Slik forbereder du eksportdokumentasjon

Her har du en sjekkliste over de vanligste eksportdokumentene du må ha med i forsendelsen, når du sender varer til et annet land:

• Eksportdeklarasjon
• Handelsfaktura
• Fraktbrev
• Pakkseddel
• Eksportlisens
• Opprinnelsessertifikat

Den nøyaktige listen over dokumenter du må legge ved, avhenger av varene du sender, landet det sendes til og eksportkontroll. Noen ganger må du også legge ved flere dokumenter i tillegg.

Se nedenfor for en mer detaljert forklaring av hvert dokument:
 

Eksportdeklarasjon
Dette dokumentet må sendes inn til og godkjennes av tollmyndighetene før varene forlater landet. Transportøren din bør kunne ta seg av dette ved å bruke informasjonen fra dokumentene du la ved.
 

Handelsfaktura
Sørg for at du har en handelsfaktura og at du fyller den ut på riktig måte. Dette innebærer en tydelig varebeskrivelse og verdien av varene dine.
 

Fraktbrev
Du trenger også et fraktbrev eller en fraktseddel. Fraktbrevet gir viktig informasjon om forsendelsen din, som antall varer, varebeskrivelse og vekt.
 

Pakkseddel
Det er verdt å legge ved en pakkseddel med forsendelsen din, siden noen land krever det. For å være på den sikre siden kan du også legge en seddel inni pakken.

Husk at en pakkseddel og en handelsfaktura er to ulike dokumenter. En handelsfaktura inkluderer prisen, mens en pakkseddel viser informasjon om varene, som vekt og mengde/antall.
 

Eksportlisens
En eksportlisens er et dokument utstedt av myndighetsinstanser som gir registrerte selskaper eller enkeltpersoner lov til å sende varer som ellers er begrenset. Det er viktig å sjekke om du trenger en eksportlisens i god tid før du sender.
 

Opprinnelsessertifikat
 Opprinnelsessertifikatet er et offisielt dokument som angir hvor et produkt ble produsert, fremstilt eller bearbeidet. Husk å sjekke på forhånd om du trenger et slikt sertifikat.

Alle forsendelsesdokumentene dine må overleveres til sjåføren sendt av transportøren når vedkommende kommer for å hente pakken eller forsendelsen din. Når sjåføren drar tilbake til transportørens stasjon, blir dokumentene sjekket for å se om alt er i orden. Hvis dokumentene er ufullstendige, blir forsendelsen din holdt igjen av transportøren, og du blir kontaktet, noe som sannsynligvis kan føre til en forsinkelse av forsendelsen.

Sørg for at informasjonen på hvert dokument er konsekvent. Informasjonen på fraktbrevet, handelsfakturaen og alle andre dokumenter må stemme overens. Hvis opplysningene ikke er konsekvente, kommer tollvesenet til å be om mer informasjon, og kunden din kan få problemer med å motta forsendelsen.