受領通知書（GRN）とは？
受領通知書（GRN）の意味
受領通知書（GRN）とは、企業がサプライヤーから商品を受け取る際に発行される正式な書類です。
この書類は納品が行われたことを確認し、数量および状態が発注書と一致していることを確認する受領書として機能します。
GRN書類は、正確な在庫量を維持し、サプライヤーのパフォーマンスを確認し、請求書の支払いが正しいことを保証するうえでも重要な役割を果たします。
役立つヒント：受注通知書（GRN）番号とは？
組織によっては、追跡目的で一意のGRN番号を割り当てます。この書類は、各配送が追跡可能であり、不備がないことを保証します。
受領通知書にはどのような情報が必要ですか？
標準的な受領通知書のテンプレートには、通常、次の項目が含まれます。
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サプライヤー名と配達日時
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商品の詳細（商品名、サイズ、種類、技術仕様）
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配達数量
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発注書番号
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サプライヤー代表者の氏名と署名
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受取責任者の氏名と署名
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配達場所
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商品の状態に関するコメントまたは注意書き
役立つヒント：GRNの形式
明確で標準化された受領通知書の形式を使用することで、記録管理状態を改善し、管理する際のミスを軽減することができます。
受領通知書と配達証明の違いは何ですか？
受領通知書は、受取側の組織が配達された商品を確認した後に作成します。商品が想定する仕様を満たしていることを文書化するものです。
一方で、配達証明は多くの場合、配達が完了したことが確認できるクーリエが提供する書類です。
受領通知書では通常、より詳しく確認しており、支払いおよび在庫記録のために社内で使用されますが、配達証明における確認事項は、引き渡しの時間と場所に限定されることがあります。
受領通知書は、出荷およびサプライチェーン管理においてどのように使用されますか？
商品が配達されると、通常、受取部門は検品を行います。商品が受け入れ可能だと判断された場合、受領通知書を発行し、調達部門や財務部門などの関連部署にコピーを配布することができます。
その後、GRNは発注書との照合に使用されることがあります。これは、支払いを行う前に一致していない点や誤りを検出するために、請求書を発注書および受領通知書と比較することを意味します。
また、受領通知書は、正確な在庫数を把握するために、在庫システムに入力されることもあります。
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