Hoe bereid ik exportdocumentatie voor?

Hier is een checklist met de vaakst voorkomende exportdocumenten die u aan uw zending moet toevoegen wanneer u goederen naar een ander land verzendt:

• Exportverklaring
• Handelsfactuur
• Luchtvrachtbrief
• Paklijst
• Exportlicentie
• Certificaat van herkomst

De exacte lijst documenten die u moet overhandigen is afhankelijk van de goederen die u verzendt, het land van bestemming en de exportcontroles. Soms dient u ook aanvullende documenten toe te voegen.

Hieronder vindt u een gedetailleerdere uitleg over elk document:
 

Exportverklaring
Deze moet worden ingediend bij en goedgekeurd door de douaneautoriteiten voordat uw goederen het land verlaten. Uw vervoerder kan dit namens u doen met de informatie uit uw documentatie.
 

Handelsfactuur
Zorg ervoor dat u een handelsfactuur heeft en deze correct invult. Dit omvat een duidelijke omschrijving van de goederen en de waarde van uw goederen.
 

Luchtvrachtbrief
U heeft ook een luchtvrachtbrief of een vrachtbrief nodig. Deze bevat de belangrijkste details over uw zending zoals het aantal items, een omschrijving van de goederen en het gewicht.
 

Paklijst
Het is aan te raden een paklijst bij uw zending te voegen, omdat dit in sommige landen verplicht is. Plaats voor alle zekerheid ook een paklijst in uw pakket.

Een paklijst en een handelsfactuur zijn twee verschillende documenten. Een handelsfactuur bevat de prijs, terwijl de paklijst de details van de goederen bevat, zoals het gewicht en de hoeveelheid.
 

Exportlicentie
Een exportlicentie is een document uitgegeven door overheidsinstanties waarmee geregistreerde bedrijven of personen legaal goederen kunnen verzenden die anders beperkt zijn. Controleer ruim voor de verzending of u een exportlicentie nodig heeft.
 

Certificaat van herkomst
Het certificaat van herkomst is een officieel document dat aangeeft waar een product is geproduceerd, vervaardigd of verwerkt. Controleer vooraf of u er eentje nodig heeft.

Al uw verzenddocumenten moeten aan de koerier overhandigd worden wanneer deze uw pakket of zending ophaalt. Nadat de chauffeur terugkeert naar het depot, worden de documenten nader gecontroleerd. Als de documentatie onvolledig is, houden ze uw zending vast terwijl ze contact met u opnemen, wat tot vertraging leidt.

Zorg ervoor dat de gegevens op elk document consistent zijn. De gegevens op uw luchtvrachtbrief, handelsfactuur en andere documenten moeten hetzelfde zijn. Als dat niet het geval is, vraagt de douane om meer informatie, en ervaart uw klant mogelijk problemen met het ontvangen van uw zending.