richiesta di feedback costruttivi: tutto questo può rafforzare i contatti e incrementare la fedeltà.¹⁰

Esistono diverse altre strategie da considerare. Il referral marketing, ad esempio, che prevede uno sconto per i clienti che convincono un'altra persona a effettuare un acquisto, è un ottimo modo per attirare nuovi clienti e ulteriori acquisti da quelli esistenti.¹¹ Ricordate che la comunicazione non deve riguardare solo la vendita di nuovi prodotti. Le PMI possono infatti aggiungere valore e rafforzare il coinvolgimento offrendo contenuti utili come guide pratiche o altre informazioni rilevanti sul marchio che potrebbero interessare i clienti.¹²

Dalle prestazioni nel quarto trimestre, il più impegnativo per molte attività, si possono trarre insegnamenti utili da proiettare nell'anno successivo e non solo. Uno dei motivi è che, oltre ai dati generali di vendita, marketing e performance finanziaria che si possono raccogliere, potete anche valutare meglio il funzionamento dell'azienda quando è sotto pressione.

Ad esempio, siete riusciti a mantenere le promesse di consegna a Natale? Vi sono mancate scorte a causa di previsioni inadeguate o problemi con i fornitori? Avete riscontrato problemi con la gestione del flusso di cassa? Avete mantenuto i livelli di customer experience durante il periodo di picco? Il vostro sito web è sempre stato completamente operativo?

Esistono molti altri parametri, ma è fondamentale capire in quale misura li avete (o non li avete) soddisfatti per implementare soluzioni in grado di migliorare l'attività.

Preparare al meglio l'attività per il periodo cruciale delle festività è essenziale per massimizzarne il potenziale, sia per soddisfare i clienti esistenti sia per conquistarne e mantenerne di nuovi. Se volete saperne di più, oltre alle strategie qui descritte, troverete altri articoli utili nell'Hub per le PMI, inclusa la nostra guida su come affrontare le spese dell'ultimo minuto.

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