Waarom heb ik een volmacht nodig bij het verzenden?  

In dit artikel gaan we in op de rol van een volmacht (ook wel ''Power of attorney'' genoemd) bij verzenden.

Wat is een volmacht? 

We beginnen bij het begin: wat is een volmacht precies? 

Een volmacht is een schriftelijke autorisatie om iemand te vertegenwoordigen of namens iemand anders te handelen inzake zakelijke of privéactiviteiten of andere juridische zaken. 

Bij verzenden is een volmacht vaak nodig tijdens het douaneproces voor importeren en exporteren. Een verzender of ontvanger tekent een volmacht zodat hun vervoerder of inklaringsagent namens hen kan handelen tijdens de douaneafhandeling.

Waarom moet ik toestemming verlenen aan mijn vervoerder?  

Goederen importeren en exporteren tussen landen kan een complex proces zijn. Het is lastig voor kopers en verkopers om alle douanevereisten en internationale wetten te begrijpen. Een vervoerder kan hiermee helpen.

Door uw vervoerder toestemming te geven, kunnen zij documenten indienen en btw en invoerrechten namens u betalen om uw goederen in te klaren.  De douane kan om een volmacht vragen tijdens het inklaringsproces. In de meeste landen is het zelfs wettelijk verplicht.

Een volmacht alleen versnelt het inklaringsproces niet, maar afzenders die veel verzenden kunnen een permanente volmacht instellen bij hun vervoerder om tijd te besparen.    

Hoe verleen ik een volmacht?  

Een volmacht verlenen is niet lastig. Uw vervoerder heeft een formulier dat u kunt invullen en ondertekenen.

Dit is de basisinformatie die voor een volmacht vereist is. 

• Uw naam of de naam van uw bedrijf
• Uw adres of het adres van uw bedrijf
• Btw- of fiscaal nummer 
• De naam en het adres van de vervoerder 
• De services waartoe u toestemming verleent, zoals btw en invoerrechten betalen en uw documentatie indienen
• Datum 
• Handtekening van een geautoriseerd persoon
• EORI-nummer (indien u vanuit het Verenigd Koninkrijk of de EU verzendt) 

Vergeet niet dat de stijl, taal of eisen van een volmacht per land kunnen verschillen, afhankelijk van de lokale wet- en regelgeving. Sommige landen vereisen bijvoorbeeld een kopie van een KvK-inschrijving, maar andere niet. 

Hoe voorkom ik fouten op mijn volmacht? 

Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt bij de douane, zijn dit drie dingen die u moet onthouden tijdens het verlenen van een volmacht: 

• Vul het formulier volledig en correct in 
• Teken en parafeer alle pagina's van het formulier en zorg ervoor dat uw handtekening overeenkomt met de handtekening op uw ID-kaart – indien van toepassing
• Voeg een kopie van uw ID-kaart aan het formulier toe

Als u deze drie dingen onthoudt, kan er weinig misgaan.  

De informatie op deze pagina is geen juridisch, belasting-, financieel boekhoudkundig of handelsadvies, maar heeft tot doel om algemene informatie te geven over verzenden. De inhoud, informatie en services van het Shipping Channel zijn geen alternatief voor het advies van een professional, zoals een advocaat, juridisch kantoor, accountant of financieel adviseur.  Als u niet zeker bent van de verzendvoorwaarden die op u van toepassing zijn, neem dan contact op met uw vervoerder en controleer de regels en voorschriften van het land van herkomst en bestemming voordat u verzendt. Deze informatie kunt u vinden op overheidswebsites.