甚麼是收貨單(GRN)？
「收貨單」(GRN)的意思
收貨單(GRN)是指企業收到供應商送遞的貨品時發出的正式文件。
此文件確認遞送程序已完成，並作為貨品收據，證明貨品符合採購訂單所列明的數量及狀況。
收貨單文件在維持庫存準確、核實供應商表現，以及確保帳單付款正確均有關鍵作用。
專家貼士：甚麼是收貨單編號？
有些機構會分配獨有的收貨單號碼以作查詢用途。此文件確保每次遞送均可追溯且一切妥當。
收貨單需要具有哪些資料？
標準的收貨單範本通常包括：
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供應商名稱及遞送時間／日期
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產品詳細資料（名稱、尺寸、類型、技術規格）
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遞送數量
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採購訂單編號
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供應商代表的姓名和簽名
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收貨經理的姓名和簽名
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遞送地點
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狀況相關備註或說明
專家貼士：收貨單格式
使用清晰且標準化的收貨單格式，有助改善記錄存檔，並可減少行政錯誤。
收貨單和送達證明有甚麼不同？
收貨機構會在檢查已送達的貨品後建立收貨單，記錄貨品符合預期規格。
另一方面，送達證明通常由貨運公司提供，僅用於確認已遞送貨件。
收貨單通常提供更詳細的驗證，並供內部作付款和庫存記錄之用，而送達證明或只列明交貨的時間和地點。
收貨單在託運及供應鏈管理中有甚麼用途？
貨品送達後，收貨部門通常會進行檢查。如果他們認為貨品可以接受，便會發出收貨單，並將副本分發給採購和財務團隊等相關部門。
收貨單隨後可用於配對採購訂單，以便將帳單與採購訂單和收貨單比較，找出是否有不一致或錯誤的地方，然後才付款。
收貨單亦可能會輸入至庫存系統，以確保庫存水平準確。
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