Wie Sie eine Handelsrechnung ausfüllen

Die Rechnung sollte vorzugsweise auf Papier mit einem Firmenbriefkopf gedruckt werden. Die Informationen müssen in englischer Sprache sein und Angaben zu Ihrem Unternehmen wie Adresse, Kontaktinformationen und Steuernummer umfassen. Sie müssen auch die gleichen Angaben zur*m Empfänger*in machen.
 

Grund für die Ausfuhr
Geben Sie an, warum Sie die Waren versenden – handelt es sich um Handel oder um ein Geschenk?
 

Versanddatum und Nummer
Die Frachtbriefnummer ist die Nummer Ihres Frachtführers und wird manchmal auch als Luftfrachtbriefnummer bezeichnet. Für Administrationszwecke können Sie auch die Rechnungs- und die Bestellnummer angeben. Allerdings ist dies seitens der Zollbehörden nicht immer zwingend erforderlich.

Incoterms®
Dies bestimmt, wer während des Versands für das Paket verantwortlich ist. Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Incoterms® -Webseite. 
 

Warenbeschreibung
Beschreiben Sie die Waren genau. Verwenden Sie anstatt einer allgemeinen Angabe wie "Kleidung" besser eine detaillierte Warenbeschreibung wie "Herren-T-Shirts, 80 % Baumwolle, 20 % Polyester". Benutzen Sie keine internen Produkt-Codes des Unternehmens, um die Waren zu beschreiben. Wenn das Paket Markenartikel enthält, geben Sie die Marke und die Modellnummer an. Erfahren Sie mehr über das Erstellen einer eindeutigen Warenbeschreibung mit unserem Video und Leitfaden. 
 

Menge der Waren
Wenn Sie unterschiedliche Produkte versenden, geben Sie bitte jeweils die Menge der einzelnen Produkte in einer zutreffenden Maßeinheit an. So erfolgen beispielsweise die Angaben von Einzelteilen und Gegenständen häufig in Stückzahlen, von Schuhen in Paaren, von Flüssigkeiten in Volumen und von Trockengütern in Gewicht.
 

Zolltarifnummer
Mit dieser Nummer können die Zollbehörden erkennen, welche Art von Waren Sie versenden. Außerdem können damit Zölle und Steuern festlegt werden. Mehr Informationen finden Sie auf unserer Webseite zu Zolltarifnummern (HS-Codes). 
 

Deklarierter Wert
Deklarieren Sie den tatsächlichen Wert der Sendung. Das ist der Marktwert der Waren inklusive Angabe der Währung. Wenn der Warenwert nicht angemessen erscheint, kann der Zoll Sie oder Ihren Empfänger um den Nachweis des Wertes bitten, den Sie auf der Rechnung angegeben haben. Mehr Informationen zur Deklaration des Warenwerts finden sie in unserem Video und Leitfaden zu diesem Thema.  
 

Versicherungskosten
In der Handelsrechnung müssen Sie gegebenenfalls Fracht- und Versicherungskosten separat ausweisen. Führen Sie Versicherungs- und Frachtkosten als separate Posten auf, sonst kann es sein, dass die Zollbehörden diese Kalkulation selbstständig vornehmen und sie zahlen mehr als nötig.
 

Ursprungsland
Hier wurden die Produkte ursprünglich hergestellt – und das kann sich vom Land unterscheiden, aus dem die Sendung verschickt wird.
 

Gewicht
Sie benötigen außerdem das Netto- und Bruttogewicht. Das Bruttogewicht ist das Nettogewicht plus das Gewicht der Verpackung.

Denken Sie zuletzt an Ihre Unterschrift.