Rozmawiający ludzie

Jak wypełnić międzynarodowe dokumenty przewozowe

Jak wypełnić międzynarodowe dokumenty przewozowe

Jak wypełnić fakturę handlową?

Omówienie

Faktura handlowa to najważniejszy dokument wykorzystywany przez agencje celne w większości krajów do kontroli importu, wyceny towarów oraz ustalania wysokości cła.

Będąc eksporterem przesyłki, odpowiadasz za dostarczenie faktury handlowej. Ponieważ stanowi ona podstawę dla wszystkich innych międzynarodowych dokumentów przewozowych, jest pierwszym dokumentem, który należy wypełnić. Urzędnicy celni wykorzystują ten dokument (oraz wszelkie inne dokumenty, których wymaga przesyłka) do przetworzenia przesyłki, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie podane przez Ciebie informacje są rzetelne i dokładne.

Faktura handlowa musi być wypełniona w języku angielskim. Informacje podawane na innych międzynarodowych dokumentach przewozowych, w tym na etykiecie wysyłkowej, muszą być zgodne z informacjami podanymi na fakturze handlowej. Jeśli nie posiadasz własnej faktury handlowej, pobierz poniżej nasz wzór faktury handlowej w edytowalnym formacie pdf.

Przekazanie dokumentacji celnej drogą elektroniczną za pośrednictwem FedEx® Electronic Trade Documents (ETD) może pomóc uniknąć opóźnień w urzędzie celnym. Aby rozpocząć, wystarczy wykonać kilka prostych kroków.

Kiedy jest potrzebna faktura handlowa?

Faktura handlowa jest wymagana dla wszystkich międzynarodowych przesyłek towarowych (z wyłączeniem przesyłek wewnątrzunijnych). Innymi słowy, jest ona wymagana w przypadku każdej przesyłki międzynarodowej o charakterze komercyjnym. Większość przesyłek niedokumentowych jest klasyfikowana jako przesyłki towarowe.

Aby uzupełnić fakturę handlową, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
 

1. Numer międzynarodowego lotniczego listu przewozowego

Podaj numer międzynarodowego lotniczego listu przewozowego, stanowiący główną informację referencyjną dotyczącą Twojej przesyłki.

2. Informacje referencyjne dotyczące eksportu (tj. numer zamówienia, numer faktury itp.)

W przypadku odprawy celnej zawsze wymagany jest numer faktury

3. Nadawca/Eksporter

Pełna nazwa firmy, adres, numer telefonu oraz numer EORI (Wspólnotowy System Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych) lub identyfikator podatkowy eksportera. Pamiętaj, że nadawca jest właścicielem towaru i może się on różnić od adresu odbioru.

4. Odbiorca/Importer

Pełna nazwa firmy, adres, numer telefonu oraz numer EORI lub identyfikator podatkowy importera.

5. Importer – jeśli inny niż odbiorca

Jeśli przesyłka obsługiwana będzie przez importera niebędącego jej odbiorcą, należy podać pełną nazwę firmy, adres oraz numer telefonu tego importera.

6. Pełny opis towarów

Załączenie dokładnego opisu zawartości przesyłki jest niezbędne do dokonania odprawy celnej w odpowiednim czasie. Niedokładne lub niejasne opisy przesyłek są jedną z najczęstszych przyczyn opóźnień celnych. Zamieszczanie spójnych, szczegółowych opisów na wszystkich dokumentach pomoże zapewnić terminową odprawę celną.

Opis powinien odpowiadać na następujące pytania:

  • Co to jest?
  • Ile sztuk?
  • Z czego jest to wykonane?
  • Do czego jest to przeznaczone?

Uwaga: Do każdego rodzaju towaru należy dołączyć oddzielne opisy. Jeśli na przykład wysyłasz 15 identycznych swetrów i 30 identycznych par tenisówek, musisz zamieścić oddzielne opisy dla grupy swetrów i grupy tenisówek.

Pamiętaj również o podaniu składu materiału, np. 80% bawełny i 20% poliestru, a także sprawdź, czy wymagane są dodatkowe formalności, np. deklaracja obuwia jest wymagana przy wysyłce obuwia do USA.

Przykłady:

Niewłaściwy opis

Umieszczenie prawidłowego kodu Systemu Zharmonizowanego (HS) sprawi, że opis towarów będzie zrozumiały dla władz wszystkich krajów.

FedEx International Shipping Assist może pomóc w szybkim i dokładnym określeniu kodu HS dla Twoich towarów.

7. Kraj/terytorium produkcji

Podaj nazwę kraju lub terytorium, gdzie zostały wytworzone lub wyprodukowane towary wchodzące w skład przesyłki. Jeśli przesyłka zawiera towary wyprodukowane w różnych krajach lub na różnych terytoriach, podaj poszczególne miejsca przy opisie każdego produktu.

8. Wartość jednostkowa

Wymagane jest podanie prawdziwej wartości celnej, nawet jeśli przesyłane towary nie mają wartości transakcyjnej. Jeśli przesyłka zawiera towary o różnych wartościach, podaj poszczególne wartości przy opisie każdego produktu.

9. Podaj powód wysyłki

Ta informacja może pomóc w zmniejszeniu ryzyka zatrzymań i opóźnień celnych, ale nie tylko. Niektóre towary mogą być objęte specjalnymi procedurami celnymi lub nawet niższymi opłatami celnymi. Chodzi tu o przesyłki, które są wysyłane jako prezenty, zwroty, naprawy, próbki lub produkty do testowania. Jeśli powód wysyłki nie zostanie podany, odbiorca może zapłacić wyższe opłaty celne, niż jest to konieczne.

Nie zapomnij podać swojego kodu procedury celnej (CPC), jeśli jest Ci on znany. Kod ten informuje nas o prawidłowej procedurze odprawy celnej, która powinna być zastosowana.

10. Dołącz właściwy Incoterm®.

Incoterms® lub międzynarodowe reguły handlowe to seria predefiniowanych reguł handlowych, opublikowanych przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC), odnoszących się do międzynarodowego prawa handlowego.

Jest to zestaw skrótów służących do określenia, kto ponosi ryzyko związane z przesyłką. Przez ryzyko rozumiemy odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie przesyłki lub to, czyje ubezpieczenie może być potencjalnie wykorzystane w przypadku roszczenia.

11. Rozliczanie ceł i podatków

Cła, podatki i opłata za wysyłkę będą domyślnie pobierane od odbiorcy, chyba że nadawca zaznaczy opcję "Pokrywa nadawca" na lotniczym liście przewozowym. Jeśli odbiorca odrzuci przesyłkę lub odmówi zapłaty, nadawca jest ostatecznie odpowiedzialny za wszelkie cła, podatki i opłaty naliczone od przesyłki.

12. Sprawdź, czy Twoje towary kwalifikują się do bezcłowego importu w miejscu przeznaczenia

W zależności od kraju przeznaczenia, Twoje towary mogą być uprawnione do bezcłowego dostępu w miejscu przeznaczenia. UE i Wielka Brytania posiadają szereg umów o wolnym handlu (FTA), które umożliwiają bezcłowy dostęp do krajów trzecich. Aby z nich skorzystać, konieczne może być wypełnienie dodatkowej dokumentacji lub dodanie do faktury handlowej oświadczenia potwierdzającego pochodzenie towarów.

13. Podpis

Przed podpisaniem deklaracji upewnij się, że wszystkie informacje są zgodne z lotniczym listem przewozowym. Umieść na paczce oryginał faktury handlowej oraz dwie jej kopie (osobno podpisane) wraz z lotniczym listem przewozowym.

Jak wypełnić lotniczy list przewozowy online i przesłać dokumentację celną przy użyciu aplikacji FedEx Ship Manager® na stronie fedex.com

Zaloguj się do FedEx Ship Manager na stronie fedex.com

  1. Kliknij Preferencje powyżej sekcji „Szczegóły dotyczące rozliczania”.
  2. Zaznacz pole „Pozwól na korzystanie z Electronic Trade Documents”.
  3. Kliknij „Zapisz zmiany” i gotowe!
  1. Informacje o nadawcy

    Podaj swój pełny adres i numer telefonu.

    W przypadku przesyłek handlowych wysyłanych poza teren Unii Europejskiej podaj swój numer EORI.

  2. Informacje o odbiorcy

    Podaj dane adresowe i numer telefonu odbiorcy.

    W przypadku przesyłek handlowych wysyłanych poza teren Unii Europejskiej należy podaj numer EORI lub identyfikator podatkowy odbiorcy.

  3. Informacje o płatniku

    Uzupełnij informacje dotyczące płatnika kosztów przewozu, cła i podatków.

Dokumentacja celna – krok 2
  1. Wprowadź informacje o produktach/towarach

    W przypadku przesyłek wymagających dokumentów celnych pojawi się nowe okno umożliwiające wprowadzenie wszystkich informacji o towarach

  2. Informacje o towarach

    W przypadku każdego towaru w przesyłce podaj:

    • Pełny opis towarów w języku angielskim
      • Co to jest?
      • Z czego jest to wykonane?
      • Ile tego jest?
      • Jakie jest tego przeznaczenie?
    • Wartość celna: wymagane jest podanie prawdziwej wartości celnej, nawet jeśli przesyłane towary nie mają wartości transakcyjnej (wartość zerowa nie jest dopuszczalna).
    • Kraj/terytorium produkcji: jeśli przesyłka zawiera towary wyprodukowane w różnych krajach lub na różnych terytoriach, podaj poszczególne miejsca przy opisie każdego produktu.
  3. Wybierz podstawowe dokumenty celne, które chcesz przesłać lub utworzyć

    • Faktura handlowa
      • Nasze zalecenie: skorzystaj z własnej faktury handlowej
      • Upewnij się, że funkcja Electronic Trade Documents jest włączona – umożliwi to przesłanie dokumentacji w formie elektronicznej
      • Upewnij się, że informacje na fakturze handlowej pokrywają się z tymi w lotniczym liście przewozowym
    • Faktura pro forma
      • W przypadku wysyłki bezpłatnych towarów, takich jak próbki produktów, katalogi lub produkty nieprzeznaczone do sprzedaży
      • Nie wszystkie kraje i terytoria akceptują faktury pro forma – zalecamy przygotowywanie we wszystkich przypadkach faktury handlowej, ponieważ nie wiąże się to z dodatkowym nakładem pracy
    • Dodatkowe dokumenty handlowe
      • Załącz wszelkie inne dokumenty handlowe wymagane w przypadku Twojego towaru / miejsca docelowego 
Dokumentacja celna – krok 3
  1. Drukowanie etykiet i dokumentów

    Ostatnim krokiem jest weryfikacja i drukowanie lotniczego listu przewozowego

  2. Dołączone dokumenty

    Możesz wyświetlić dokumenty, które zostały dołączone do Twojej przesyłki

  3. Instrukcja postępowania po wydrukowaniu

    Złóż wydrukowaną stronę wzdłuż linii poziomej

    Umieść etykietę w woreczku i przymocuj go do przesyłki

Uwaga: Jeśli Twoja faktura handlowa nie została przesłana przy użyciu aplikacji FedEx Ship Manager®, wydrukuj trzy kopie faktury handlowej, podpisz je i umieść na przesyłce wraz z lotniczym listem przewozowym

Dokumentacja celna – krok 4