ใบรับสินค้า (GRN) คืออะไร

ใบรับสินค้า (GRN) คือเอกสารทางการซึ่งออกให้เมื่อธุรกิจได้รับการจัดส่งสินค้าจากซัพพลายเออร์ 

เอกสารนี้เป็นการยืนยันว่าการจัดส่งได้เกิดขึ้นจริง และทำหน้าที่เป็นใบรับสินค้าที่ยืนยันว่าสินค้าตรงกับใบสั่งซื้อทั้งในด้านปริมาณและสภาพ

นอกจากนี้ เอกสาร GRN ยังมีบทบาทสำคัญในการรักษาความถูกต้องของสินค้าคงคลัง การตรวจสอบยืนยันประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ และการรับรองว่าการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ถูกต้อง

เทมเพลตใบรับสินค้ามาตรฐานมักจะประกอบด้วย:

• ชื่อซัพพลายเออร์และเวลา/วันที่จัดส่ง

• รายละเอียดสินค้า (ชื่อ ขนาด ประเภท ข้อมูลจำเพาะทางเทคนิค)

• ปริมาณที่จัดส่ง 

• หมายเลขคำสั่งซื้อ

• ชื่อและลายเซ็นของตัวแทนของซัพพลายเออร์

• ชื่อและลายเซ็นของผู้จัดการที่รับสินค้า 

• สถานที่จัดส่ง 

• ความคิดเห็นหรือหมายเหตุเกี่ยวกับสภาพ

ใบรับสินค้าจะมีการสร้างขึ้นโดยองค์กรผู้รับสินค้าหลังจากตรวจสอบสินค้าที่จัดส่งมาแล้ว เอกสารนี้จะบันทึกว่าสินค้าตรงตามข้อกำหนดที่คาดไว้ 

ในทางกลับกัน หลักฐานการส่งมอบมักจะมีการจัดเตรียมโดยผู้รับส่งพัสดุและทำหน้าที่เพียงยืนยันว่าการจัดส่งเกิดขึ้นแล้ว 

โดยปกติแล้ว ใบรับสินค้าจะให้รายละเอียดการตรวจสอบยืนยันที่ครบถ้วนมากกว่าและมีการใช้งานกันภายในสำหรับบันทึกการชำระเงินและบันทึกสินค้าคงคลัง ในขณะที่เอกสารยืนยันแบบหลักฐานการส่งมอบอาจจะจำกัดอยู่เฉพาะแค่เวลาและสถานที่ของการส่งมอบเท่านั้น

เมื่อสินค้าได้รับการจัดส่งแล้ว แผนกที่รับสินค้ามักจะทำการตรวจสอบสินค้าเหล่านั้น หากสินค้าอยู่ในสภาพที่ถือว่ายอมรับได้ แผนกที่รับสินค้าอาจออกใบรับสินค้าและแจกจ่ายสำเนาไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง เช่น ทีมฝ่ายจัดซื้อและทีมฝ่ายการเงิน

จากนั้น อาจมีการใช้ GRN ในการจับคู่ใบสั่งซื้อ ซึ่งหมายความว่าจะมีการเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าเพื่อตรวจหาความไม่ตรงกันหรือข้อผิดพลาดก่อนที่จะทำการชำระเงิน

นอกจากนี้ อาจมีการป้อนใบรับสินค้าเข้าสู่ระบบสินค้าคงคลังเพื่อให้แน่ใจว่าระดับสินค้าคงคลังถูกต้อง 

ข้อมูลที่ให้ไว้ในเอกสารนี้ไม่ใช่และไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ใช้เป็นคำแนะนำทางกฎหมายและ/หรือทางธุรกิจ หากแต่ข้อมูลที่มีอยู่ในที่นี้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ใช้เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ผู้ที่อ่านเอกสารนี้ควรติดต่อที่ปรึกษาของตนเองเพื่อขอคำแนะนำในเรื่องใดหรือหัวข้อใดก็ตามที่ระบุไว้ในที่นี้ เนื้อหาในเอกสารนี้จัดทำขึ้น "ตามสภาพจริง" ดังนั้น FedEx จึงไม่รับประกันหรือรับรองในด้านสกุลเงิน ความถูกต้อง และ/หรือความเพียงพอของข้อมูลที่ระบุไว้ในที่นี้ และจะไม่รับผิดชอบต่อความน่าเชื่อถือใดๆ ที่มีต่อข้อมูลดังกล่าว  เพื่อหลีกเลี่ยงข้อสงสัย เราขอปฏิเสธความรับผิดใดๆ และทั้งหมดอย่างชัดแจ้งซึ่งเกี่ยวข้องกับการดำเนินการที่เกิดขึ้นหรือไม่เกิดขึ้นอันมาจากเนื้อหาของเอกสารนี้