Planowanie biznesowe na czwarty kwartał: wnioski po lecie i przygotowania do Świąt

Kiedy lato dobiega końca, myśli kierują się ku zbliżającym się świętom. Dla wielu małych i średnich firm dobre wyniki w tym okresie – lub ich brak – mogą znacząco wpłynąć na ogólne finanse w ciągu roku. Dlatego ważne jest, aby mieć je pod kontrolą.

W tym momencie warto przeanalizować, co dotychczas się sprawdziło, a co nie oraz jakie zmiany należy wprowadzić. Następnie można wykorzystać te wnioski w planowaniu biznesowym na czwarty kwartał, aby pomyślnie rozpocząć okres świąteczny. W trakcie planowania działań służących osiągnięciu pełnego potencjału firmy na pierwszy plan mogą wysunąć się takie kwestie, jak finanse, zapasy, marketing, logistyka i strategie radzenia sobie w okresach szczytowego zapotrzebowania.

Ale od czego zacząć? Jakie strategie należy wdrożyć, aby zagwarantować sukces firmy przez resztę roku – i później? Oto trzy praktyczne wskazówki, które pomogą Ci skutecznie zrealizować plan biznesowy na koniec roku.

To doskonały moment, aby małe i średnie firmy przeanalizowały, co sprawdziło się wiosną i latem, oraz jakie wnioski można wyciągnąć przed nadejściem jesieni i zimy.

Podczas przeprowadzania przeglądu warto przygotować się z wyprzedzeniem i mieć pod ręką wszystkie dane finansowe. Następnie można rozpocząć ocenę wyników – w tym realizacji celów, zadań i prognoz finansowych – aby stwierdzić, czy wszystko przebiega zgodnie z planem na dany rok¹.

Warto również zastanowić się nad swoim planowaniem strategicznym – czy przynosi ono pożądane rezultaty? Możesz wypełnić analizę SWOT, aby lepiej zrozumieć swoje otoczenie biznesowe i pomóc we wprowadzeniu niezbędnych zmian².

Obecnie nadszedł dobry moment, aby małe i średnie firmy przyjrzały się bliżej najnowszym trendom. Które produkty dobrze się sprzedają? Czy zauważono jakieś skoki lub spadki popytu w konkretnych okresach? Czy konsumenci reagują na Twoje działania marketingowe? Czy można wyciągnąć jakieś nowe wnioski od klientów? Wszelkie informacje uzyskane dzięki takim pytaniom można uwzględnić w planowaniu biznesowym na koniec roku.

Należy również przyjrzeć się wydajności łańcucha dostaw. Czy wystąpił nadmiar czy niedobór towarów – a jeśli tak, to dlaczego? Być może trzeba będzie poprawić prognozy lub zwiększyć niezawodność dostawców, aby zmaksymalizować potencjał czwartego kwartału.

Szczegóły ostatnich wyników finansowych i operacyjnych można wykorzystać do przygotowań do sezonu świątecznego. Na przykład, czy trzeba skorygować cele – w górę lub w dół – oraz ponownie ocenić przydział zasobów? Czy można bazować na sukcesach produktowych i marketingowych odnotowanych latem, aby ponownie skoncentrować wysiłki w czwartym kwartale?

W razie korekty celów należy upewnić się, że są one zgodne z kryteriami SMART (skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie). Dzięki temu można zyskać stabilne podstawy pozwalające przekształcić ambicje w konkretne wyniki.

Posiłkując się aktualnymi informacjami, można w pełni poświęcić się przygotowaniom do czwartego kwartału, w tym do niezwykle ważnego okresu świątecznego. Jest wiele rzeczy, które należy rozważyć przy strategii dla małej firmy, ale trzy ważne obszary mogą obejmować:

Wielu konsumentów odwleka zakupy świąteczne do ostatniej chwili. Według badań z 2024 roku mniej niż 3 na 10 osób spodziewa się zakończyć zakupy świąteczne do 18 grudnia⁴. Dlatego ważne jest radzenie sobie w sytuacji, gdy w ostatnich dniach przed świętami Bożego Narodzenia pojawi się ogrom pracy.

Aby mieć jak największe szanse, należy dobrze poznać swoje prognozy i mieć pewność, że poziomy zapasów są odpowiednie. Trzeba zastanowić się też, czy należy zwiększyć pojemność magazynową lub zrobić wcześniejsze plany z dostawcami, aby upewnić się, że mogą sprostać potrzebom.

Kluczowe znaczenie ma odpowiednie dostosowanie poziomu zatrudnienia w okresie świątecznym. W razie dużego ruch trzeba dysponować wystarczającą liczbą pracowników, którzy poradzą sobie z wyzwaniem i dadzą z siebie wszystko.

Warto z wyprzedzeniem przemyśleć, jakie umiejętności będą potrzebne i czy istnieje konieczność zatrudnienia pracowników tymczasowych, a także podjąć właściwe działania w odpowiednim czasie. Według badań ponad połowa firm ma trudności z rekrutacją wykwalifikowanych osób na stanowiska tymczasowe w szczycie sezonów⁵.

Można też rozważyć, czy nie trzeba podnieść kwalifikacji obecnych pracowników – szkolenia przekrojowe mogą zwiększyć wszechstronność kadry i uzupełniać braki w razie potrzeby⁶. Wiąże się to z innymi strategiami optymalizacji – takimi jak zarządzanie harmonogramem, monitorowanie wydajności oraz promowanie współpracy i elastyczności – które są przydatne, gdy nie można zwiększyć liczby pracowników.

O tej porze roku Biuro Obsługi Klienta musi mierzyć się z kilkoma wyzwaniami. Przede wszystkim przez natłok pracy nie da się poświęcić klientom należytej uwagi. Ponadto może się zdarzyć, że wiele osób będzie kupowało u Ciebie po raz pierwszy, a nie dostaniesz drugiej szansy, aby zrobić dobre pierwsze wrażenie.

Aby poradzić sobie z trudnościami, niezbędna jest przejrzysta komunikacja. Należy pamiętać o podaniu terminu składania zamówień, aby zagwarantować dostawy przed świętami Bożego Narodzenia, a także o poinformowaniu klientów o ewentualnych brakach magazynowych produktów oraz innych zmianach sezonowych takich jak wydłużenie czasu dostawy. Ważne jest również, aby zapewnić wystarczającą liczbę pracowników Biura Obsługi Klienta – można wziąć przykład z poprzedniego roku, aby określić zapotrzebowanie. Jeśli jednak spodziewasz się dużego natężenia pracy, warto sprawdzić, czy istnieją narzędzia automatyzujące, które można wykorzystać w celu zmniejszenia obciążenia⁷.

Należy się także upewnić, że Twoje wysyłki stoją na odpowiednim poziomie – sezon świąteczny to ostatni moment, w którym chcesz zawieść kogokolwiek. Pamiętaj o terminach końcowych przewoźnika i potencjalnych dopłatach okresowych oraz upewnij się, że możesz informować klientów na bieżąco podczas dostaw, korzystając z informacji o monitorowaniu i proaktywnych aktualizacji.

Każde planowanie biznesowe na koniec roku powinno również uwzględniać początek przyszłego roku. W końcu zwroty z sezonu świątecznego mogą pojawić się w pierwszym kwartale, ale trzeba je zaplanować na długo przed tym. Ale należy też wziąć pod uwagę pozytywne czynniki – takie jak utrzymanie nowych klientów, których udało się pozyskać, lub wyciągnięcie wniosków z bieżącego roku, aby następny był jeszcze lepszy.

Zwroty są nieuniknioną częścią e-commerce i chociaż nigdy nie będą mile widziane, istnieją strategie, które można zastosować, aby zminimalizować związane z nimi niedogodności. Oferowanie jak największej liczby opcji zwrotów to jedno, ponieważ im łatwiej klientom zwrócić przedmioty, tym łatwiejsze jest to także dla Ciebie. Im więcej można zrobić, aby zautomatyzować procesy zwrotów wewnętrznie – w tym wydawanie zwrotów – tym lepiej, ponieważ może to zmniejszyć liczbę błędów i obciążenie pracą⁸.

Inne opcje obejmują wydłużony termin zwrotów, co może zmniejszyć presję na Twoją sieć logistyczną i magazyny⁹. Prosty proces wysyłki dla klientów ma kluczowe znaczenie, dlatego należy zapewnić jasne instrukcje i ułatwienia, takie jak wstępnie wydrukowane etykiety zwrotne (oraz faktury handlowe w przypadku przesyłek międzynarodowych).

Zmiana kupujących jednorazowo w lojalnych klientów jest kluczowym elementem wielu strategii małych firm. To także wyzwanie, więc planuj z wyprzedzeniem – dzięki skutecznemu zaangażowaniu klientów możesz osiągnąć sukces, więc zastanów się, co może sprawdzić się w Twojej firmie. Spersonalizowany marketing, oferty noworoczne, a nawet kontakty w mediach społecznościowych lub proszenie o konstruktywne opinie – to wszystko może pomóc w pogłębieniu więzi i budowaniu lojalności¹⁰.

Można też rozważyć kilka innych strategii. Na przykład marketing polecający, w ramach którego klienci otrzymują zniżkę, jeśli znajomy dokona zakupu, jest świetnym sposobem na przyciągnięcie nowych klientów i dodatkowe zakupy od stałych¹¹. Pamiętaj, że komunikacja nie musi polegać tylko na sprzedaży nowych produktów. Małe i średnie firmy mogą dodać wartość i wzmocnić zaangażowanie, oferując przydatne treści, takie jak poradniki lub inne istotne dla marki informacje, które mogą zainteresować klientów¹².

Twoje wyniki w czwartym kwartale – kiedy wiele firm jest najbardziej zajętych – mogą przydać się w przyszłym roku i kolejnych latach. Jednym z powodów jest to, że oprócz ogólnych danych dotyczących sprzedaży, marketingu i wyników finansowych, które można zebrać, zapewnia to również lepszą ocenę funkcjonowania firmy w trudnych warunkach.

Na przykład, czy udało Ci się dotrzymać obietnic dotyczących dostaw na Boże Narodzenie? Czy zabrakło Ci zapasów z powodu złego prognozowania lub problemów z dostawcami? Czy wystąpiły problemy z kontrolowaniem przepływów pieniężnych? Czy w tym intensywnym okresie udało Ci się utrzymać poziom obsługi klientów? Czy Twoja strona internetowa była w pełni sprawna przez cały czas?

Istnieje wiele innych wskaźników, ale lepsze zrozumienie tego, jak firma wypadła na ich tle – oraz przyczyn ewentualnych niedociągnięć – pozwoli na wdrożenie rozwiązań, które poprawią jej funkcjonowanie.

Przygotowanie firmy do kluczowego okresu świątecznego ma ogromne znaczenie dla maksymalnego wykorzystania jej potencjału, niezależnie od tego, czy chodzi o zadowolenie obecnych klientów, czy pozyskanie – i utrzymanie – nowych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, oprócz omówionych tutaj strategii w SMB Hub dostępne są inne artykuły, które mogą Ci pomóc – w tym nasz przewodnik po zakupach na ostatnią chwilę.

Wyłączenie odpowiedzialności: Informacje zawarte na tej stronie nie stanowią porady prawnej, podatkowej, finansowej, księgowej ani handlowej, ale mają na celu przedstawienie ogólnych informacji dotyczących działalności i handlu. Treść, informacje i usługi opisane w serwisie FedEx Small Business Hub nie zastępują profesjonalnej porady, na przykład (ale nie wyłącznie) udzielonej przez prawnika, kancelarię prawną, księgowego lub doradcę finansowego.