什麼是收貨單 (GRN)？
收貨單 (GRN) 的含義
收貨單 (GRN)是企業從供應商接收物品時開立的正式文件。
此文件確認已完成交貨，並作為收貨憑證，確認物品在數量和狀況上與採購訂單相符。
GRN 文件在維持準確的庫存、驗證供應商表現及確保發票付款正確方面也發揮著重要作用。
提醒：什麼是 GRN 號碼？
某些組織會分配專屬的 GRN 號碼以便追蹤，此文件確保每次交付都可追溯且完整。
收貨單中需要包含哪些資訊？
標準收貨單範本通常包括：
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供應商名稱及交貨時間/日期
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產品詳細資料 (名稱、尺寸、類型、技術規格)
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交付數量
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訂單號碼
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供應商代表的姓名和簽名
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收件經理的姓名及簽名
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送達地點
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關於狀況的意見或備註
專業提示：GRN 格式
使用清晰、標準化的物品收貨單格式有助於改善記錄保存，並可減少行政錯誤。
收貨單與簽收證明的差異為何？
收貨組織在檢查送達的物品後，會建立收貨單。該文件證明物品符合預期的規格。
另一方面，簽收證明通常由貨運業者提供，只需確認簽收即可。
收貨單通常提供更詳細的驗證，並用於內部付款和庫存記錄，而簽收證明可能僅限於交接的時間和地點。
收貨單如何在託運和供應鏈管理中使用？
物品送達後，收貨部門通常會進行檢查。如果物品被視為可接受，可能會開立收貨單，並將副本分發給相關部門，如採購和財務團隊。
然後，GRN 可以用於採購訂單比對。這意味著發票會與採購訂單和物品收貨單進行比對，以便在付款前發現不符或錯誤。
收貨單也可能會輸入庫存系統，以確保庫存水平準確。
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