Identifikasi Biaya Pengiriman Tidak Terduga: Memahami Biaya Tambahan dan Dampaknya

Total biaya pengiriman Anda terdiri dari dua bagian: tarif transportasi dasar, dan segala biaya tambahan yang dikenakan. Sementara bisnis sering berfokus pada tarif pengiriman dasar, biaya tambahan dapat meningkatkan total biaya secara signifikan, terutama bagi bisnis dengan persyaratan tertentu atau volume pengiriman yang besar.

Tidak seperti tarif dasar, biaya tambahan diperinci secara terpisah dalam faktur perusahaan pengangkutan dan dapat bervariasi berdasarkan faktor-faktor seperti jenis layanan, perusahaan pengangkutan, harga bahan bakar, lokasi penjemputan dan pengiriman, rute, musim, dan persyaratan khusus seperti penanganan tambahan. Karena setiap biaya tambahan mencerminkan kondisi spesifik pengiriman tersebut, seperti lokasi pengiriman atau waktu dalam setahun, jumlah dan nilai biaya tambahan yang diterapkan dapat berbeda antara satu pengiriman dan pengiriman berikutnya, bahkan untuk paket yang serupa.

Bagi bisnis yang melakukan pengiriman dalam volume besar, biaya-biaya kecil ini dapat dengan cepat terakumulasi menjadi jumlah yang besar. Biaya tersebut juga dapat mengikis margin jika tidak direncanakan dengan tepat dan diperhitungkan dalam penghitungan biaya sampai tujuan serta model penetapan harga. Inilah sebabnya mempertimbangkan biaya tambahan di awal, daripada baru mengetahuinya di faktur, menjadi makin penting seiring bertambahnya volume pengiriman.

Contoh perbandingan tarif dasar versus tarif dasar dengan biaya tambahan

Catatan: angka di bawah ini hanya ilustrasi berdasarkan pengiriman hipotetis. Tarif aktual bervariasi tergantung layanan, wilayah tujuan, dan jadwal biaya tambahan saat ini — selalu periksa lembar tarif FedEx terkini sebelum merencanakan anggaran.

Dalam contoh ini, biaya tambahan bahan bakar saja secara signifikan sudah meningkatkan total biaya pengiriman Anda melebihi biaya yang ditunjukkan dalam tarif penawaran. Hal ini membuktikan pentingnya memahami biaya tambahan yang dibebankan oleh perusahaan pengangkutan Anda dan penerapan biaya tersebut pada pengiriman Anda.

Perusahaan pengangkutan menghitung tarif dasar mereka berdasarkan rencana operasi standar. Meskipun perusahaan pengangkutan menyediakan layanan di luar paket standar ini, mereka tetap harus menanggung biaya tambahan untuk menyediakannya. Biaya tambahan diterapkan untuk menutupi biaya ini serta faktor eksternal seperti kenaikan harga bahan bakar.

Hal yang dianggap sebagai "standar" dapat berbeda-beda tergantung perusahaan pengangkutan. Misalnya, tidak seperti perusahaan pengangkutan ekspres layaknya FedEx, forwarder freight biasanya tidak menyertakan penjemputan dan pengantaran dalam tarif dasarnya, sehingga biaya ini dibebankan secara terpisah sebagai biaya tambahan.

Perubahan yang dilakukan setelah pengiriman yang sudah dipesan juga dapat dibebankan di luar rencana operasi standar perusahaan pengangkutan. Misalnya, jika pelanggan perlu memperbarui alamat pengiriman, perusahaan pengangkutan harus melakukan perubahan secara manual di seluruh sistem agar pembaruan tersebut tercatat. Hal ini menambah pekerjaan dan dapat dikenai biaya tambahan.

Terkadang, muncul persyaratan baru yang mungkin terlihat sebagai bagian dari layanan standar, tetapi belum diperhitungkan dalam biaya dasar perusahaan pengangkutan. Salah satu contohnya adalah persyaratan baru untuk pemrosesan kepabeanan untuk pengiriman ke Amerika Serikat dan Uni Eropa. Persyaratan ini membuat beberapa perusahaan pengangkutan menerapkan biaya pemrosesan barang inbound untuk menutupi kebutuhan sumber daya tambahan.

Memahami apa saja yang termasuk dalam layanan yang Anda pilih dapat membantu memperkirakan biaya tambahan yang mungkin dikenakan pada pengiriman Anda.

Biaya tambahan pengiriman sering kali termasuk dalam salah satu dari beberapa kategori yang berbeda. Karena metode perhitungan berbeda-beda di setiap perusahaan pengangkutan, penting untuk meninjau kondisi yang memicu biaya tambahan dan rumus perhitungannya agar anggaran dapat disusun secara akurat. Misalnya, beberapa biaya dikenakan dengan tarif tetap per paket, sedangkan biaya lainnya dihitung berdasarkan volume paket, berat aktual, atau faktor khusus terkait wilayah tujuan.

Biaya tambahan dinamis yang dipengaruhi kondisi pasar ditentukan oleh kekuatan pasar eksternal dan biaya terkait. Dua biaya utama dalam kategori ini adalah biaya tambahan bahan bakar dan biaya tambahan akibat tingginya permintaan.

Biaya tambahan bahan bakar

Biaya tambahan bahan bakar disesuaikan secara berkala mengikuti fluktuasi harga energi global dan biasanya dihitung sebagai persentase dari biaya pengiriman lainnya, bukan sebagai biaya tetap. 

Biaya tambahan akibat tingginya permintaan

Biaya tambahan akibat tingginya permintaan berlaku selama musim puncak dengan pengiriman dalam jumlah besar dan sebagai respons terhadap kapasitas regional atau kendala jaringan. Ketika volume pengiriman meningkat, perusahaan pengangkutan sering kali membutuhkan sumber daya tambahan untuk mengimbangi, seperti mempekerjakan staf tambahan, mengamankan lebih banyak ruang kargo pesawat, memperpanjang jam operasi fasilitas, atau menyewa peralatan penanganan tambahan. Biaya tambahan akibat tingginya permintaan membantu menutupi biaya tambahan ini.

Biaya tambahan administrasi dan penagihan mencakup biaya untuk aktivitas seperti pemrosesan dokumen fisik, faktur berbasis kertas, dan koreksi alamat manual akibat label pengiriman yang tidak lengkap atau tidak akurat. Biaya umum lainnya dalam kategori ini termasuk biaya perantara, biaya pemrosesan inbound, dan biaya penagihan pihak ketiga yang berlaku ketika faktur pengiriman harus dibayarkan oleh akun yang tidak terkait dengan pengirim.

Biaya tambahan berdasarkan lokasi adalah biaya yang dikenakan oleh perusahaan pengangkutan berdasarkan alamat pengiriman atau alamat penjemputan, yang mencerminkan waktu dan upaya tambahan untuk mencapai lokasi tertentu. Dua jenis umumnya adalah biaya tambahan pengiriman residensial, yang diterapkan saat paket dirutekan ke rumah pribadi atau bisnis rumahan, dan biaya tambahan di luar area pengantaran/di luar area penjemputan (ODA/OPA), yang diterapkan untuk pengiriman ke atau dari kode pos di daerah terpencil atau sulit dijangkau. Biaya tambahan bervariasi tergantung perusahaan pengangkutan dan biasanya telah ditetapkan sebelumnya. Perusahaan pengangkutan juga mencantumkan biaya yang berlaku untuk kode pos tertentu.

Biaya tambahan berlaku jika ukuran, berat, atau persyaratan penanganan paket berada di luar parameter standar, sehingga seringkali memerlukan penanganan manual daripada penyortiran otomatis. Jenis yang umum mencakup additional handling surcharge, yang dapat dikenakan untuk paket dengan berat lebih dari 25 kilogram, serta biaya tambahan untuk paket berukuran besar, yang berlaku untuk paket yang sangat besar atau melebihi batas ukuran konveyor standar. Biaya tambahan lainnya dalam kategori ini mencakup biaya tambahan untuk barang yang tidak dapat ditumpuk dengan aman ketika pengiriman.

Biaya tambahan berdasarkan peraturan dan persyaratan khusus berlaku untuk pengiriman yang memerlukan langkah kepatuhan tambahan karena isi kiriman tersebut. Biaya yang paling umum dalam kategori ini adalah biaya tambahan barang berbahaya, yang berlaku untuk pengiriman yang mengandung material berbahaya yang memerlukan penanganan dan dokumentasi khusus, serta biaya tambahan biang es, yang dikenakan pada pengiriman yang menggunakan biang es sebagai pendingin. Premi pemantauan dan intervensi mungkin juga berlaku untuk pengiriman yang memerlukan pelacakan aktif atau intervensi manual untuk memenuhi persyaratan peraturan tertentu.

Biaya tambahan untuk layanan dengan nilai tambah berlaku jika pengirim meminta layanan opsional di luar pengiriman standar. Biaya umum dalam kategori ini mencakup biaya tambahan pengiriman hari Sabtu dan biaya tambahan tanda tangan, yang diterapkan untuk tingkat konfirmasi tanda tangan tertentu, seperti tanda tangan tidak langsung, langsung, atau memerlukan tanda tangan orang dewasa.

Tabel di bawah ini merangkum beberapa biaya tambahan yang paling umum diterapkan pada pengiriman dan cara biaya tambahan ini biasanya dihitung oleh FedEx. Perlu diketahui bahwa biaya lain mungkin berlaku bergantung pada layanan atau perusahaan pengangkutan yang Anda pilih.

Berikut adalah beberapa langkah praktis yang dapat Anda lakukan untuk meminimalkan biaya tambahan dan berpotensi mengurangi biaya pengiriman secara keseluruhan.

Sebelum melakukan pengiriman bervolume besar dengan layanan atau rute baru, pertimbangkan untuk mengirimkan kiriman uji coba terlebih dahulu. Dengan demikian, Anda dapat memastikan total biaya tambahan yang berlaku, memastikan bahwa layanan sesuai dengan kebutuhan Anda, serta mengetahui adanya biaya tak terduga sebelum berdampak pada pesanan yang lebih besar.

Jika dianggap sesuai, bisnis dapat memilih untuk membebankan biaya tambahan tertentu kepada pelanggan, sama seperti biaya dasar pengiriman yang sering kali dibebankan kepada pelanggan. Misalnya, pelanggan yang melakukan pengiriman ke kode pos yang tercantum dalam daftar ODA/OPA perusahaan pengangkutan dapat dikenai biaya tambahan untuk menyesuaikan tarif dengan biaya sebenarnya untuk mengirimkan barang ke lokasi tersebut. Dengan transparansi mengenai cara biaya tersebut dihitung dan mencantumkannya secara akurat saat checkout, bisnis dapat memastikan biaya tambahan tersebut tertutupi tanpa harus menanggung seluruhnya dari margin keuntungan.

Biaya tambahan bahan bakar tidak hanya dihitung sebagai persentase dari tarif transportasi dasar Anda; biaya ini diakumulasikan dengan biaya lain seperti pengiriman residensial, permintaan, penanganan tambahan, dan biaya tambahan area terpencil. Untuk menghindari efek kumulatif ini, bersikaplah proaktif dan ambil langkah-langkah untuk meminimalkan atau menghindari biaya tambahan.

Untuk menghindari biaya tambahan terkait ukuran pengiriman, pertahankan dimensi dan berat paket dalam batas standar perusahaan pengangkutan Anda jika memungkinkan. Batas yang berlaku berbeda-beda tergantung jenis layanan, jadi periksa daftar biaya tambahan terbaru dari perusahaan pengangkutan Anda untuk mengetahui ketentuan yang berlaku pada layanan yang Anda gunakan. Perlu diketahui bahwa paket dengan bagian yang menonjol atau penggunaan selotip, film plastik, atau plastik pembungkus kedap udara yang berlebihan juga dapat mengganggu sistem penyortiran otomatis dan menyebabkan biaya tambahan. Pertimbangkan untuk menggunakan karton bergelombang sebagai pilihan yang kuat dan tahan lama untuk membantu mencegah kemasan menggembung selama pengiriman.

Layanan tarif tetap tertentu, sepertiFedEx 10kg Box danFedEx 25kg Box, tidak dikenai biaya tambahan pengiriman residensial, di luar area pengantaran (ODA), dan di luar area penjemputan (OPA) selama pengiriman tidak melebihi berat yang ditentukan. Opsi dan layanan tarif tetap seperti FedEx® International Connect Plus (FICP) yang tidak membebankan biaya tambahan residensial ini sangat cocok untuk bisnis yang membutuhkan biaya pengiriman yang dapat diprediksi.

Karena beberapa perusahaan pengangkutan telah memberlakukan biaya untuk pemrosesan formulir fisik, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mempertimbangkan digitalisasi dokumentasi pengiriman Anda. Selain mengurangi potensi biaya tambahan, dokumentasi elektronik dapat mengurangi kesalahan dan pengerjaan ulang—sehingga menambah potensi penghematan.  

Solusi seperti FedEx Electronic Trade Documents (ETD) memudahkan digitalisasi. Solusi sederhana dan efisien untuk mengelola dokumen perdagangan Anda, yang mengurangi limbah kertas dan keterlambatan kepabeanan.

Biaya administrasi, seperti biaya koreksi alamat, dapat dihindari dengan mengoptimalkan operasi dan memastikan akurasi sebelum barang pengiriman meninggalkan gudang Anda. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan mengintegrasikan validasi alamat otomatis ke dalam formulir online untuk mencegah label yang tidak lengkap atau salah.

Perencanaan proaktif merupakan cara yang paling efektif untuk mengelola anggaran logistik dan menjaga margin keuntungan. Dengan melakukan audit rutin dan tetap mendapatkan informasi terbaru tentang struktur biaya saat ini, Anda dapat merespons dan beradaptasi sesuai kebutuhan untuk memastikan operasi pengiriman Anda mendukung pertumbuhan bisnis.

Pelajari lebih lanjut berbagai biaya tambahan pengiriman dari FedEx.