Geschäftsplanung für Q4: Erkenntnisse aus dem Sommer und Vorbereitung auf die Weihnachtszeit

Der Sommer neigt sich dem Ende zu und die Gedanken richten sich nun an die bevorstehenden Feiertage. Für viele KMU kann eine gute oder eben nicht so gute Leistung in dieser Zeit erhebliche Auswirkungen auf die Gesamtfinanzen des Jahres haben. Daher ist es entscheidend, alles richtigzumachen.

Zu dieser Zeit im Jahr kann es nützlich sein, zurückzuschauen, was bisher funktioniert hat, was nicht, und welche Änderungen Sie vornehmen sollten. Dann können Sie diese Erkenntnisse in Ihre Geschäftsplanung für Q4 einbeziehen, um sicherzustellen, dass Sie optimal in die Festtagssaison starten. Ihre Finanzen, Ihr Lagerbestand, Ihr Marketing, Ihre Logistik und Ihre Strategien zur Bewältigung von Verkaufspeaks könnten die nötige Aufmerksamkeit bekommen, wenn Sie das Hauptaugenmerk auf Ihr Potenzial legen.

Wo aber fängt man an? Und welche Strategien müssen umgesetzt werden, damit Ihr Unternehmen für den Rest des Jahres – und darüber hinaus – gut aufgestellt ist? Dieser dreistufige Leitfaden bietet Ihnen eine praktische Hilfestellung, damit Ihre Geschäftsplanung zum Jahresende ins Schwarze trifft.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt für KMU, um zu reflektieren, was im Frühjahr und Sommer gut funktioniert hat und welche Lehren für den Herbst und Winter gezogen werden können.

Wenn Sie eine Überprüfung durchführen, ist es ratsam, sich darauf vorzubereiten und sicherzustellen, dass Sie alle finanziellen Daten zur Hand haben. Dann können Sie damit beginnen, Ihre Leistung zu bewerten, einschließlich der Frage, ob Sie Ihre Ziele, Vorgaben und Finanzprognosen erreichen. Nur so können Sie beurteilen, ob Sie für das Jahr auf Kurs sind.¹

Es lohnt sich auch, während dieses Prozesses Ihre strategische Planung zu berücksichtigen – führt sie zu den gewünschten Ergebnissen? Sie können eine SWOT-Analyse durchführen, um Ihr Unternehmensumfeld besser zu verstehen und ggf. Änderungen vorzunehmen.²

Es macht für KMU Sinn, sich zum jetzigen Zeitpunkt eingehender mit den jüngsten Trends zu beschäftigen. Welche Produkte schneiden gut ab? Haben Sie in bestimmten Zeiträumen gesteigerte oder geringere Nachfrage bemerkt? Reagieren die Verbraucher*innen auf Ihr Marketing? Haben Sie neue Erkenntnisse von Kund*innen gewonnen? Alles, was Sie aus solchen Fragen herauslesen können, können Sie in Ihre Geschäftsplanung zum Jahresende einfließen lassen.

Sie sollten sich auch genau ansehen, wie sich Ihre Lieferkette entwickelt hat. Hatten Sie Über- oder Unterbestand – und wenn ja, warum? Vielleicht müssen Sie zum Beispiel Ihre Prognosen verbessern oder Maßnahmen ergreifen, um die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten zu erhöhen und so alles aus Q4 herausholen zu können.

Danke der detaillierten Informationen über Ihre aktuelle finanzielle und betriebliche Leistung können Sie diese Erkenntnisse nun bei der Vorbereitung auf das Weihnachtsgeschäft nutzen. Müssen Sie beispielsweise Ihre Ziele nach oben oder nach unten anpassen und Ihre Ressourcenallokation neu bewerten?3 Können Sie auf die Produkt- und Marketingerfolge des Sommers aufbauen, indem Sie Ihre Bemühungen in Q4 neu ausrichten?

Wenn Sie Ihre Ziele überarbeiten, stellen Sie sicher, dass sie SMART sind (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert). Dadurch können Sie ein starkes Rahmenwerk schaffen, mit dem Sie Ihre Ziele erfolgreich umsetzen können.

Mit den aktuellen Erkenntnissen können Sie sich nun voll und ganz auf die Vorbereitungen auf Q4, einschließlich der wichtigen Weihnachtszeit, konzentrieren. Bei jeder Strategie für KMU gibt es viel zu beachten. Drei wichtige Bereiche sind unter anderem:

Viele Verbraucher*innen erledigen ihre Weihnachtseinkäufe erst in letzter Minute. Untersuchungen aus dem Jahr 2024 zeigen, dass nicht mal 3 von 10 Personen damit rechnen, ihre Weihnachtseinkäufe bis zum 18. Dezember erledigt zu haben.⁴ Deshalb ist es wichtig, auf die Bestellflut in den letzten Tagen vor Weihnachten vorbereitet zu sein.

Die besten Chancen haben Sie, wenn Sie Ihre Prognosen genau im Blick haben. Nur so können Sie sichergehen, dass Sie über ausreichend Lagerbestände verfügen. Überlegen Sie aber auch, ob Sie zusätzliche Lagerkapazitäten benötigen, oder planen Sie im Voraus mit den Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie Ihren Bedürfnissen gerecht werden können.

Die richtige Personalbesetzung während der Weihnachtssaison ist entscheidend. Wenn es viel zu tun gibt, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen und dass Ihre Mitarbeiter*innen in der Lage sind, 100 % zu geben.

Überlegen Sie also im Voraus, welche Qualifikationen Sie benötigen und welche Zeitarbeitskräfte Sie eventuell einstellen müssen. Eine rechtzeitige Organisation ist hier der entscheidende Faktor. Untersuchungen zeigen, dass über die Hälfte der Unternehmen Schwierigkeiten haben, während der Hochsaison qualifizierte Mitarbeiter*innen für befristete Stellen zu rekrutieren.⁵

Gegebenenfalls sollten Sie bestehende Mitarbeiter*innen auch vermehrt schulen: Durch eine bereichsübergreifende Schulung können Sie die Vielseitigkeit Ihrer Belegschaft steigern und bei Bedarf Lücken schließen.⁶ Dies steht im Zusammenhang mit anderen Optimierungsstrategien wie Zeitplanmanagement, Leistungsüberwachung und Förderung von Zusammenarbeit und Flexibilität. All das ist nützlich, wenn eine Aufstockung des Personalbestands keine Möglichkeit ist.

Zu dieser Jahreszeit gibt es einige besondere Herausforderungen für den Kundendienst. Einerseits ist besonders viel los, was es schwieriger macht, den Kund*innen die Aufmerksamkeit zu schenken, die sie verdienen. Hinzu kommt, dass viele Kund*innen zum ersten Mal bei Ihnen kaufen – Ihre einzige Chance also, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Um die Schwierigkeiten zu bewältigen, ist eine klare Kommunikation unerlässlich. Geben Sie auf jeden Fall an, bis wann die Bestellungen aufgegeben werden müssen, um eine rechtzeitige Lieferung zu Weihnachten zu gewährleisten, ob bestimmte Produkte nicht mehr vorrätig sind und ob es andere saisonbedingte Änderungen wie längere Lieferzeiten gibt. Es ist auch wichtig, dass Sie genügend Kundendienstmitarbeiter*innen zur Verfügung haben. Orientieren Sie sich dafür an der letzten Weihnachtssaison, um eine Vorstellung von der Nachfrage zu bekommen. Wenn Sie jedoch mit einem hohen Bestellvolumen rechnen, kann es sich lohnen, auch Automatisierungswerkzeuge in Betracht zu ziehen, die Ihnen die Arbeit erleichtern.⁷

Auch ein reibungsloser Versand ist unerlässlich – die Weihnachtszeit ist der letzte Zeitpunkt, an dem Sie jemanden enttäuschen möchten. Achten Sie also auf die Annahmeschlusszeiten der Frachtführer und mögliche Nachfragezuschläge. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Kund*innen während der Lieferung mit Informationen zur Sendungsverfolgung und proaktiven Updates auf dem Laufenden halten können.

Jede Geschäftsplanung zum Jahresende sollte auch den Beginn des nächsten Jahres einbeziehen. Denn Rücksendungen aus den Feiertagen können auch in Q1 anfallen, sollten allerdings weit im Voraus eingeplant werden. Aber auch positive Aspekte sollten berücksichtigt werden, wie z. B. die Bindung der neu gewonnenen Kund*innen oder die Frage, was man aus diesem Jahr lernen kann, damit das nächste Jahr noch erfolgreicher wird.

Rücksendungen lassen sich im E-Commerce nicht vermeiden. Und auch wenn sie immer mit Aufwand verbunden sind, gibt es Strategien, die sie angenehmer machen. Bieten Sie so viele Rücksendemöglichkeiten wie möglich an, denn je einfacher es für die Kund*innen ist, Artikel zurückzugeben, desto einfacher ist es auch für Sie. Und je mehr Sie tun können, um Ihre Rücksendevorgänge intern zu automatisieren, einschließlich der Ausstellung von Rückerstattungen, desto besser. Denn so können Sie Fehler reduzieren und die Arbeitsbelastung verringern.⁸

Eine weitere Möglichkeit ist ein erweitertes Rückgabefenster, das den Druck auf Ihr Logistiknetz und Ihre Lager verringern kann.⁹ Außerdem ist ein einfacher Versandprozess für die Kund*innen von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie daher sicher, dass Sie klare Anweisungen und einfache Vorteile wie vorgedruckte Rücksendeetiketten (und Handelsrechnungen für internationale Sendungen) anbieten.

Einmalkäufer*innen in treue Kund*innen zu verwandeln, ist ein Schlüsselelement in vielen Strategien von Kleinunternehmen. Das ist jedoch leichter gesagt als getan, also planen Sie im Voraus – eine effektive Kundenbindung kann den gewünschten Effekt haben, also überlegen Sie, was für Ihr Unternehmen funktionieren könnte. Personalisiertes Marketing, Neujahrsangebote, sogar die Kontaktaufnahme in den sozialen Medien oder die Bitte um konstruktives Feedback – all dies kann dazu beitragen, die Bindung zu vertiefen und die Kundentreue zu steigern.¹⁰

Es gibt noch einige andere Strategien, die Sie in Betracht ziehen können. Empfehlungsmarketing, bei dem Kund*innen einen Preisnachlass erhalten, wenn ein*e Freund*in einen Kauf tätigt, ist eine gute Möglichkeit, neue Kund*innen zu gewinnen und zusätzliche Käufe von Bestandskund*innen zu erwirken.¹¹ Und denken Sie daran, dass es bei der Kommunikation nicht nur um den Verkauf neuer Produkte gehen muss. KMU können einen Mehrwert schaffen und die Interaktion stärken, indem sie nützliche Inhalte wie Anleitungen oder andere markenrelevante Informationen anbieten, die Kund*innen interessant finden könnten.¹²

Ihre Leistung in Q4 – die geschäftigste Zeit für viele Unternehmen – kann nützliche Erkenntnisse bringen, die Sie ins neue Jahr und darüber hinaus mitnehmen können. Das liegt daran, dass Sie neben den allgemeinen Verkaufs-, Marketing- und Finanzdaten, die Sie sammeln können, auch besser einschätzen können, wie gut Ihr Unternehmen in Stresssituationen funktioniert.

Konnten Sie zum Beispiel Ihre Versprechen für die Weihnachtslieferungen einhalten? Hatten Sie aufgrund schlechter Prognosen oder Problemen mit Lieferanten zu wenig Vorräte? Hatten Sie Probleme mit der Kontrolle des Cashflows? Konnten Sie während der hektischen Zeit ein positives Kundenerlebnis aufrechterhalten? War Ihre Webseite die ganze Zeit über voll funktionsfähig?

Auch viele andere Kennzahlen spielen eine Rolle. Je besser Sie jedoch verstehen, wie Sie in diesen Bereichen abschneiden und welche Gründe es für etwaige Defizite gab, desto eher können Sie Anpassungen vornehmen, die Ihr Unternehmen voranbringen.

Die optimale Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die entscheidende Weihnachtszeit ist eine wesentliche Voraussetzung, um Ihr Potenzial voll auszuschöpfen – sei es, um bestehende Kund*innen zu begeistern oder neue zu gewinnen und zu halten. Wenn Sie mehr erfahren möchten, finden Sie neben den hier beschriebenen Strategien noch weitere Artikel im SMB Hub, die Ihnen helfen können, darunter unser Leitfaden zum Thema So profitieren Sie von Last-Minute-Einkäufen.

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