Jak wypełnić międzynarodowe dokumenty przewozowe

Faktura handlowa to najważniejszy dokument wykorzystywany przez agencje celne w większości krajów do kontroli importu, wyceny towarów oraz ustalania wysokości cła.

Będąc eksporterem przesyłki, odpowiadasz za dostarczenie faktury handlowej. Ponieważ stanowi ona podstawę dla wszystkich innych międzynarodowych dokumentów przewozowych, jest pierwszym dokumentem, który należy wypełnić. Urzędnicy celni wykorzystują ten dokument (oraz wszelkie inne dokumenty, których wymaga przesyłka) do przetworzenia przesyłki, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie podane przez Ciebie informacje są rzetelne i dokładne.

Faktura handlowa musi być wypełniona w języku angielskim. Informacje podawane na innych międzynarodowych dokumentach przewozowych, w tym na etykiecie wysyłkowej, muszą być zgodne z informacjami podanymi na fakturze handlowej. Jeśli nie posiadasz własnej faktury handlowej, pobierz poniżej nasz wzór faktury handlowej w edytowalnym formacie pdf.

Przekazanie dokumentacji celnej drogą elektroniczną za pośrednictwem FedEx^® Electronic Trade Documents (ETD) może pomóc uniknąć opóźnień w urzędzie celnym. Aby rozpocząć, wystarczy wykonać kilka prostych kroków.

Faktura handlowa jest wymagana dla wszystkich międzynarodowych przesyłek towarowych (z wyłączeniem przesyłek wewnątrzunijnych). Innymi słowy, jest ona wymagana w przypadku każdej przesyłki międzynarodowej o charakterze komercyjnym. Większość przesyłek niedokumentowych jest klasyfikowana jako przesyłki towarowe.

Aby uzupełnić fakturę handlową, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
 

1. Numer międzynarodowego lotniczego listu przewozowego

Podaj numer międzynarodowego lotniczego listu przewozowego, stanowiący główną informację referencyjną dotyczącą Twojej przesyłki.

2. Informacje referencyjne dotyczące eksportu (tj. numer zamówienia, numer faktury itp.)

W przypadku odprawy celnej zawsze wymagany jest numer faktury

3. Nadawca/Eksporter

Pełna nazwa firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail oraz numer EORI (Wspólnotowy System Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych) i nr VAT / nr identyfikacji podatkowej eksportera. Pamiętaj, że właścicielem towaru jest nadawca, w związku z tym adres odbioru może być inny.

4. Odbiorca/Importer

Pełna nazwa firmy, adres, numer telefonu oraz numer EORI lub identyfikator podatkowy importera.

5. Importer – jeśli inny niż odbiorca

Jeśli przesyłka obsługiwana będzie przez importera niebędącego jej odbiorcą, należy podać pełną nazwę firmy, adres oraz numer telefonu tego importera.

6. Pełny opis towarów

Załączenie dokładnego opisu zawartości przesyłki jest niezbędne do dokonania odprawy celnej w odpowiednim czasie. Niedokładne lub niejasne opisy przesyłek są jedną z najczęstszych przyczyn opóźnień celnych. Zamieszczanie spójnych, szczegółowych opisów na wszystkich dokumentach pomoże zapewnić terminową odprawę celną.

Opis powinien odpowiadać na następujące pytania:

• Co to jest?
• Ile sztuk?
• Z czego jest to wykonane?
  
• Do czego jest to przeznaczone?

Uwaga: Do każdego rodzaju towaru należy dołączyć oddzielne opisy. Jeśli na przykład wysyłasz 15 identycznych swetrów i 30 identycznych par tenisówek, musisz zamieścić oddzielne opisy dla grupy swetrów i grupy tenisówek.

Pamiętaj również o podaniu składu materiału, np. 80% bawełny i 20% poliestru, a także sprawdź, czy wymagane są dodatkowe formalności, np. deklaracja obuwia jest wymagana przy wysyłce obuwia do USA.

Przykłady:

Umieszczenie prawidłowego kodu Systemu Zharmonizowanego (HS) sprawi, że opis towarów będzie zrozumiały dla władz wszystkich krajów.

FedEx International Shipping Assist może pomóc w szybkim i dokładnym określeniu kodu HS dla Twoich towarów.

7. Kraj/terytorium produkcji

Podaj nazwę kraju lub terytorium, gdzie zostały wytworzone lub wyprodukowane towary wchodzące w skład przesyłki. Jeśli przesyłka zawiera towary wyprodukowane w różnych krajach lub na różnych terytoriach, podaj poszczególne miejsca przy opisie każdego produktu.

8. Wartość jednostkowa

Wymagane jest podanie prawdziwej wartości celnej, nawet jeśli przesyłane towary nie mają wartości transakcyjnej. Jeśli przesyłka zawiera towary o różnych wartościach, podaj poszczególne wartości przy opisie każdego produktu.

9. Określ dokładną wagę przesyłki

Podanie dokładnej wagi przesyłki na liście przewozowym i fakturze handlowej jest niezbędnym prawnym wymogiem, jeśli chodzi o dokumenty celne i dotyczące bezpieczeństwa. Należy podać wagę netto i brutto każdej pozycji towaru, jednostkę miary (np. kg) oraz liczbę (np. 4 elementy).

Uwaga, przesyłka będzie skanowana kilkukrotnie podczas całego przewozu. Będą wykonywane też pomiary wagi oraz wymiarów. W przypadku zmian, można dokonać korekty tak, aby dokumenty przewozowe je odzwierciedlały. Podanie nieprawidłowej wagi może skutkować wyższymi kosztami frachtu niż oczekiwane.

10. Podaj powód wysyłki

Ta informacja może pomóc w zmniejszeniu ryzyka zatrzymań i opóźnień celnych, ale nie tylko. Niektóre towary mogą być objęte specjalnymi procedurami celnymi lub nawet niższymi opłatami celnymi. Chodzi tu o przesyłki, które są wysyłane jako prezenty, zwroty, naprawy, próbki lub produkty do testowania. Jeśli powód wysyłki nie zostanie podany, odbiorca może zapłacić wyższe opłaty celne, niż jest to konieczne.

Nie zapomnij podać swojego kodu procedury celnej (CPC), jeśli jest Ci on znany. Kod ten informuje nas o prawidłowej procedurze odprawy celnej, która powinna być zastosowana.

11. Dołącz właściwy Incoterm®

Incoterms® lub międzynarodowe reguły handlowe to seria predefiniowanych reguł handlowych, opublikowanych przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC), odnoszących się do międzynarodowego prawa handlowego.

Jest to zestaw skrótów służących do określenia, kto ponosi ryzyko związane z przesyłką. Przez ryzyko rozumiemy odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie przesyłki lub to, czyje ubezpieczenie może być potencjalnie wykorzystane w przypadku roszczenia.

12. Naliczanie ceł i podatków

Cła, podatki i opłata za wysyłkę będą domyślnie pobierane od odbiorcy, chyba że nadawca zaznaczy opcję "Pokrywa nadawca" na lotniczym liście przewozowym. Jeśli odbiorca odrzuci przesyłkę lub odmówi zapłaty, nadawca jest ostatecznie odpowiedzialny za wszelkie cła, podatki i opłaty naliczone od przesyłki.

13. Sprawdź, czy Twoje towary kwalifikują się do bezcłowego importu w miejscu przeznaczenia

W zależności od kraju przeznaczenia, Twoje towary mogą być uprawnione do bezcłowego dostępu w miejscu przeznaczenia. UE i Wielka Brytania posiadają szereg umów o wolnym handlu (FTA), które umożliwiają bezcłowy dostęp do krajów trzecich. Aby z nich skorzystać, konieczne może być wypełnienie dodatkowej dokumentacji lub dodanie do faktury handlowej oświadczenia potwierdzającego pochodzenie towarów.

14. Podpis

Przed podpisaniem deklaracji upewnij się, że wszystkie informacje są zgodne z lotniczym listem przewozowym. Umieść na paczce oryginał faktury handlowej oraz dwie jej kopie (osobno podpisane) wraz z lotniczym listem przewozowym.