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Wie Sie internationale Versanddokumente ausfüllen

Wie Sie internationale Versanddokumente ausfüllen

Wie erstelle ich eine Handelsrechnung?

Überblick

Die Handelsrechnung ist das wichtigste Dokument, das von den meisten ausländischen Zollbehörden für die Einfuhrkontrolle, die Bewertung und die Abgabenbestimmung verwendet wird.

Als Ausführer*in der Sendung sind Sie für die Erstellung der Handelsrechnung verantwortlich. Da die Handelsrechnung die Grundlage für alle anderen internationalen Versanddokumente darstellt, sollten Sie dieses Dokument zuerst erstellen. Da die Zollbehörden dieses Dokument (und alle anderen Dokumente, die für Ihre Sendung erforderlich sind) verwenden, um Ihre Sendung ordnungsgemäss abzufertigen, ist es wichtig, dass alle von Ihnen gemachten Angaben vollständig und korrekt sind.

Die Handelsrechnung muss in englischer Sprache vorliegen. Die Angaben auf allen anderen internationalen Versandpapieren, einschliesslich des Versandetiketts, müssen mit den Angaben auf der Handelsrechnung übereinstimmen. Wenn Sie keine eigene Handelsrechnung für Ihr Unternehmen haben, können Sie unsere Vorlage für Handelsrechnungen im editierbaren PDF-Format herunterladen.

Mit der elektronischen Übermittlung Ihrer Zolldokumente über FedEx® Electronic Trade Documents (ETD) können Sie Verzögerungen bei der Zollabfertigung vermeiden. Der Einstieg erfolgt in wenigen einfachen Schritten.

Wann benötige ich eine Handelsrechnung?

Die Handelsrechnung ist für alle internationalen Warensendungen erforderlich (mit Ausnahme von Sendungen innerhalb der EU). Anders ausgedrückt: Sie wird für jede internationale Sendung mit einem Warenwert benötigt. (Die meisten) Sendungen, die nicht ausschliesslich Dokumente beinhalten, werden als Warensendung eingestuft.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Handelsrechnung auszufüllen:
 

1. Nummer des internationalen Luftfrachtbriefs

Geben Sie die internationale FedEx Luftfrachtbriefnummer, unsere Hauptreferenznummer für Ihre Sendung, ein.

2. Exportreferenzen (d. h. Auftragsnummer, Rechnungsnummer etc.)

Für den Zoll ist immer eine Rechnungsnummer erforderlich.

3. Versender/Exporteur

Geben Sie den vollständigen Namen, die Adresse und Telefonnummer sowie die EORI-Nummer (Nummer zur Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten) und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des*der Ausführers*in an. Bitte beachten Sie, dass der*die Versender*in Eigentümer*in der Waren ist und diese Adresse von der Abholadresse abweichen kann.

4. Empfänger/Importeur

Geben Sie den vollständigen Namen, die Adresse und Telefonnummer sowie die EORI-Nummer des*der Einführers*in an.

5. Importeur – falls abweichend vom Empfänger

Wenn der*die Einführer*in nicht der*die Empfänger*in ist, geben Sie bitte den vollständigen Namen, die Anschrift und die Telefonnummer des Einführers an.

6. Vollständige Warenbeschreibung

Damit die Zollabfertigung rechtzeitig erfolgen kann, ist eine genaue Beschreibung des Inhalts Ihrer Sendung erforderlich. Ungenaue oder unklare Sendungsbeschreibungen sind einer der häufigsten Gründe, warum es zu Verzögerungen bei der Zollabfertigung kommt. Um sicherzustellen, dass Ihre Sendung stets auf dem richtigen Weg ist, ist es wichtig, dass Sie auf allen Dokumenten einheitliche und detaillierte Beschreibungen angeben.

Die Beschreibung sollte Folgendes beantworten:

  • Worum handelt es sich?
  • Um welche Menge handelt es sich?
  • Woraus besteht es?
  • Wofür ist es bestimmt?

Bitte beachten Sie: Für jede Warenart ist eine gesonderte Beschreibung erforderlich. Wenn Sie z. B. 15 identische Pullover und 30 identische Paar Turnschuhe versenden, müssen Sie für die Pullover und die Turnschuhe jeweils separate Beschreibungen angeben.

Vergessen Sie bitte nicht, die Materialzusammensetzung anzugeben, z. B. 80 % Baumwolle und 20 % Polyester, und informieren Sie sich, ob weitere Papiere benötigt werden, z. B. eine Erklärung für den Versand von Schuhen in die USA.

Beispiele:

Ungenaue Beschreibung

Durch die Angabe des korrekten HS-Codes (oder Zolltarifnummer)wird sichergestellt, dass die Warenbeschreibung für die Behörden der verschiedenen Länder verständlich ist.

Mit FedEx International Shipping Assist können Sie den HS-Code (oder die Zolltarifnummer) für Ihre Waren schnell und präzise ermitteln.

7. Herstellungsland/-gebiet

Geben Sie das Land/Gebiet an, in dem jedes Stück der Waren in Ihrer Sendung ursprünglich hergestellt oder erzeugt wurde. Wenn Sie mehrere Waren mit verschiedenen Herstellungsländern/-gebieten versenden, geben Sie neben jeder Produktbeschreibung das jeweilige Herstellungsland/-gebiet an.

8. Stückpreis

Ein echter Verzollungswert ist erforderlich, auch wenn es für die zu versendenden Waren keinen Transaktionswert gibt. Wenn Sie mehrere Waren mit unterschiedlichen Warenwerten haben, geben Sie bitte neben jeder Produktbeschreibung den jeweiligen Warenwert an.

9. Geben Sie den Grund für den Versand an

Dadurch kann das Risiko für Zollstopps und -verzögerungen reduziert werden, doch das ist noch nicht alles. Für manche Waren könnten besondere Zollverfahren oder sogar niedrigere Zölle gelten. Dazu zählen Sendungen, die als Geschenke, Rücksendungen, Reparaturen, Muster oder Testprodukte versendet werden. Wenn der Grund für den Versand nicht angegeben wird, könnte der*die Empfänger*in höhere Zölle als nötig bezahlen.

Vergessen Sie bitte auch nicht, Ihren Zollverfahrenscode (Customs Procedure Code, CPC) anzugeben, falls Ihnen dieser bekannt ist. Er gibt uns Aufschluss über das anzuwendende Abfertigungsverfahren.

10. Tragen Sie den richtigen Incoterm® ein

Bei den Incoterms® (den Internationalen Handelsklauseln) handelt es sich um eine Reihe von vordefinierten Handelsklauseln, die von der Internationalen Handelskammer (ICC) veröffentlicht werden und sich auf das internationale Handelsrecht beziehen.

Hierbei handelt es sich um eine Reihe von Abkürzungen, anhand derer bestimmt wird, wer das Risiko für die Sendung trägt. Unter Risiko verstehen wir die Haftung für einen Verlust oder Schaden beziehungsweise die Frage, wessen Versicherung im Schadensfall in Anspruch genommen werden könnte.

11. Inrechnungstellung von Zöllen und Steuern

Standardmässig werden Zölle, Steuern und die Aufwendungspauschale dem*der Empfänger*in in Rechnung gestellt – es sei denn, der*die Absender*in wählt auf dem Luftfrachtbrief die Option „dem*der Versender*in in Rechnung stellen“. Lehnt der*die Empfänger*in die Sendung ab oder verweigert er*sie die Zahlung, haftet letztendlich der*die Versender*in für alle Zölle, Steuern und Gebühren, die auf die Sendung erhoben werden.

12. Prüfen Sie, ob Ihre Waren im Bestimmungsland zollfrei eingeführt werden können

Je nach Bestimmungsland können Ihre Waren zollfrei eingeführt werden. Die EU und das Vereinigte Königreich unterhalten mehrere/verschiedene Freihandelsabkommen (FTA), die eine zollfreie Einfuhr von Waren in Drittländern ermöglichen. Um diese Vorteile in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Unterlagen beifügen oder in Ihrer Handelsrechnung eine Erklärung zum Ursprung Ihrer Waren anbringen.

13. Unterschrift

Bevor Sie die Erklärung unterzeichnen, vergewissern Sie sich, dass alle Informationen mit dem Luftfrachtbrief übereinstimmen. Bitte befestigen Sie das Original der Handelsrechnung sowie zwei einzeln unterzeichnete Kopien zusammen mit dem Luftfrachtbrief am Paket.

So füllen Sie Ihren Luftfrachtbrief online aus und laden Ihre Zollunterlagen mit dem FedEx Ship Manager® at fedex.com hoch

Melden Sie sich bei FedEx Ship Manager at fedex.com an.

  1. Klicken Sie über den Rechnungsdetails auf "Einstellungen".
  2. Klicken Sie auf das Kästchen "Electronic Trade Documents aktivieren".
  3. Klicken Sie auf "Änderungen speichern" – fertig!
  1. Absenderinformationen

    Achten Sie auf die vollständige Angabe Ihrer Adresse und Telefonnummer.

    Bei gewerblichen Sendungen, die ausserhalb der Europäischen Union zugestellt werden, geben Sie bitte unbedingt Ihre EORI-Nummer an.

  2. Empfängerinformationen

    Geben Sie die vollständige Adresse und die Telefonnummer des Empfängers an.

    Bei gewerblichen Sendungen, die ausserhalb der Europäischen Union zugestellt werden, geben Sie die Steueridentifikations-/EORI-Nummer des Empfängers an.

  3. Informationen zum Zahlungspflichtigen

    Vervollständigen Sie die Angaben zum Zahlungspflichtigen für Transport sowie Zölle und Steuern.

Zolldokumentation Schritt 2
  1. Geben Sie die Produkt-/Warenbeschreibung ein.

    Bei Sendungen, die eine Zolldokumentation erfordern, öffnet sich ein weiteres Fenster, in das Sie alle Ihre Wareninformationen eingeben können.

  2. Wareninformation

    Geben Sie für jedes Stück der Waren in Ihrer Sendung Folgendes an:

    • Vollständige Beschreibung der Waren auf Englisch
      • Worum handelt es sich?
      • Woraus besteht es?
      • Um welche Menge handelt es sich?
      • Wozu wird es verwendet?
    • Verzollungswert: Auch wenn es keinen Transaktionswert für die zu versendenden Waren gibt, benötigen Sie einen Verzollungswert (ein Nullwert ist nicht zulässig).
    • Herstellungsland/-gebiet: Wenn Sie mehrere Waren mit unterschiedlichen Herstellungsländern/-gebieten versenden, geben Sie für jede Produktbeschreibung die jeweiligen Herstellungsländer/-gebiete an.
  3. Wählen Sie die grundlegenden Zolldokumente, die Sie hochladen oder erstellen möchten.

    • Handelsrechnung
      • Unsere Empfehlung: Verwenden Sie Ihre eigene Handelsrechnung
      • Achten Sie darauf, dass Sie bei FedEx Electronic Trade Documents die Funktion aktiviert haben, Ihre Dokumentation elektronisch hochzuladen.
      • Stellen Sie sicher, dass die Angaben in der Handelsrechnung mit den Angaben auf dem Luftfrachtbrief übereinstimmen.
    • Pro-forma-Rechnung
      • Für Sendungen von kostenlosen Waren wie Produktmustern, Katalogen oder nicht zum Verkauf bestimmten Produkten.
      • Nicht alle Länder/Gebiete akzeptieren Pro-forma-Rechnungen. Wir empfehlen Ihnen, auch in diesem Fall eine Handelsrechnung zu erstellen, da dies keinen zusätzlichen Aufwand erfordert.
    • Zusätzliche Handelsdokumente
      • Fügen Sie alle weiteren Handelsdokumente bei, die für Ihre Ware/Ihren Bestimmungsort erforderlich sind. 
Zolldokumentation Schritt 3
  1. Drucken Sie die entsprechenden Versandetiketten und -dokumente.

    Im letzten Schritt überprüfen und drucken Sie Ihren Luftfrachtbrief.

  2. Beigefügte Dokumente

    Sie können Dokumente, die Ihrer Sendung beigefügt wurden, einsehen.

  3. Nach dem Drucken der Anweisungen

    Falten Sie die ausgedruckte Seite entlang der horizontalen Linie.

    Legen Sie das Versandetikett in die Versandtasche und befestigen Sie diese an der Sendung.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Handelsrechnung nicht im FedEx Ship Manager® hochgeladen haben, drucken Sie bitte drei Kopien Ihrer Handelsrechnung aus, unterschreiben Sie diese und legen Sie sie zusammen mit dem Luftfrachtbrief Ihrer Sendung bei.

Zolldokumentation Schritt 4