So bereiten Sie Exportunterlagen vor

Anbei eine Checkliste mit den gängigsten Ausfuhrunterlagen, die Sie Ihrer Sendung beilegen sollten, wenn Sie Waren in ein anderes Land senden:

• Ausfuhranmeldung
• Handelsrechnung
• Frachtbrief
• Packliste
• Ausfuhrgenehmigung
• Ursprungszeugnis

Welche Begleitdokumente Sie im Einzelnen vorlegen müssen, hängt von der Art der versendeten Güter, dem Zielland und einer potentiellen Ausfuhrkontrolle ab. Manchmal werden weitere Versanddokumente benötigt.

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Erläuterung der einzelnen Dokumente:
 

Ausfuhrerklärung
Diese muss den Zollbehörden vorgelegt und durch diese genehmigt werden, bevor Ihre Waren das Land verlassen. Ihr*e Frachtführer*in sollte anhand der Angaben auf Ihren Unterlagen in der Lage sein, dies zu veranlassen.
 

Handelsrechnung
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Handelsrechnung haben und diese korrekt ausfüllen. Hierzu gehören eine präzise Warenbeschreibung und der Warenwert.
 

Luftfrachtbrief
Zudem brauchen Sie einen Luftfrachtbrief oder einen Frachtbrief. Dieser enthält wichtige Details zu Ihrer Sendung, etwa Artikelanzahl, Warenbeschreibung und Gewicht.
 

Packliste
Es empfiehlt sich, Ihrer Sendung eine Packliste beizufügen, da diese von einigen Ländern gefordert wird. Legen Sie vorsichtshalber eine weitere Packliste in Ihr Paket.

Beachten Sie: Bei der Packliste und der Handelsrechnung handelt es sich um zwei unterschiedliche Dokumente. Eine Handelsrechnung enthält den Preis, während auf einer Packliste Angaben zu den Waren wie Gewicht und Menge gemacht werden.
 

Ausfuhrgenehmigung
Eine Ausfuhrgenehmigung ist ein Dokument, das von den zuständigen Behörden ausgestellt wird und registrierten Unternehmen oder Einzelpersonen erlaubt, Waren legal zu versenden, die sonst eingeschränkt sind. Prüfen Sie im Voraus, ob sie für Ihre Sendung eine Ausfuhrgenehmigung benötigen.
 

Ursprungszeugnis
Das Ursprungszeugnis ist ein offizielles Dokument, aus dem hervorgeht, wo ein Produkt hergestellt, gefertigt oder verarbeitet wurde. Prüfen Sie im Voraus, ob Sie ein solches Dokument benötigen.

Alle Versanddokumente werden dem Kurier Ihres Spediteurs ausgehändigt, wenn dieser Ihr Paket oder Ihre Sendung abholt. Sobald der Kurier in der Abholstation eintrifft, werden die Unterlagen auf Vollständigkeit geprüft. Sollten Dokumente fehlen, wird Ihre Sendung zurückgehalten und Sie werden kontaktiert, was wahrscheinlich zu einer Verzögerung Ihrer Sendung führt.

Vergewissern Sie sich, dass die Angaben auf den verschiedenen Dokumenten übereinstimmen. Die Informationen auf dem Luftfrachtbrief, der Handelsrechnung und allen anderen Dokumenten sollten identisch sein. Stimmen diese nicht überein, können die Zollbehörden weitere Informationen anfordern und Ihr Kunde hat möglicherweise Probleme bei der Einfuhr der Sendung.