Guide pour les périodes de forte activité
Assurez le succès de votre entreprise pour les fêtes de fin d’année.
Êtes-vous prêt pour la période de forte activité ?
Vous vous préparez pour le pic d’activité des fêtes… et nous aussi. De votre date limite d’expédition pour les fêtes à la prise en charge des retours en janvier, découvrez notre guide étape par étape pour réussir les journées les plus chargées de l’année.
Anticipez dès maintenant le pic d’activité de fin d’année pour vos expéditions.
La période des expéditions de fin d’année commence véritablement avec le Black Friday à la fin du mois de novembre. En revanche, si vous vendez en Asie, la haute saison débute dès la phase de préparation de la Fête des célibataires, en amont du 11 novembre. Voici quelques exemples d’actions que vous pouvez entreprendre dès le mois d’octobre ou même avant :
- prévision de la demande
- Planification des stocks
- Évaluation de la capacité des fournisseurs
- Sécurisation des capacités de transport
- Commandes des fournitures d’emballage
- Test des performances du site Web et du processus de paiement
- Préparation des communications clients
CONSEIL D’EXPERT : anticipez pour proposer des options pratiques de livraison hors du domicile.
Les points de retrait, les casiers et les services de redirection de la livraison offrent une flexibilité permettant de réduire les tentatives de livraison infructueuses et d’améliorer la satisfaction du client.
Fixez une date limite d’expédition pour les commandes de Noël.
Vos clients comptent sur une livraison de leurs commandes avant le 24 décembre. Vous devrez donc calculer les dates limites d’expédition pour Noël pour les livraisons nationales, en Europe et à l'international.
Prenez en compte :
- Le délai de traitement des commandes ;
- Le temps de manutention en entrepôt ;
- Le délai d’emballage ;
- Le délai d’enlèvement et d’expédition.
Vos clients doivent comprendre clairement votre date limite d’envoi pour Noël, ainsi que les dates de livraison prévues pour toutes les options de livraison disponibles. Une transparence complète permet de réduire les paniers abandonnés et d’améliorer la satisfaction client. Ne vous fiez pas à une seule annonce. réparez vos communications sur l’ensemble de vos canaux :
- Bannières de page d’accueil
- Pages produits
- Pages de paiement
- E-mail de confirmation de commande
- E-mails marketing
- Réseaux sociaux
- Équipes du service Clients
CONSEIL D’EXPERT : pensez au service FedEx International Priority® pour les commandes de dernière minute.
Ce service offre des délais de livraison plus courts, vous permettant ainsi de répondre aux commandes de dernière minute.
Préparez vos emballages
Faites le plein de matériel d’emballage, d’étiquettes et de fournitures d’expédition dès maintenant pour préparer vos envois de fin d’année. Vous pouvez également pré-emballer les produits afin de gagner du temps de traitement des commandes pendant les fêtes.
N’oubliez pas : qui dit pic saisonnier, dit tournée chargée pour les chauffeurs. Lors de l’enlèvement de vos colis, ils n’auront peut-être pas le temps de patienter. Pour éviter des enlèvements manqués, assurez-vous que tous vos colis et vos documents sont prêts à l’arrivée.
En raison du volume exceptionnel de colis acheminés pendant la haute saison d’expédition, la qualité de l’emballage revêt une importance plus capitale que jamais. Mais les bonnes pratiques restent inchangées :
- Utilisez la bonne taille de boîte ;
- Évitez de trop remplir vos colis ou de laisser trop d’espace vide à l’intérieur ;
- Utilisez suffisamment de matériaux de rembourrage pour protéger vos colis ;
- Fermez soigneusement tous les colis ;
- Étiquetez clairement les envois.
Facilitez le travail des douanes
Lorsque des colis sont retenus en douane, c’est souvent en raison de documents incomplets ou contenant des informations erronées. Voici un bref aperçu des raisons pour lesquelles les douanes retiennent les envois. (Attention, spoiler : le plus souvent, c’est parce que l’expéditeur ne sait pas comment rédiger une description claire des marchandises.)
Pour éviter les erreurs fréquentes dans les documents :
- Remplissez les factures commerciales avec précision ;
- Fournissez des descriptions détaillées des produits ;
- Déclarez la valeur exacte ;
- Veillez à la cohérence des informations sur l’ensemble des documents ;
- Indiquez les coordonnées complètes du destinataire ;
- Joignez toutes les licences ou certificats requis.
Optez également pour l’option Delivered Duty Paid (DDP) : les frais de douane sont rapidement réglés et les colis peuvent être dédouanés sans délai.
Contribuez à éviter les retards d’expédition pour les fêtes avec FedEx Electronic Trade Documents.
Cela nous permet d’examiner vos documents plus tôt, avant même l’enlèvement de votre envoi.
Préparez-vous aux retours
À peine pensez-vous pouvoir souffler après le pic d’activité que les retours commencent déjà à affluer.
Une politique de retour simple et claire pour les achats de Noël vous permet d’offrir une expérience fluide à vos clients et de renforcer leur fidélité. Veillez à ce que votre politique de retour soit clairement visible sur vos fiches produits, lors de la validation des commandes, dans vos e-mails après achat et sur vos réseaux sociaux. Voici d’autres stratégies intelligentes pour gérer les retours pendant les fêtes.
CONSEIL D’EXPERT : FedEx® Global Returns associe votre retour à l’envoi d’origine pour une procédure rapide et simple.
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Ne faites pas ces erreurs
À l’approche de la période de forte activité, voici quelques-unes des difficultés les plus fréquemment rencontrées par les entreprises et comment les éviter.
| LES PIÈGES DE LA HAUTE SAISON | COMMENT LES ÉVITER |
|---|---|
| Planification trop tardive | Commencer |
| Ne pas prévoir la demande avec précision | Connaître vos chiffres |
| Tomber en rupture de stock ou de matériel d’emballage | Commander des quantités supplémentaires |
| Ne pas communiquer les dates limites de livraison | Être clair et précis |
| Afficher des frais de livraison flous lors du paiement | Faire preuve de transparence |
| Documents douaniers incomplets | Former vos collaborateurs |
| Ne pas définir de politique de retour claire pour les fêtes | Préparer vos processus |
Une fois la période de forte activité commencée, il est important :
- De vérifier régulièrement les délais de livraison ;
- De suivre les alertes de service des transporteurs ;
- D’ajuster vos délais de livraison annoncés sans attendre si les conditions évoluent.
« Où est ma commande ? »
Les fêtes de fin d’année comprennent certaines des journées d’expédition les plus chargées de l’année. Répondre aux demandes des clients vous prend un temps précieux. Adoptez une transparence totale en vous appuyant sur les notifications d’expédition proactives, le suivi des envois en temps réel et les dates de livraison estimées. Les clients qui peuvent suivre facilement leurs envois sont en effet moins enclins à contacter l’assistance client.
Se préparer à la période de forte activité
La période de forte activité commence par une bonne préparation. Visionnez notre webinaire pour découvrir des stratégies pratiques et des conseils d’experts afin de vous préparer, d’optimiser vos opérations et d’aborder la période de forte activité en toute confiance.