Como preparar a documentação de exportação

Segue-se uma lista de verificação dos documentos de exportação mais comuns que tem de incluir na sua expedição quando enviar mercadorias para outro país:

• Declaração de exportação
• Fatura comercial
• Carta de porte
• Lista de embalamento
• Licença de exportação
• Certificado de origem

A lista exata de documentos que tem de fornecer depende das mercadorias que vai enviar, do país de destino e dos controlos de exportação. Por vezes, também terá de incluir outros documentos.

Abaixo, encontra uma explicação mais detalhada de cada documento:
 

Declaração de exportação
Esta tem de ser enviada e aprovada pelas autoridades alfandegárias antes de as suas mercadorias saírem do país. A sua transportadora deverá ser capaz de resolver esta questão através das informações constantes na sua documentação.
 

Fatura comercial
Certifique-se de que tem uma fatura comercial e que a preenche corretamente. Isto inclui uma descrição clara das mercadorias e o valor das suas mercadorias.
 

Carta de porte
Também vai precisar de uma carta de porte ou nota de consignação. Isto descreve os principais detalhes sobre a sua expedição, tais como o número de artigos, a descrição e o peso das mercadorias.
 

Lista de embalamento
Vale a pena incluir uma lista de embalamento com a sua expedição, pois é obrigatória em alguns países. Por precaução, também pode colocar uma dentro do seu volume.

Lembre-se de que uma lista de embalamento e uma fatura comercial são dois documentos diferentes. Uma fatura comercial inclui o preço, ao passo que uma lista de embalamento descreve os detalhes das mercadorias, como o peso e a quantidade.
 

Licença de exportação
Uma licença de exportação é um documento emitido por organismos governamentais que permite a empresas ou indivíduos registados enviar legalmente mercadorias que, de outra forma, estão sujeitas a restrições. É importante verificar com bastante antecedência se necessita de uma antes de expedir.
 

Certificado de origem
O certificado de origem é um documento oficial que indica onde um produto foi produzido, fabricado ou processado. Lembre-se de verificar com antecedência se precisa de um.

Todos os seus documentos de expedição têm de ser entregues ao motorista da transportadora quando este vier recolher o seu pacote ou expedição. Quando o motorista regressar às instalações da transportadora, a documentação será verificada para confirmar se tudo está em ordem. Se a documentação estiver incompleta, a sua expedição será retida e a transportadora entrará em contacto consigo, o que provavelmente irá causar um atraso na expedição.

Certifique-se de que as informações em cada documento são consistentes. Os dados na sua carta de porte, fatura comercial e todos os outros documentos devem ser os mesmos. Se não forem consistentes, a alfândega vai pedir mais informações e o seu cliente poderá ter problemas para receber a sua expedição.