Bedrijfsplanning 4e kwartaal: benut zomerse inzichten voor een goede voorbereiding op de feestdagen

Nu de zomer snel ten einde loopt, kijken we vooruit naar de komende feestdagen. Voor veel mkb'ers kan goed presteren in deze periode – of niet – een aanzienlijke impact hebben op de algehele financiën van het jaar. Het is dus cruciaal dat u het goed doet.

Op dit moment in het jaar kan het nuttig zijn om terug te kijken naar wat tot nu toe heeft gewerkt, wat niet, en welke aanpassingen nodig zijn. Vervolgens kunt u deze lessen meenemen in uw bedrijfsplanning voor het vierde kwartaal om ervoor te zorgen dat u de feestdagen goed begint. Uw financiën, inventaris, marketing, logistiek en strategieën om met piekperiodes om te gaan, kunnen allemaal aandachtspunten worden terwijl u nadenkt over hoe u uw volledige potentieel kunt bereiken.

Maar waar begint u? En welke strategieën moet u inzetten om ervoor te zorgen dat uw bedrijf de rest van het jaar goed gepositioneerd is – en daarna? Voor praktische begeleiding volgt u deze driestappengids om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsplanning aan het einde van het jaar succesvol is.

Dit is een goed moment voor het mkb om te zien wat goed heeft gewerkt in de lente en zomer, en welke lessen kunnen worden geleerd nu u de herfst en winter ingaat.

Wanneer u een beoordeling uitvoert, is het verstandig om u van tevoren voor te bereiden en ervoor te zorgen dat u alle financiële gegevens bij de hand heeft. Daarna kunt u beginnen met het beoordelen van uw prestaties – inclusief of u uw doelen, doelstellingen en financiële prognoses haalt – om te beoordelen of u op schema ligt voor het jaar.¹

Het is ook de moeite waard om tijdens dit proces uw strategische planning in overweging te nemen – geeft deze de gewenste resultaten? U kunt een SWOT-analyse uitvoeren om een beter inzicht te krijgen in uw bedrijfsomgeving en om de nodige wijzigingen aan te brengen.²

Dit is een goed moment voor het mkb om dieper in recente trends te duiken. Welke producten presteren goed? Heeft u pieken of dalen in de vraag opgemerkt tijdens bepaalde periodes? Reageren consumenten op uw marketing? Heeft u nieuwe inzichten van klanten geleerd? Alles wat u kunt afleiden uit vragen zoals deze, kan worden meegenomen in uw bedrijfsplanning voor het einde van het jaar.

U zou ook goed moeten kijken naar hoe uw supply chain heeft gepresteerd. Had u te veel of te weinig voorraad – en zo ja, waarom? U zou bijvoorbeeld uw prognoses kunnen verbeteren of stappen kunnen ondernemen om de betrouwbaarheid van leveranciers te verhogen, zodat u het potentieel in het vierde kwartaal kunt maximaliseren.

Met gedetailleerde informatie over uw recente financiële en operationele prestaties bij de hand, kunt u deze inzichten toepassen op uw voorbereiding op de feestdagen. Moet u bijvoorbeeld uw doelen bijstellen – naar boven of naar beneden – en uw middelen opnieuw toewijzen?3 Kunt u voortbouwen op de product- en marketingsuccessen van de zomer door in het vierde kwartaal uw inspanningen te verleggen?

Als u uw doelen herziet, zorg er dan voor dat ze SMART zijn (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdsgebonden). Dit kan u een sterk kader bieden om ambitie om te zetten in resultaten.

Met de opgedane inzichten kunt u zich nu volledig richten op de voorbereiding van het vierde kwartaal, inclusief de zeer belangrijke feestdagen. Er komt veel kijken bij elke strategie voor een klein bedrijf, maar drie belangrijke gebieden zouden kunnen zijn:

Veel consumenten stellen de kerstaankopen uit tot het laatste moment. Uit onderzoek uit 2024 blijkt zelfs dat minder dan 3 op de 10 mensen verwachten hun kerstinkopen op 18 december te hebben afgerond.⁴ Het is dus belangrijk dat u er klaar voor bent als u in de laatste dagen voor Kerstmis overspoeld wordt.

Om uw kansen optimaal te benutten, is het essentieel dat u een goede grip hebt op uw prognoses, zodat u zeker weet dat uw voorraadniveaus kloppen. Maar denk er ook over na of u extra opslagcapaciteit moet toevoegen of dat u vooraf afspraken moet maken met leveranciers om ervoor te zorgen dat zij aan uw behoeften kunnen voldoen.

Het is cruciaal om uw personeelsbestand tijdens de feestdagen op orde te hebben. Als het druk gaat worden, moet u ervoor zorgen dat u voldoende personeel heeft om de drukte aan te kunnen en dat deze werknemers zich voor 100% kunnen inzetten.

Denk dus van tevoren na over de vaardigheden die u nodig heeft en welke tijdelijke werknemers u mogelijk moet inzetten, en zorg ervoor dat u ruim op tijd handelt. Onderzoek toont aan dat meer dan de helft van de bedrijven moeite heeft om gekwalificeerd personeel te werven voor tijdelijke functies tijdens piekseizoenen.⁵

U kunt ook overwegen of u de training van bestaande werknemers moet uitbreiden. Door hen kruistraining te geven, kunt u de veelzijdigheid van uw personeel vergroten en hiaten opvullen wanneer dat nodig is.⁶ Dit sluit aan bij andere optimalisatiestrategieën, zoals planningsbeheer, prestatiebewaking en het bevorderen van samenwerking en flexibiliteit, die nuttig zijn wanneer het verhogen van het aantal medewerkers niet haalbaar is.

Er zijn enkele specifieke uitdagingen voor de klantenservice in deze tijd van het jaar. Ten eerste is het druk, waardoor het moeilijker wordt om klanten de aandacht te geven die zij verdienen. Bovendien kunnen veel mensen voor het eerst iets bij u kopen, en u krijgt geen tweede kans om een goede eerste indruk te maken.

Om de moeilijkheden het hoofd te bieden, is duidelijke communicatie essentieel. Zorg ervoor dat u aangeeft wanneer bestellingen geplaatst moeten worden om leveringen op tijd voor Kerstmis te garanderen, of er producten uitverkocht zijn en of er andere seizoensveranderingen zijn, zoals langere levertijden. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat u voldoende personeel voor de klantenservice beschikbaar heeft – u kunt naar vorig jaar kijken om een idee te krijgen van de vraag. Als u echter verwacht het druk te krijgen, kan het de moeite waard zijn om te onderzoeken of er automatiseringstools zijn die u kunt inzetten om de last te verlichten.⁷

En u moet er ook voor zorgen dat uw verzending op orde is – juist met de feestdagen wilt u iemand teleurstellen. Houd dus rekening met sluitingsdata van vervoerders en mogelijke toeslagen bij grote vraag, en zorg ervoor dat u klanten tijdens hun leveringen op de hoogte kunt houden met trackinginformatie en proactieve updates.

Bij de eindejaarsplanning van uw bedrijf dient u ook rekening te houden met het begin van het volgende jaar. Per slot van rekening kunnen retourzendingen van de feestdagen al in het eerste kwartaal plaatsvinden, maar deze moeten ruim van tevoren worden gepland. Maar er zijn ook positieve factoren waarmee u rekening moet houden – zoals het vasthouden van nieuwe klanten die u hebt geworven, of hoe u van dit jaar kunt leren, zodat volgend jaar nog beter wordt.

Retouren zijn een onvermijdelijk onderdeel van e-commerce, en hoewel ze nooit welkom zijn, zijn er strategieën die u kunt gebruiken om de pijn te minimaliseren. Het aanbieden van zoveel mogelijk retouropties is zo'n strategie, want hoe gemakkelijker het voor klanten is om artikelen te retourneren, hoe gemakkelijker het voor u is. En hoe meer u kunt doen om uw retourprocessen intern te automatiseren – inclusief het uitgeven van terugbetalingen – hoe beter, omdat dit fouten kan verminderen en de werkdruk kan verlichten.⁸

Andere opties zijn onder meer een verlengde retourperiode, wat de druk op uw logistieke netwerk en magazijnen kan verminderen.⁹ En een eenvoudig verzendproces voor klanten is cruciaal, dus zorg ervoor dat u duidelijke instructies en eenvoudige oplossingen aanbiedt, zoals voorgedrukte retourlabels (en handelsfacturen voor internationale zendingen).

Het omzetten van eenmalige consumenten in loyale klanten is een belangrijk onderdeel van de strategieën van veel kleine bedrijven. Het is ook een uitdaging, dus plan vooruit – effectieve klantbetrokkenheid kan u hierbij helpen, dus overweeg wat voor uw bedrijf zou kunnen werken. Gepersonaliseerde marketing, nieuwjaarsaanbiedingen, zelfs contact via sociale media of vragen om constructieve feedback – het kan allemaal helpen om de band te versterken en de loyaliteit te vergroten.¹⁰

Er zijn ook verschillende andere strategieën om over na te denken. Referral marketing, waarbij klanten een korting krijgen als een vriend(in) een aankoop doet, is bijvoorbeeld een uitstekende manier om nieuwe klanten aan te trekken en extra aankopen van bestaande klanten te stimuleren.¹¹ En vergeet niet dat communicatie niet alleen hoeft te gaan over het verkopen van nieuwe producten. Het mkb kan waarde toevoegen en de betrokkenheid versterken door nuttige inhoud aan te bieden, zoals handleidingen of andere merkrelevante informatie die klanten mogelijk interessant vinden.¹²

Uw prestaties in het vierde kwartaal – wanneer veel bedrijven het op hun drukst hebben – kunnen waardevolle inzichten opleveren die u volgend jaar en daarna kunt toepassen. Een reden hiervoor is dat u, naast de algemene verkoop-, marketing- en financiële prestatiegegevens die u kunt verzamelen, ook beter kunt beoordelen hoe goed uw bedrijf functioneert wanneer het onder druk staat.

Bent u er bijvoorbeeld in geslaagd uw beloften voor kerstleveringen na te komen? Had u een tekort aan voorraad door slechte prognoses of problemen met leveranciers? Had u problemen met het beheersen van uw cashflow? Heeft u de klantervaring op peil gehouden tijdens de hectische periode? Was uw website de hele tijd volledig operationeel?

Er zijn ook veel andere statistieken, maar hoe beter u begrijpt hoe u het ten opzichte van deze statistieken hebt gedaan en wat de redenen voor eventuele tekortkomingen zijn, des te meer u in staat zult zijn om oplossingen te implementeren die uw bedrijf verbeteren.

Het is essentieel om uw bedrijf in topvorm te krijgen voor de cruciale feestdagenperiode als u het maximale uit uw bedrijf wilt halen, of het nu gaat om het tevreden houden van bestaande klanten of het winnen en behouden van nieuwe klanten. Wilt u meer weten? Naast de hier beschreven strategieën zijn er op de SMB Hub nog andere artikelen beschikbaar die u kunnen helpen, waaronder onze gids voor het binnenhalen van winstgevende last-minute-aankopen.

Disclaimer: de informatie op deze pagina is geen juridisch, belasting-, financieel, boekhoudkundig of handelsadvies, maar heeft tot doel om algemene informatie te verstrekken over zakendoen en handel. De inhoud, informatie en services van de FedEx Small Business Hub zijn geen alternatief voor het advies van een professional, zoals (maar niet beperkt tot) een advocaat, juridisch kantoor, accountant of financieel adviseur.