Comment préparer les documents d’exportation

Voici une liste des documents d'exportation les plus courants que vous devrez inclure à votre envoi pour expédier vers un autre pays :

• Déclaration d'exportation
• Facture commerciale
• Le bordereau d’expédition
• Une liste de colisage
• Licence d'exportation
• Certificat d'origine

La liste exacte des documents requis dépendra des marchandises expédiées, du pays de destination ainsi que des contrôles à l'export. Dans certains cas, des documents supplémentaires sont susceptibles de vous être demandés.

Découvrez ci-dessous une présentation détaillée de chacun de ces documents :
 

Déclaration d’exportation
Avant que les marchandises ne quittent le pays, vous devez envoyer aux autorités compétentes une déclaration d’exportation pour approbation. Votre transporteur peut s’en charger pour vous grâce aux informations fournies.
 

Facture commerciale
Pensez à établir une facture commerciale, en veillant à la remplir correctement. Elle doit notamment faire apparaître une description détaillée des marchandises ainsi que leur valeur.
 

Bordereau d’expédition
Il vous faudra également un bordereau d’expédition ou un bordereau de livraison. Ce document contient les principaux détails de votre envoi, comme le nombre d’articles, leur description et leur poids.
 

Liste de colisage
Il est conseillé d’inclure dans votre envoi une liste de colisage, obligatoire pour certains pays. Pour ne prendre aucun risque, insérez-en une à l’intérieur de votre colis.

Attention : la facture commerciale et la liste de colisage sont deux documents différents. La facture commerciale précise la valeur de l’envoi, tandis que la liste de colisage contient le détail des articles, comme les poids et quantités.
 

Licence d’exportation
Une licence d’exportation est un document émis par les autorités officielles. Il permet aux entreprises et personnes physiques d’exporter légalement des marchandises soumises à des restrictions. Avant l’expédition, pensez à vérifier si ce document est nécessaire pour votre envoi.
 

Certificat d’origine
Le certificat d’origine est un document officiel attestant du lieu de production, de fabrication ou de traitement d’un produit. Pensez à vérifier en amont si ce document est nécessaire.

Vous devez remettre l'ensemble des documents d'expédition au chauffeur de votre transporteur lors de l'enlèvement de votre colis ou de votre envoi. Une fois le chauffeur de retour à l'agence du transporteur, les documents seront vérifiés. Si les documents ne sont pas complets, votre envoi sera consigné et le transporteur vous contactera, ce qui pourrait retarder la livraison.

Veillez à la cohérence des données entre les différents documents. Les données du bordereau d'expédition, de la facture commerciale et des autres documents doivent être identiques. Sinon, les douanes vous contacteront pour en savoir plus et votre client risque d’avoir des difficultés pour obtenir la livraison de l’envoi.