Kiiresesongin opas
Loppuvuoden kiiresesongin hoitamisessa onnistuminen perustuu ennakointiin.
Ollaanko yrityksessäsi valmiina vuoden kiireisimpään aikaan?
Yrityksissä valmistaudutaan jo vuoden kiireisimpään lähetyssesonkiin, ja niin teemme mekin. Tutustu vinkkeihimme, jotka kattavat niin jouluksi toimitettavien lähetysten viimeisen lähetyspäivän määrittämisen kuin valmistautumisen palautusten käsittelykiireisiin tammikuussa.
Aloita kiiresesonkiin valmistautuminen
Loppuvuoden kiireet alkavat toden teolla Black Fridayn myötä marraskuun lopussa. Jos yrityksesi toimii Aasiassa, kiireet alkavat jo 11.11. Singles’ Day -kampanjan kiihdyttäessä kysyntää. Valmistautumisen voi aloittaa jo lokakuussa tai aiemminkin esimerkiksi seuraavista:
- kysynnän ennustaminen
- varaston suunnittelu
- toimittajien kapasiteetin tarkistaminen
- lähetyskapasiteetin varmistaminen
- pakkausmateriaalien tilaaminen
- verkkosivuston ja kassatoimintojen suorituskyvyn testaaminen
- asiakasviestinnän valmistelu.
VINKKI: suunnittele etukäteen voidaksesi tarjota asiakkaille useita eri toimitusvaihtoehtoja.
Noutopisteet, lokerot ja toimitusten uudelleenohjauspalvelut tuovat joustavuutta, joka auttaa vähentämään epäonnistuneiden toimitusyritysten määrää ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä.
Määritä jouluksi toimitettavien lähetysten viimeinen lähetyspäivä
Asiakkaat odottavat saavansa tilauksensa jouluaattoon mennessä. Määritä siis jouluksi toimitettavien lähetysten viimeiset lähetyspäivät kotimaan, Euroopan ja muun maailman osalta.
Ota huomioon seuraaviin työvaiheisiin menevä aika:
- tilausten käsittely
- varastotoiminnot
- pakkaaminen
- nouto ja lähetys.
Viesti asiakkaille selkeästi, mikä on jouluksi toimitettavien lähetysten viimeinen lähetyspäivä sekä kaikkien käytettävissä olevien lähetysvaihtoehtojen arvioidut toimituspäivät. Selkeästi saatavilla olevat tiedot auttavat vähentämään kesken jääneitä tilauksia ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä. Yksittäinen ilmoitus ei ole riittävän tehokas keino. Tietoa kannattaa välittää seuraavien kanavien kautta:
- etusivun bannerit
- tuotesivut
- kassasivut
- tilausvahvistussähköpostit
- markkinointisähköpostit
- Sosiaalinen media
- asiakaspalvelun työntekijät.
VINKKI: harkitse FedEx International Priority® -palvelun käyttöä viime hetken tilauksille.
Sen avulla voit tarjota nopeammat toimitukset, joten voit palvella myös myöhään liikkeellä olevia asiakkaita.
Pakkaa lähetykset oikein
Hanki varastoon tarpeeksi pakkausmateriaaleja, osoitelappuja ja muita lähetystarvikkeita loppuvuoden lähetyksiä varten. Voit myös pakata tuotteita valmiiksi ja vähentää näin tilausten käsittelyyn menevää aikaa, kun kiireisin aika koittaa.
Muista, että kiiresesonki tarkoittaa, että myös kuljettajat ovat kiireisiä. He eivät välttämättä voi jäädä odottelemaan noutaessaan lähetyksiä. Varmista, että kaikki paketit ja asiakirjat ovat valmiina ajoissa, jotta lähetykset pääsevät matkaan suunnitellusti.
Sesonkiaikana kuljetettavien pakettien suuren määrän vuoksi on vielä tavallistakin tärkeämpää, että lähetyksen pakataan oikein. Kuten yleensäkin, seuraavat ohjeet pätevät edelleen:
- Käytä oikeankokoista laatikkoa.
- Älä täytä pakettia liian täyteen tai jätä sitä vajaaksi.
- Käytä riittävästi pehmustetta.
- Sulje paketit huolellisesti.
- Merkitse lähetykset selkeästi.
Sujuvoita tulliselvitystä
Pakettien pysäyttäminen tullissa johtuu usein siitä, että asiakirjoissa on puutteita. Seuraavassa on lyhyt kertaus siitä, miksi tulli pysäyttää lähetyksiä. Lyhyesti sanottuna tämä johtuu useimmiten siitä, että lähettäjä ei ole kirjoittanut tavarankuvausta tarpeeksi selkeästi.
Näin vältät yleiset asiakirjoihin liittyvät virheet:
- Täytä kauppalaskut huolellisesti.
- Laadi yksityiskohtaiset tuotekuvaukset.
- Ilmoita tavaroiden oikea arvo.
- Varmista, että kaikkien asiakirjojen tiedot ovat yhdenmukaisia.
- Ilmoita kaikki vastaanottajan yhteystiedot.
- Toimita tarvittavat luvat tai todistukset.
Valitse myös Toimitettuna tullattuna (DDP) -palvelu, jotta tullimaksut voidaan maksaa nopeasti ja paketit selvittää ilman viiveitä.
FedEx Electronic Trade Documents -palvelu auttaa välttämään lähetysten viivästykset.
Sen avulla voimme tarkistaa asiakirjasi nopeammin, jopa ennen lähetyksesi noutoa.
Valmistaudu palautuksiin
Juuri kun loppuvuoden kiireet ovat helpottaneet, palautuksia alkaa saapua.
Kun yritykselläsi on käytössä selkeä joulun ajan palautuksia koskeva käytäntö, tämä sujuvoittaa asiointia ja lisää asiakasuskollisuutta. Varmista, että käytäntö näkyy selvästi tuotesivuilla, kassalla, tilauksen jälkeisissä sähköposteissa ja sosiaalisessa mediassa.
VINKKI: FedEx® Global Returns -palvelu yhdistää palautuslähetyksen ja alkuperäisen lähetyksen toisiinsa nopeuttaen ja sujuvoittaen käsittelyä.
Laske hinnat
Avaa asiakkuus
Tarkista palvelutiedotteet
Katso tietoja hinnoista ja lisämaksuista, jotka voivat vaikuttaa lähetyskustannuksiisi.
Rekisteröidy ja saat alennusta lähetyshinnoista.
Pysy ajan tasalla uusimmista palveluja koskevista häiriöistä, uutisista ja tiedotteista.
Laske hinnat
Katso tietoja hinnoista ja lisämaksuista, jotka voivat vaikuttaa lähetyskustannuksiisi.
Avaa asiakkuus
Rekisteröidy ja saat alennusta lähetyshinnoista.
Tarkista palvelutiedotteet
Pysy ajan tasalla uusimmista palveluja koskevista häiriöistä, uutisista ja tiedotteista.
Älä tee näitä virheitä
Seuraavassa on joitakin yleisimpiä virheitä, joita yrityksissä tehdään kiiresesonkina tai sitä ennen. Tutustu siihen, miten voit välttää ne.
| KIIRESESONGIN VIRHEET | MITEN VÄLTTÄÄ |
|---|---|
| Suunnittelun aloittaminen liian myöhään | Aloita nyt |
| Kysynnän ennustamisessa epäonnistuminen | Ota selvää luvuista |
| Tuotteet tai pakkausmateriaalit loppuvat | Kartuta varastoa ajoissa |
| Toimitusaikoja ei ilmoiteta selvästi | Ole selkeä ja tarkka |
| Toimituskulut näytetään kassalla epäselvästi | Panosta selkeyteen |
| Puutteelliset tullausasiakirjat | Varmista työntekijöiden osaaminen |
| Joulun ajan palautuksia koskevaa käytäntöä ei ole määritetty selkeästi | Valmistele tarvittavat prosessit |
Kun kiireet ovat alkaneet, on tärkeää
- tarkistaa kuljetusajat säännöllisesti
- seurata kuljetusliikkeen palvelutiedotteita
- päivittää toimitusaikoja koskevat lupaukset välittömästi, jos olosuhteet muuttuvat.
”Missä tilaukseni on?”
Loppuvuosi tarkoittaa ruuhkaa tilausten ja lähetysten osalta. Asiakkaiden tiedusteluihin vastaamiseen voi mennä paljon työaikaa. Pidä asiakkaat ajan tasalla lähetysilmoitusten, seurantapäivitysten ja arvioituja toimituspäiviä koskevien ilmoitusten avulla. Kun asiakkaat voivat seurata lähetyksiä helposti, heillä on harvemmin tarvetta ottaa yhteyttä asiakaspalveluun.
Kiiresesonkiin varautuminen
Kiiresesonkiin kannattaa valmistautua ajoissa. Katso webinaari, jossa kerromme käytännön ohjeita ja asiantuntijoiden vinkkejä valmistautumiseen, toiminnan optimointiin ja kiiresesongin hoitamiseen onnistuneesti.