Wees stijgende kosten de baas: vijf belangrijke strategieën

Veel bedrijven in heel Europa voelen de pijn van hogere kosten. Ongunstige economische (en macro-economische) factoren drijven de kosten op, wat soms moeilijk door te berekenen is, zowel aan andere bedrijven in dezelfde situatie als aan consumenten die worstelen met stijgende kosten van levensonderhoud.

De meest recente inflatiecijfers (op het moment van schrijven*) tonen een jaarlijkse inflatie in de EU van 2,8%, die gestaag is gestegen ten opzichte van 2,1% in september 2024.¹ Stijgingen van de arbeidskosten zijn aanzienlijk hoger, namelijk 5,1%, wat de druk op bedrijven vergroot.² En hoewel de energieprijzen zich de laatste tijd hebben gestabiliseerd, zijn ze nog steeds aanzienlijk hoger dan hun historische gemiddelden en ver boven die in concurrerende landen zoals de VS, China en India.³

En het gaat niet alleen om economie. Bedrijven worden ook geconfronteerd met andere kosten, waaronder verstoringen in de supply chain die steeds vaker voorkomen. De Europese Investeringsbank zegt dat verstoringen in de logistiek en toegang tot grondstoffen nu 'grote obstakels' zijn voor bedrijven in de EU.⁴

Dus wat kunt u doen? Hoewel er geen gemakkelijke antwoorden of snelle oplossingen zijn, kunt u mogelijk stappen ondernemen om een beter inzicht te krijgen in de kostendruk en hopelijk maatregelen implementeren die deze druk kunnen verlichten. Bekijk deze ideeën om te zien of ze u kunnen helpen.

Hoe meer u begrijpt van uw kosten en hoe deze kunnen veranderen, des te waarschijnlijker is het dat u effectieve strategieën kunt implementeren om uw bedrijf te beschermen. Er zijn veel statistieken die u kunt bijhouden, maar een goed beginpunt is de kostprijs van verkochte goederen (COGS). Dit zijn de directe kosten die verband houden met de productie van uw producten. Een eenvoudige vergelijking is:

Beginvoorraad op waarde + aankopen gedurende een bepaalde periode (inclusief materialen en arbeid) – eindvoorraad op waarde = KOSTPRIJS VAN VERKOCHTE GOEDEREN

Dit vertelt u hoeveel de verkopen die u in een periode heeft gedaan, u hebben gekost. Het is een belangrijke maatstaf die wordt gebruikt in strategieën variërend van prijsstelling tot voorraadbeheer, en nauwlettende tracking ervan kan essentieel zijn voor het behouden van winstmarges. Als deze stijgt, is dit een signaal dat materiaalkosten of productie-inefficiënties een impact kunnen hebben.⁵ Hoe eerder u dit opmerkt, hoe beter u in staat bent de gevolgen te beperken.

Daarnaast kan het ook nuttig zijn om uw break-evenpunt te monitoren – de hoeveelheid goederen die u moet verkopen om uw kosten te dekken en winst te gaan maken. Dit kan in de loop van de tijd veranderen, maar als u het goed in de gaten houdt (onder meer door zowel vaste als variabele kosten te analyseren), kunt u uitgaven ontdekken die u mogelijk hebt gemist en de impact van veranderende trends in uw kosten zien.⁶

Een eenvoudige formule die u kunt volgen is:
Totale vaste kosten / (verkoopprijs per eenheid – variabele kosten per eenheid) = break-evenpunt per eenheid

Maar het zijn niet alleen de kosten waar u op moet letten wanneer dingen duurder worden. Kijk ook eens naar prijs- en verkoopstrategie. Het kan de moeite waard zijn om de markt nauwkeurig te onderzoeken en te vergelijken met de marges en prijzen van uw concurrenten, evenals te evalueren of de interactie en koopgewoonten van klanten veranderen. U kunt zelfs buiten uw sector kijken om nieuwe prijsstrategieën of routes naar de markt te identificeren die ook voor uw bedrijf een verschil kunnen maken.⁷

Door uw voorraad zorgvuldiger te beheren, kunt u de bijbehorende kosten verlagen, bijvoorbeeld door opslagkosten te verlagen, hoge grondstofprijzen te bestrijden door overschotten te verminderen, of extra kosten te minimaliseren doordat u snel moet handelen als u niet genoeg voorraad hebt.

Technologie kan hier uw bondgenoot zijn. Er zijn veel systemen beschikbaar om ervoor te zorgen dat uw voorraad beter aansluit bij uw zakelijke behoeften. Een voorbeeld is te vinden in voorspellingen, waar AI het proces aan het transformeren is. McKinsey suggereert dat het gebruik van AI in supply chain-voorspellingen het aantal fouten tot wel 50% kan verminderen, wat neerkomt op een vermindering van de verloren omzet en onbeschikbare producten met maximaal 65%, plus een daling van 5-10% van de opslagkosten en een verlaging van 25-40% van de administratiekosten.⁸

Het gaat echter niet alleen om voorspellen. Andere technologieën, zoals voorraadbeheersystemen en de mogelijkheid om de voorraad in realtime te monitoren, kunnen helpen de kosten te verlagen door middel van betere efficiëntie en een strakkere bedrijfsvoering.⁹

En vergeet de krimp niet. Als u te veel voorraad verliest door factoren zoals schade, verlies of diefstal, kan dit een aanzienlijke invloed hebben op uw winst, dus het is de moeite waard om hier aandacht aan te besteden. Volg deze formule om dit uit te rekenen:¹⁰

(Geregistreerde voorraad – werkelijke voorraad) / geregistreerde voorraad × 100 = krimp

Hier komt een percentage uit, en hoe lager het is, hoe beter het is voor uw bedrijf.

Hoe efficiënter uw operaties zijn, hoe beter het is voor uw totale kosten. Ook hier kan technologie u bij helpen en hoe meer administratieve processen u kunt automatiseren, hoe beter.

Een ander gebied waarbij software kan helpen, is de planning en het gebruik van middelen. Hoe effectiever u materialen, materieel en arbeid toewijst, hoe efficiënter u zult zijn en hoe lager uw kosten zullen zijn.¹¹

Met dat in uw achterhoofd is het ook de moeite waard om te overwegen of u uw levertijden kunt versnellen, bijvoorbeeld door onnodige stappen in uw productieproces te elimineren, alternatieve leveranciers te onderzoeken of sterke relaties met bestaande leveranciers op te bouwen, zodat problemen die vertragingen kunnen veroorzaken snel kunnen worden aangepakt. Naast het potentieel om voorraadkosten en opslagvereisten te verlagen, kan dit ook helpen uw cashflow te versterken.¹²

Wanneer de kosten stijgen, kan het lonen om nauwer samen te werken met leveranciers om te zien of u een betere deal kunt maken. Het aanbieden van langere contracten, grotere bestelvolumes of snellere betalingsvoorwaarden zijn allemaal manieren om de prijzen die zij bieden gunstiger te beïnvloeden. Onderzoek ook andere leveranciers, zodat u een goed idee krijgt van de prijzen die u elders kunt krijgen.

Naast het vinden van besparingen kunnen bedrijven ook onderhandelingen aangaan om hogere kosten in de toekomst te vermijden. Dit is een proactieve stap die zeer waardevol kan zijn. U zou bijvoorbeeld geld kunnen besparen op verwachte jaarlijkse prijsstijgingen door van tevoren meerjarige overeenkomsten te sluiten, of – voordat een lopende overeenkomst afloopt – proactief te onderhandelen over het betalen van een hogere prijs om een nieuwe langetermijnovereenkomst te beginnen. Dit zal in het begin duurder zijn, maar als de prijzen naar verwachting zullen stijgen, zou dit op de lange termijn geld besparen.¹³

Het is ook een goed idee om rekening te houden met uw leveranciersbestand en de gevolgen te overwegen als er vertragingen of andere problemen optreden. Verstoringen in de supply chain kunnen leiden tot hogere kosten en lagere winsten, dus afhankelijk van uw bedrijf en uw behoeften kan het de moeite waard zijn om overeenkomsten met meerdere leveranciers aan te gaan om ervoor te zorgen dat u niet te afhankelijk bent van één leverancier, land of zelfs regio.

De manier waarop u uw goederen verzendt, kan ook invloed hebben op de kosten, en door dit efficiënter te doen, kunt u geld besparen. Door bijvoorbeeld uw verpakkingsstrategie te optimaliseren, kunt u de beschikbare ruimte zo effectief mogelijk benutten en voorkomen dat u moet betalen voor het transport van lucht. Lichtere verpakkingen kunnen ook kosten besparen, evenals het gebruik van de juiste maat verpakking voor de producten die u verzendt.

Er zijn ook verschillende andere dingen die u kunt doen. Het kopen van verpakkingsmaterialen in bulk of met korting om te besparen op de kosten per eenheid is een tactiek, net als het kiezen van een leverancier die gratis verpakkingen aanbiedt. U kunt ook manieren vinden om de verzendkosten zelf te verlagen. U zou bijvoorbeeld kunnen proberen zendingen te plannen buiten drukke (en waarschijnlijk duurdere) periodes, vooraf vaste prijzen met vervoerders af te spreken, of te onderzoeken of u kunt profiteren van eventuele kortingen die beschikbaar zijn voor last-minute verzending.

Het samenvoegen van leveringen kan ook effectief zijn om kosten te verlagen, als u in staat bent om meerdere kleinere zendingen te combineren tot minder grotere zendingen. En samenwerken met andere bedrijven kan ook een optie zijn, waardoor u transportmiddelen kunt delen, kunt profiteren van schaalvoordelen en betere tarieven kunt bedingen.¹⁴