Comment remplir une facture commerciale

La facture doit, de préférence, être imprimée sur papier à en-tête. Les informations doivent être rédigées en anglais et inclure les coordonnées de votre entreprise, notamment l’adresse, l’interlocuteur à contacter et le numéro de TVA. Les coordonnées complètes du destinataire doivent aussi être renseignées.
 

Motif de l’exportation
Indiquez la raison pour laquelle vous expédiez les marchandises (but commercial ou cadeau).
 

Date et numéro d’expédition
Le numéro d’expédition vous est fourni par votre transporteur. Il s’agit parfois du numéro de bordereau d’expédition. Vous pouvez indiquer vos numéros de facture et de commande à des fins administratives, mais ces références ne sont pas nécessaires pour les autorités.

Incoterms®
Ils déterminent qui est responsable du colis durant le transport. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page dédiée aux Incoterms®. 
 

Description des marchandises
Veillez à fournir une description précise de vos marchandises. Par exemple, n’indiquez pas « vêtements », mais « T-shirts hommes 80 % coton 20 % polyester ». Et n’utilisez pas les codes produit du fabricant pour décrire les marchandises. Si le colis contient des articles de marque, précisez la marque et le numéro du modèle. Pour mieux comprendre comment fournir une description détaillée des marchandises, consultez notre vidéo et notre guide dédiés.
 

Quantité de marchandises
Si vous expédiez différents produits, déclarez la quantité de chacun d’eux selon l’unité de mesure applicable. Par exemple, pour les pièces détachées et objets, chaque unité est comptabilisée, tandis que les chaussures sont décomptées par paires, les liquides en volume, et les marchandises sèches en fonction de leur poids.
 

Code SH
Ce code fournit aux autorités douanières des informations sur le type de marchandise que vous expédiez. Il les aide également à évaluer le montant des droits de douane et taxes. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée aux codes SH.
 

Valeur déclarée
Indiquez la valeur réelle de l’envoi. Il s’agit du prix de vente des marchandises. La devise doit également être renseignée. Si la valeur ne semble pas raisonnable, les douanes peuvent vous demander, à vous ou à votre destinataire, un justificatif de la valeur déclarée sur la facture. Pour mieux comprendre comment déclarer la valeur de vos marchandises, consultez notre vidéo et notre guide dédiés.
 

Coûts d’assurance
Sur la facture commerciale, vous devrez éventuellement faire figurer les coûts de fret et d’assurance de manière distincte. Si vous n’indiquez pas le détail de ces frais, les douanes les calculeront et vous pourriez être amené(e) à payer plus que nécessaire.
 

Pays d’origine
Saisissez le pays d’origine, soit le pays de fabrication des produits, qui peut être différent du pays d’expédition de l’envoi.
 

Poids
Saisissez aussi les poids NET et BRUT. Le poids BRUT est le poids NET plus le poids de l’emballage.

Enfin, n'oubliez pas de signer.