Tenete a freno l'aumento dei costi: cinque strategie chiave

Sono molte le aziende in Europa a patire l'aumento dei costi. Fattori economici (e macroeconomici) sfavorevoli stanno lievitando le spese, che possono risultare difficili da trasferire sia ad altre aziende nella stessa situazione sia ai consumatori colpiti dall'aumento del costo della vita.

Gli ultimi dati (al momento in cui scriviamo*) mostrano un'inflazione annua nell'UE pari al 2,8%, con un aumento costante rispetto al 2,1% del settembre 2024.¹ L'aumento dei costi del lavoro è significativamente più alto, con una percentuale del 5,1%, e ciò aggiunge ulteriore pressione sulle imprese.² Anche se di recente si sono stabilizzati, i prezzi dell'energia sono ancora sostanzialmente superiori alle medie storiche e ben al di sopra di quelli di Paesi concorrenti come Stati Uniti, Cina e India.³

Ma la questione non è puramente economica. Le aziende si ritrovano ad affrontare anche altri impatti sui costi, derivanti in parte dalle sempre più frequenti interruzioni delle supply chain. Infatti, la Banca Europea per gli Investimenti afferma che le interruzioni nella logistica e nell'accesso alle materie prime sono ora "ostacoli ingenti" per le aziende nell'UE.⁴

Quindi, cosa fare? Anche se non esistono risposte semplici o soluzioni rapide, ci sono alcuni passi che potete compiere per comprendere meglio le pressioni relative ai costi e, magari, adottare misure in grado di alleviarle. Date un'occhiata a queste idee per capire se possono essere utili.

Più informazioni otterrete sui costi e sulle loro potenziali variazioni, più probabilità avrete di adottare strategie efficaci per proteggere il business. Sono molti i parametri da monitorare, ma un buon punto di partenza è il costo delle merci vendute (COGS, Cost of Goods Sold). Si tratta dei costi diretti associati alla produzione dei vostri prodotti. Una semplice equazione è:

inventario iniziale per valore + acquisti durante un periodo stabilito (inclusi materiali e manodopera) - inventario finale per valore = COGS

Questa formula indica quanto vi sono costate le vendite effettuate in un determinato periodo. È un parametro chiave utilizzato in strategie che vanno dalla determinazione dei prezzi alla gestione dell'inventario e monitorarlo con attenzione potrebbe essere essenziale per mantenere i margini di profitto. Se il suo valore aumenta, significa che costi dei materiali o inefficienze di produzione potrebbero avere un impatto.⁵ Prima ne venite a conoscenza, migliori possibilità avrete di limitarne gli effetti.

Allo stesso modo, potrebbe essere utile monitorare il punto di pareggio, ovvero la quantità di merci da vendere per recuperare i costi e cominciare a realizzare un profitto. Il suo valore può cambiare nel tempo, ma osservandolo con attenzione (anche analizzando i costi fissi e variabili) potete individuare le spese che potreste aver trascurato e vedere l'impatto di eventuali cambiamenti nelle tendenze dei costi.⁶

Una semplice formula da seguire è:
costi fissi totali/(prezzo di vendita per unità - costi variabili per unità) = punto di pareggio per unità

Tuttavia, quando le spese aumentano, non bisogna prestare attenzione esclusivamente ai costi, ma anche alla determinazione dei prezzi e alla strategia di vendita. Potrebbe valere la pena di effettuare ricerche approfondite sul mercato e confrontare margini e prezzi dei concorrenti, nonché valutare se l'interazione con i clienti e le abitudini di acquisto stanno cambiando. Potreste anche spingere lo sguardo al di fuori del vostro settore per individuare nuove strategie di determinazione dei prezzi o metodi di commercializzazione che possano fare la differenza anche per la vostra attività.⁷

Un controllo più attento dell'inventario può favorire la riduzione delle spese correlate, ad esempio tagliando i costi di stoccaggio, contrastando i prezzi elevati delle materie prime limitando l'eccesso di scorte o riducendo al minimo i costi aggiuntivi derivanti dalla necessità di riorganizzarsi rapidamente quando le scorte non sono sufficienti.

Qui la tecnologia può venire in vostro soccorso, grazie ai molti sistemi disponibili per allineare più efficacemente l'inventario alle esigenze del business. Un esempio riguarda previsione, ambito in cui l'IA sta segnando una profonda trasformazione. McKinsey suggerisce che l'utilizzo dell'AI nelle previsioni della supply chain può ridurre gli errori fino al 50%, il che equivale a una riduzione fino al 65% do vendite perse e indisponibilità dei prodotti, oltre a una decrescita pari al 5-10% dei costi di magazzino e una riduzione 25-40% dei costi amministrativi.⁸

Non si tratta solo di previsioni, però. Altre tecnologie, come i sistemi di controllo dell'inventario e la possibilità di monitorare le scorte in tempo reale, possono aiutare a ridurre i costi grazie a una maggiore efficienza e operazioni più snelle.⁹

E non bisogna dimenticare il calo delle scorte. La perdita di una quantità eccessiva di inventario a causa di fattori come danni, smarrimento o furto può avere un impatto significativo sui profitti, quindi è bene prestare attenzione in tal senso. Per risolvere il problema, utilizzate questa formula:¹⁰

(inventario registrato - inventario effettivo)/inventario registrato × 100 = calo delle scorte

Il risultato consiste in una percentuale: più bassa è, meglio è per la vostra attività.

Più efficienti sono le vostre operazioni, meglio è per i vostri costi complessivi. Anche in questo caso, la tecnologia può essere di aiuto e più processi amministrativi si possono automatizzare, meglio è.

Le risorse software possono rivelarsi utili anche in un'altra area, ovvero la pianificazione e l'utilizzo delle risorse. Maggiore efficacia dimostrerete nell'allocazione di materiali, attrezzature e manodopera, maggiore sarà la vostra efficienza e minori saranno i costi.¹¹

Partendo da tale presupposto, è inoltre opportuno considerare se si possono accelerare i tempi di consegna, ad esempio eliminando passaggi non necessari nel processo produttivo, cercando fornitori alternativi o instaurando relazioni solide con i fornitori esistenti, in modo da affrontare prontamente le eventuali cause di ritardo. Oltre a ridurre potenzialmente i costi di inventario e i requisiti di stoccaggio, questo accorgimento può anche rafforzare il flusso di cassa.¹²

Quando i costi aumentano, può essere utile lavorare a stretto contatto con i fornitori per cercare di negoziare un accordo migliore. Contratti più lunghi, volumi di ordini maggiori o termini di pagamento più brevi sono tutte soluzioni che potrebbero spingerli a offrire prezzi più convenienti. Informatevi anche su altri fornitori, per farvi un'idea più precisa dei prezzi che potreste trovare altrove.

Oltre che per ottenere risparmi, le aziende possono intraprendere negoziazioni per evitare costi maggiori in futuro. Si tratta di un'azione proattiva che può risultare molto preziosa. Ad esempio potreste risparmiare sugli aumenti di prezzo annuali previsti negoziando in anticipo accordi pluriennali oppure (prima della scadenza di un contratto in essere) negoziare in modo proattivo per pagare un prezzo più alto per avviare un nuovo contratto a lungo termine. All'inizio i costi saranno più elevati, ma se è previsto un aumento dei prezzi, questa soluzione farà risparmiare denaro sul lungo termine.¹³

È inoltre consigliabile prestare attenzione alla base di approvvigionamento e valutare l'impatto di eventuali ritardi o altri problemi al suo interno. L'interruzione della supply chain può comportare un aumento dei costi e una riduzione dei profitti, quindi, a seconda della vostra attività e delle relative esigenze, potrebbe essere utile negoziare accordi con più fornitori per evitare la dipendenza eccessiva da un unico fornitore, Paese o persino territorio.

Anche il modo di spedire le merci può incidere sui costi, perciò una maggiore efficienza in tal senso può determinare un risparmio di denaro. Ad esempio, l'ottimizzazione della strategia di imballaggio può permettervi di sfruttare al meglio lo spazio disponibile ed evitare di pagare per trasportare aria. Anche un imballaggio più leggero consente una riduzione dei costi, così come l'uso di imballaggi delle dimensioni corrette per i prodotti da spedire.

Ci sono molti altri accorgimenti che potete adottare, come acquistare materiali di imballaggio in blocco o a prezzi scontati per risparmiare sui costi per unità oppure scegliere un fornitore che offre l'imballaggio gratuito. Potete anche cercare modi per ridurre il costo di spedizione stesso. Ad esempio, potreste pianificare le spedizioni evitando i periodi più intensi (e probabilmente più costosi), negoziare in anticipo prezzi fissi con i vettori o capire se sono disponibili eventuali sconti per spedizioni last-minute.

Anche il raggruppamento delle consegne potrebbe rivelarsi efficace per ridurre i costi, se riuscite a combinare più spedizioni di dimensioni minori in poche spedizioni più grandi. Un'altra opzione è la collaborazione con altre aziende, che vi potrebbe permettere di condividere le risorse di trasporto, trarre vantaggio dalle economie di scala e negoziare tariffe migliori.¹⁴