Uw complete draaiboek voor piekseizoen 2025: Een gids voor e-commerce bedrijven

Het piekseizoen is niet alleen druk. Het is een cruciale periode voor uw e-commercebedrijf. Voor veel e-commercebedrijven kunnen de weken tussen november en januari tot wel 50% van de jaarlijkse omzet vertegenwoordigen¹. Het goed doen betekent tevreden klanten, gezonde winsten en een sterke start van het nieuwe jaar. Heeft u het verkeerd? Dat is precies wat we willen voorkomen.

Het piekseizoen 2025³ verschilt op drie belangrijke manieren van voorgaande jaren.

Het wereldwijde verzenden is na de pandemie gestabiliseerd, maar regionale verschillen en vertragingen door het weer blijven bestaan. Kleine en middelgrote bedrijven dienen een buffervoorraad aan te houden en dagelijks updates van vervoerders te controleren. Bij FedEx hebben we de visie om toeleveringsketens voor iedereen slimmer te maken door gebruik te maken van geavanceerde gegevens en technologieën om onze klanten beter van dienst te zijn.

Singles' Day begint begin november, Black Friday vindt plaats in het midden van november, en de uitverkoop na Kerstmis gaat door tot in januari. Een piek van acht weken is nu standaard. Houdt u er echter rekening mee dat het maanjaar in 2026 van 17 februari tot 3 maart loopt. Vergeet dus niet uw personeel, campagnes en voorraad te spreiden om aan te sluiten bij dit verlengde tijdschema.

Retourzendingen voor online aankopen zijn gemiddeld 20–30%⁴, en in sommige categorieën ligt dat percentage nog hoger. Het proactief traceren van redenen voor retourzendingen vermindert kosten en operationele stress.

*Exacte data variëren per vervoerder en serviceniveau. Controleer internationale deadlines met uw leveranciers.

Pro tip: Gebruik een dashboard voor het piekseizoen in een spreadsheet of projectmanagementtool. Volg het dagelijkse bestelvolume, vertragingen bij de vervoerder en retourzendingen in realtime. Dit zal u in één oogopslag een overzicht van de werkzaamheden geven, zodat u snel aanpassingen kunt maken.

• Kijk naar de omzet van vorig jaar, pas deze aan voor groei en voeg een buffer van 20-30% toe voor onzekerheid.
• Houd de voorraadmomenten bij en plan om fouten te voorkomen.
• Bestel uw voorraad eerder dan comfortabel is (levering eind oktober is ideaal).

Pro tip: Groepeer producten in hoge, gemiddelde en lage prioriteit op basis van verkooptrends uit het verleden. Wijs de voorraad dienovereenkomstig toe om te voorkomen dat u te veel langzaam bewegende artikelen op voorraad heeft.

• Vervoerders wijzen capaciteit vroeg toe. Wachten kan leiden tot gemiste tijdslots of extra toeslagen.
• Neem nu contact op met vervoerders om volumekortingen en ophaaltijden te bespreken.
• Gebruik meerdere vervoerders om risico's te spreiden. Stem uw serviceniveaus af op de behoeften van uw zendingen.

Pro tip: Overweeg crossdocking of lokale samenwerkingen in belangrijke regio's om levertijden te verkorten zonder uw hoofdmagazijn te overbelasten.

• Automatiseer het importeren van bestellingen, het afdrukken van labels in batches en traceringupdates.
• Stel verzendmeldingen in voor de statussen verzonden, onderweg voor levering en afgeleverd.
• De meeste e-commerceplatforms zoals Shopify en Magento ondersteunen deze integraties.

Pro tip: Gebruik klantsegmentatie voor geautomatiseerde communicatie. VIP-klanten, terugkerende klanten en nieuwe consumenten kunnen profiteren van iets andere berichten of verzendupdates.

• Levertijden die te krap of te ruim zijn.
• Werk uw website bij met de laatste besteldatums en communiceer proactief.
• Reageer binnen 24 uur op vragen, zelfs tijdens de piekdrukte.

Pro tip: Overweeg live chatondersteuning of AI-chatbots tijdens piekdagen. Deze kunnen veelvoorkomende vragen beantwoorden, zoals trackinginformatie of wijzigingen in bestellingen, waardoor het personeel meer tijd heeft voor complexere problemen.

Hier zijn enkele interessante statistieken⁵. Minstens 30% van alle online bestelde producten wordt geretourneerd (in fysieke winkels is dat 9%). En 92% van de ondervraagde consumenten zei dat zij opnieuw zouden kopen als het retourproces eenvoudig was.

• Bovendien beschouwt 79% van de consumenten gratis verzending als een vereiste!
• Soepele retourzendingen verhogen de loyaliteit.
• Vermeld uw retourbeleid⁶ op verpakkingsbonnen en via QR-code.
• Breng redenen voor retourzendingen in kaart om problemen met producten of beschrijvingen aan te pakken.

Pro tip: Bied stimulansen voor omruilingen in plaats van terugbetalingen. Een korting op de volgende aankoop of gratis verzending voor vervangende artikelen kan bijvoorbeeld de omzet behouden en de klanttevredenheid verbeteren.

• Standaard 30 dagen voor retourzendingen. Vermeld de vereisten voor de staat van het artikel, de verzendkosten en de tijdlijn voor terugbetaling.
• Bied waar mogelijk omruilingen of direct winkeltegoed aan.

Pro tip: Categoriseer retourzendingen op producttype of reden. Na verloop van tijd kunnen deze gegevens ontwerpfouten, problemen met de afmetingen of verpakkingsproblemen aan het licht brengen die vóór het piekseizoen van volgend jaar kunnen worden opgelost.

• Verminder afval met het juiste formaat verpakkingen.
• Consolideer bestellingen en bied een 'groene' afleveroptie aan.
• Voldoet u aan de EU-verpakkingswetgeving (deze verschilt voor Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Frankrijk).

Pro tip: deel duurzaamheidsinitiatieven met uw klanten⁷. Consumenten kiezen eerder voor milieuvriendelijke afleveropties wanneer ze de impact van hun keuzes zien.

• Begin nu met plannen: bestel uw voorraad vóór eind oktober, bevestig de capaciteit van uw vervoerder en test uw systemen voordat november aanbreekt.
• Communiceer duidelijk: stel realistische leveringsverwachtingen op, houd uw klanten proactief op de hoogte en reageer snel op vragen.
• Breng de kalender in kaart: weet uw kritieke data voor elke gebeurtenis, van Singles' Day tot en met Tweede Kerstdag, en wijs specifieke acties toe aan elk tijdsvenster.
• Automatiseer wat u kunt: gebruik technologie voor het afdrukken van labels, het bijhouden van updates en het versturen van meldingen aan klanten om tijd te besparen tijdens drukke periodes.
• Bereid u voor op retourzendingen: maak het proces eenvoudig, houd de redenen nauwkeurig bij en beschouw retourzendingen als kansen om relaties op te bouwen.
• Bouw buffers op: extra voorraad, back-upvervoerdersopties en overloop van personeelsplannen voorkomen paniek wanneer zich onverwachte problemen voordoen.
• Denk duurzaam: kies de juiste verpakkingsgrootte, consolideer zendingen en bied milieuvriendelijke bezorgopties die resoneren met ecologisch bewuste klanten.

Disclaimer: de informatie op deze pagina is geen juridisch, belasting-, financieel, boekhoudkundig of handelsadvies, maar heeft tot doel om algemene informatie te verstrekken over zakendoen en handel. De inhoud, informatie en services van de FedEx Small Business Hub zijn geen alternatief voor het advies van een professional, zoals (maar niet beperkt tot) een advocaat, juridisch kantoor, accountant of financieel adviseur.