Poradź sobie z rosnącymi kosztami: pięć kluczowych strategii

Wiele firm w całej Europie odczuwa trudności związane z wyższymi kosztami. Niekorzystne czynniki ekonomiczne (i makroekonomiczne) podnoszą wydatki, które mogą być trudne do przerzucenia na inne firmy w podobnej sytuacji lub na konsumentów zmagających się z rosnącymi kosztami życia.

Najnowsze dane o inflacji (w momencie pisania*) pokazują, że roczna inflacja w UE wynosi 2,8%, co stanowi wzrost z 2,1% we wrześniu 2024 roku¹. Koszty pracy rosną znacznie szybciej, osiągając 5,1%, co wywiera większą presję na firmy². Chociaż ceny energii ostatnio się ustabilizowały, nadal są znacznie wyższe od ich historycznych średnich i znacznie przewyższają ceny w krajach konkurencyjnych, takich jak USA, Chiny i Indie³.

Nie dotyczy to tylko ekonomii. Firmy również odczuwają inne skutki kosztowe, w tym te wynikające z coraz częstszych zakłóceń w łańcuchach dostaw. W rzeczywistości Europejski Bank Inwestycyjny twierdzi, że zakłócenia w logistyce i dostępie do surowców są obecnie „głównymi przeszkodami” dla firm w UE⁴.

Czy można coś z tym zrobić? Chociaż nie ma łatwych odpowiedzi ani szybkich rozwiązań, są kroki, które możesz podjąć, aby lepiej zrozumieć presję kosztową i, miejmy nadzieję, wdrożyć środki, które pomogą ją złagodzić. Spójrz na te pomysły, aby zobaczyć, czy mogą pomóc.

Im więcej rozumiesz na temat swoich kosztów i tego, jak mogą się one zmieniać, tym bardziej prawdopodobne jest, że możliwe będzie wdrożenie skutecznej strategii ochrony swojego biznesu. Jest wiele wskaźników, które możesz śledzić, ale dobrym początkiem start jest koszt sprzedanych towarów (COGS). Są to bezpośrednie koszty związane z wytworzeniem Twoich produktów. Proste równanie to:

Początkowa wartość zapasów + zakupy w określonym okresie (w tym materiały i robocizna) – końcowa wartość zapasów = KWS

To pokazuje, ile kosztowała Cię sprzedaż w danym okresie. To kluczowy wskaźnik wykorzystywany w strategiach od ustalania cen po zarządzanie zapasami, a jego dokładne monitorowanie może być niezbędne do utrzymania marż zysku. Jeśli rośnie, to sygnał, że koszty materiałów lub nieefektywności produkcji mogą mieć wpływ⁵. Im wcześniej to zauważysz, tym lepiej będziesz w stanie złagodzić skutki.

Podobnie, może być przydatne monitorowanie progu rentowności – ilości towarów, które musisz sprzedać, aby pokryć koszty i zacząć osiągać zyski. Może się to zmieniać z czasem, ale uważne śledzenie tego (w tym analiza zarówno kosztów stałych, jak i zmiennych) może pomóc ci dostrzec przeoczone wydatki i zobaczyć wpływ zmieniających się trendów na twoje koszty⁶.

Prosty wzór, którego należy użyć to:
Całkowite koszty stałe / (cena sprzedaży za jednostkę – koszty zmienne na jednostkę) = próg rentowności na jednostkę

Wraz ze wzrostem cen należy zwracać uwagę nie tylko na koszty. To także strategia cenowa i sprzedażowa. Warto dokładnie zbadać rynek i porównać go z marżami i cenami konkurencji, a także ocenić, czy interakcje z klientami i ich zwyczaje zakupowe się zmieniają. Możesz nawet wyjść poza swoją branżę, aby zidentyfikować nowe strategie cenowe lub sposoby dotarcia na rynek, które mogą również wpłynąć na Twoją firmę⁷.

Dokładniejsza kontrola Twoich stanów magazynowych może pomóc Ci w ograniczeniu związanych z nimi wydatków, na przykład poprzez cięcie kosztów przechowywania, zwalczanie wysokich cen surowców poprzez zmniejszenie nadmiernych zapasów lub minimalizowanie dodatkowych kosztów wynikających z konieczności szybkiego działania, jeśli nie masz wystarczających zapasów.

Technologia może być Twoim sprzymierzeńcem, oferując wiele systemów, które pomogą Ci lepiej dostosować zapasy do potrzeb Twojej firmy. Jednym z przykładów jest prognozowanie, gdzie sztuczna inteligencja zmienia ten proces. McKinsey sugeruje, że wykorzystanie SI w prognozowaniu łańcucha dostaw może zmniejszyć liczbę błędów nawet o 50%, co przekłada się na zmniejszenie utraty sprzedaży i niedostępności produktów nawet o 65%, a także spadek kosztów magazynowania o 5–10% oraz kosztów administracyjnych o 25–40%⁸.

To nie tylko prognozowanie. Inne technologie, takie jak systemy kontroli zapasów i możliwość monitorowania ich w czasie rzeczywistym, mogą pomóc w redukcji kosztów dzięki większej wydajności i sprawniejszym operacjom.⁹

I nie zapominaj o ubytkach Zbyt duża utrata towarów z zapasów może mieć znaczny wpływ na zysk, dlatego warto zwrócić na to uwagę. Aby to rozwiązać, postępuj zgodnie z tym wzorem:¹⁰.

(Zarejestrowane zapasy – rzeczywiste zapasy) / zarejestrowane zapasy X 100 = ubytek

To da Ci wartość procentową, a im jest niższa, tym lepiej dla Twojej firmy.

Im bardziej wydajna działalność operacyjna, tym niższe koszty ogólne. Ponownie, technologia może tutaj pomóc, a im więcej procesów administracyjnych zautomatyzujesz, tym lepiej.

Innym obszarem, w którym oprogramowanie może pomóc, jest planowanie i wykorzystanie zasobów. Im sprawniej rozdysponujesz materiały, sprzęt i robociznę, tym wydajniejszy będziesz i tym niższe koszty poniesiesz¹¹.

Mając to na uwadze, warto również zastanowić się, czy możesz przyspieszyć czasy realizacji, na przykład eliminując zbędne etapy procesu produkcyjnego, badając alternatywnych dostawców lub budując silne relacje z już istniejącymi, aby wszelkie problemy, które mogą powodować opóźnienia, były rozwiązywane niezwłocznie. Oprócz możliwości zmniejszenia kosztów zapasów i wymagań dotyczących przechowywania, może to również pomóc w wzmocnieniu przepływu gotówki¹².

Kiedy koszty rosną, warto ściślej współpracować z dostawcami, aby sprawdzić, czy możesz wynegocjować lepsze warunki. Oferowanie dłuższych umów, większych wolumenów zamówień lub szybszych terminów płatności to sposoby, które mogą pomóc w uzyskaniu korzystniejszych cen. Zbadaj też innych dostawców, aby mieć dobre pojęcie o cenach, które możesz uzyskać gdzie indziej.

Oprócz znajdowania oszczędności, firmy mogą również prowadzić negocjacje mające na celu uniknięcie wyższych kosztów w przyszłości. To jest proaktywny krok, który może być bardzo wartościowy. Przykłady mogą obejmować oszczędzanie pieniędzy na spodziewanym corocznym wzroście cen dzięki negocjowaniu wieloletnich umów z wyprzedzeniem lub – zanim obecna umowa się skończy – proaktywne negocjowanie wyższej ceny, aby rozpocząć nową długoterminową umowę. Na początku byłoby to droższe, ale jeśli oczekuje się wzrostu cen, zaoszczędziłoby to pieniądze w dłuższej perspektywie¹³.

Warto też zwrócić uwagę na swoją bazę zaopatrzeniową i pomyśleć o wpływie, jaki może mieć ewentualne opóźnienie lub inny problem w jej obrębie. Zakłócenia w łańcuchu dostaw mogą wiązać się z wyższymi kosztami i niższymi zyskami, dlatego w zależności od Twojej firmy i jej potrzeb warto negocjować umowy z wieloma dostawcami, aby nie być zbytnio uzależnionym od jednego dostawcy, kraju lub nawet regionu.

Sposób, w jaki wyślesz swoje towary, może również wpływać na koszty, a robienie tego bardziej efektywnie może zaoszczędzić Ci pieniądze. Na przykład optymalizacja strategii pakowania może umożliwić najbardziej efektywne wykorzystanie dostępnej przestrzeni i uniknięcie konieczności płacenia za transport lotniczy. Zmniejszyć koszty mogą również lżejsze opakowania, podobnie jak użycie odpowiedniego rozmiaru opakowania do wysyłanych produktów.

Można też rozważyć kilka innych opcji. Kupowanie materiałów do pakowania w dużych ilościach lub ze zniżką, aby obniżyć koszty jednostkowe, to jedna z taktyk, podobnie jak wybór dostawcy oferującego bezpłatne opakowania. Możesz także spróbować znaleźć sposoby na obniżenie kosztów wysyłki. Na przykład możesz spróbować zaplanować przesyłki na mniej pracowite (i prawdopodobnie tańsze) okresy, negocjować z przewoźnikami stałe ceny z wyprzedzeniem lub sprawdzić, czy możesz skorzystać z dostępnych zniżek na wysyłki w ostatniej chwili.

Konsolidacja dostaw może również skutecznie przyczynić się do redukcji kosztów, jeśli możesz połączyć wiele mniejszych przesyłek w mniej większych. Również współpraca z innymi firmami może być opcją, co potencjalnie pozwoli Ci na wspólne korzystanie z zasobów transportowych, skorzystanie z efektu skali i wynegocjowanie lepszych stawek¹⁴.