Hướng dẫn cơ bản về quy trình vận chuyển an toàn hàng nặng với chi phí hợp lý

Giới thiệu về quy trình vận chuyển hàng nặng

Quy trình vận chuyển hàng nặng đi kèm với một số thách thức, bao gồm các hạn chế về trọng lượng, chi phí vận chuyển cao, bao bì chuyên dụng và các yêu cầu xử lý cụ thể. Vì vậy, hoạt động vận chuyển các kiện hàng lớn cho đơn hàng thương mại điện tử, chuyển các món đồ gia dụng hoặc quản lý hàng nặng kinh doanh đều cần lên kế hoạch cẩn thận.

Các yếu tố như giới hạn kích thước và trọng lượng của hãng vận tải, định giá dựa trên trọng lượng theo kích thước, tùy chọn tốc độ giao hàng, tránh các khoản phí ẩn khi giao gói hàng lớn và đóng gói đúng cách có thể giúp giảm chi phí vận chuyển hàng nặng.

Các yếu tố cần xem xét khi vận chuyển hàng nặng và cồng kềnh

Trọng lượng và kích thước của gói hàng sẽ xác định các hạn chế của hãng vận tải và ảnh hưởng đáng kể đến chi phí vận chuyển hàng nặng. 

Hạn chế về trọng lượng và kích thước theo hãng vận tải

Hầu hết các hãng vận tải đều có giới hạn trọng lượng đối với dịch vụ vận chuyển kiện hàng lớn, thường giới hạn các gói hàng trong khoảng 32 – 68 kg đối với các đơn hàng giao đến hộ gia đình (tùy thuộc vào hãng vận tải). Giới hạn kích thước cũng thường được áp dụng, trong đó chiều dài gói hàng thường được nhiều hãng vận tải giới hạn ở mức khoảng 274 cm.  

Một số hãng vận tải cũng có thể hạn chế việc giao kiện hàng lớn đến các địa chỉ trong khu dân cư. Trong những trường hợp này, có thể cần giao hàng đến các địa điểm hoặc điểm tập kết thương mại. 

Tuy nhiên, một số hãng vận tải có quy định nghiêm ngặt hơn và có thể không nhận xử lý bất kỳ lô hàng nào có tổng trọng lượng trên 300 kg. 

Đối với một số lộ trình nhất định, hãng vận tải cũng có thể có không gian hạn chế trên máy bay để chứa hàng nặng hoặc cồng kềnh. Nếu cần, hãng vận tải vẫn có thể vận chuyển lô hàng bằng chuyến bay thuê riêng hoặc theo lộ trình khác, nhưng điều này có thể phát sinh phụ phí 

Việc nắm rõ những hạn chế này sẽ giúp tránh trường hợp bị từ chối, phí phát sinh hoặc sự cố chậm trễ – và đảm bảo quá trình giao gói hàng lớn diễn ra suôn sẻ. 

Tác động của kích thước đến chi phí và các tùy chọn giao hàng

Kích thước và trọng lượng của gói hàng ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển và các tùy chọn giao hàng. Thông thường, lô hàng của quý vị càng lớn và nặng thì chi phí vận chuyển càng cao. Tuy nhiên, đôi khi kích thước của lô hàng lại quan trọng hơn. Ví dụ: một lô hàng chứa 100 kg gạch sẽ cần ít không gian hơn nhiều so với một lô hàng chứa 100 kg lông vũ. Vì vậy, hãng vận tải có thể sẵn sàng cung cấp giá cước tốt hơn cho lô hàng gạch hoặc các hàng nặng tương tự – đặc biệt nếu hàng được gửi theo lộ trình chưa sử dụng hết không gian chở hàng. 

Các hãng vận tải thường tính toán giá cước dựa trên trọng lượng theo kích thước hoặc trọng lượng thực tế (trọng lượng toàn phần) – tùy theo giá trị nào cao hơn. 

Trọng lượng theo kích thước cho biết không gian mà gói hàng của quý vị chiếm so với trọng lượng toàn phần. Vì vậy, điều quan trọng là hãy chọn thùng đủ lớn để chứa hàng hóa, nhưng không quá lớn khiến vô tình làm tăng trọng lượng theo kích thước của gói hàng. 

Do đó, một số mặt hàng vận chuyển dưới dạng kiện lớn có thể được phân loại là hàng nặng do kích thước hoặc trọng lượng. Các mặt hàng được vận chuyển dưới dạng hàng nặng cần được xử lý theo cách khác so với các kiện hàng thông thường.  

Đóng gói và xử lý hàng nặng hoặc quá khổ

Khi vận chuyển hàng nặng, việc đóng gói và xử lý phù hợp là điều hết sức quan trọng. Hãy cân nhắc lựa chọn các vật liệu bền như thùng các-tông gợn sóng, tốt nhất là loại hai hoặc ba lớp để tăng độ chắc chắn. 

Các mẹo đóng gói khác bao gồm:

• Cố định hàng hóa chắc chắn ở vị trí trung tâm của thùng.

• Dùng nhiều lớp màng xốp hơi bọc xung quanh hàng hóa. 

• Gia cố thùng bằng băng keo gia cố sợi thủy tinh được kích hoạt bằng nước.

• Lấp đầy các khoảng trống bên trong thùng để tránh hàng hóa bị xê dịch.

• Dán nhãn rõ ràng trên gói hàng là "hàng nặng" hoặc ghi chú hướng dẫn xử lý đặc biệt.

Quá trình xử lý an toàn các lô hàng lớn thường phải có thiết bị chuyên dụng. Có thể cần sử dụng xe đẩy, xe nâng pallet bằng tay hoặc thiết bị nâng để di chuyển an toàn hàng nặng hoặc quá khổ trong cơ sở. Các xe tải được trang bị bửng nâng cũng có thể giúp tài xế xếp và dỡ hàng tại các địa điểm không có bến bốc dỡ.  

Cách chọn hãng vận tải phù hợp để vận chuyển hàng cồng kềnh

Xem xét độ tin cậy, tốc độ và chi phí giao hàng

Không phải tất cả các hãng vận tải đều được trang bị như nhau để giao kiện hàng lớn.  Vì vậy, khi vận chuyển hàng nặng, việc đánh giá kỹ lưỡng các hãng vận tải dựa trên những yếu tố ưu tiên như độ tin cậy giao hàng, tốc độ và chi phí vận chuyển kiện hàng lớn sẽ rất hữu ích.  

Độ tin cậy là yếu tố rất quan trọng, vì việc giao hàng trễ có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng của quý vị và khiến khách hàng không hài lòng. Vì vậy, khi đánh giá nên sử dụng hãng vận tải nào trong quá trình vận chuyển hàng nặng, quý vị hãy dành thời gian nghiên cứu và lựa chọn một đơn vị có lịch sử hoạt động mà quý vị có thể tin tưởng. Ngoài ra, hãy tìm hiểu xem họ sẽ hỗ trợ quý vị như thế nào trong trường hợp không may xảy ra sự cố.  

Các hãng vận tải cung cấp lựa chọn tốc độ giao hàng cho phép khách hàng cân bằng giữa chi phí với độ khẩn cấp. 

Điều quan trọng là khi so sánh các hãng vận tải trực tuyến, hãy chú ý đến những khoản phí ẩn. Một số trang web chỉ hiển thị các khoản phí vận chuyển cơ bản. Các khoản phụ phí có thể bao gồm:

• Phí xử lý

• Phí thông quan hải quan

• Chi phí lưu kho

• Phí dịch vụ sân bay

Luôn yêu cầu báo giá chính thức để xác nhận đầy đủ chi phí từ trước và tránh những bất ngờ.

Hãng vận tải và đơn vị giao nhận hàng nặng

Hãng vận tải đảm trách khâu di chuyển hàng hóa giữa các địa điểm bằng đội xe vận chuyển riêng. Ngược lại, đơn vị giao nhận hàng nặng sẽ làm việc với các hãng vận tải để thay mặt doanh nghiệp điều phối lô hàng.  

Việc sử dụng hãng vận tải để vận chuyển hàng nặng có thể giúp tiết kiệm chi phí hơn nếu doanh nghiệp của quý vị xử lý các lô hàng đơn giản, trực tiếp và có đủ nguồn lực để quản lý hoạt động kho vận nội bộ. Hiện nay, một số hãng vận tải cũng cung cấp các dịch vụ bổ sung như môi giới hải quan, lưu kho và theo dõi theo thời gian thực, có thể ngang bằng với các dịch vụ toàn diện mà đơn vị giao nhận hàng nặng cung cấp.

Đơn vị giao nhận hàng nặng có thể giúp quý vị tiết kiệm chi phí nếu lô hàng của quý vị phức tạp và liên quan đến nhiều hãng vận tải hoặc yêu cầu nhiều chứng từ và thủ tục điều phối. Tuy nhiên, các đơn vị giao nhận hàng nặng thường tính phí cho dịch vụ điều phối của họ và một số doanh nghiệp có thể gặp phải các khoản phí ẩn hoặc không rõ ràng, khiến việc ước tính chi phí trở nên khó khăn. 

Tính toán chi phí vận chuyển hàng nặng

Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển hàng nặng, bao gồm hãng vận tải, kích thước gói hàng, trọng lượng và nơi nhận hàng. Việc hiểu rõ các yếu tố này sẽ giúp quý vị đưa ra quyết định vận chuyển tiết kiệm chi phí hơn.

Các yếu tố thường ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển phụ thuộc vào một số yếu tố chính. Việc hiểu rõ từng yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sẽ giúp quý vị quản lý hiệu quả ngân sách cho dịch vụ kho vận khi vận chuyển hàng nặng.

Mẹo tiết kiệm khi vận chuyển kiện hàng lớn

Ước tính chi phí cho các gói hàng lớn

Có một cách dễ dàng để ước tính chi phí giao gói hàng lớn, đó là sử dụng công cụ tính giá cước vận chuyển trực tuyến của FedEx. Để có giá trị ước tính chính xác, quý vị sẽ cần nhập:

• Địa điểm gửi hàng và địa điểm nhận hàng

• Giao hàng đến khu dân cư hoặc cơ sở kinh doanh

• Loại bao bì 

• Số lượng gói hàng và trọng lượng gói hàng

• Ngày giao hàng

Những điều cần cân nhắc đặc biệt khi vận chuyển hàng hóa lớn và nặng ra quốc tế

Khi nói đến cách vận chuyển các hàng nặng ra quốc tế, quý vị cần lên kế hoạch cẩn thận để đảm bảo các lô hàng đến nơi an toàn và tiết kiệm chi phí. 

Khi vận chuyển hàng nặng ra quốc tế, các mặt hàng đó có thể phải mất thời gian vận chuyển lâu hơn, qua nhiều điểm trung chuyển và tiếp xúc với các điều kiện khí hậu khác nhau. Hàng hóa cũng sẽ phải trải qua quá trình thông quan hải quan. 

Điều này khiến yêu cầu đóng gói chắc chắn, xử lý chuyên biệt và chứng từ chính xác trở nên vô cùng cần thiết.

​​Những yếu tố cần cân nhắc chính khi giao kiện hàng lớn ra quốc tế bao gồm: 

• Sử dụng pallet tuân thủ tiêu chuẩn của quốc gia nhận hàng, xem xét kích thước phù hợp và các yêu cầu về xử lý nhiệt hoặc khử trùng. 

• Sử dụng bao bì chịu tải nặng, bao gồm thùng các-tông hai lớp, miếng bảo vệ cạnh cho các góc, thanh gia cố bên trong, băng keo đóng gói chịu lực công nghiệp và bọc màng co để chống ẩm và các tác động vật lý. 

• Mua bảo hiểm vận chuyển chuyên biệt, giúp bảo vệ tài chính trước những hư hỏng, mất mát hoặc chậm trễ có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển quốc tế. 

• Làm việc với đối tác kho vận có kinh nghiệm để quản lý những vấn đề phức tạp trong quá trình vận chuyển quốc tế, tinh giản quy trình thông quan hải quan và tránh các sự cố chậm trễ hoặc phát sinh phí ngoài dự kiến.

Những điểm chính cần lưu ý khi vận chuyển hàng nặng

Quá trình vận chuyển hàng nặng đòi hỏi quý vị phải lên kế hoạch cẩn thận để kiểm soát chi phí và đảm bảo giao hàng an toàn. Các hạn chế về trọng lượng và kích thước của hãng vận tải ảnh hưởng đến cả giá cước và các tùy chọn vận chuyển. Vì vậy, quý vị cần phải hiểu rõ những hạn chế này. Định giá dựa trên trọng lượng theo kích thước có nghĩa là kích thước gói hàng có thể ảnh hưởng đến chi phí nhiều hơn trọng lượng thực tế. Do đó, việc đóng gói nhỏ gọn và hiệu quả là điều hết sức cần thiết.

Lựa chọn hãng vận tải phù hợp là sự cân bằng giữa tốc độ, độ tin cậy và chi phí, đồng thời cần lưu ý đến các khoản phí ẩn. Và việc ước tính chính xác chi phí sẽ trở nên dễ dàng hơn với công cụ tính phí vận chuyển trực tuyến, có tính đến các yếu tố như địa điểm, kích thước gói hàng và loại dịch vụ. 

Đối với các lô hàng quốc tế, doanh nghiệp phải cân nhắc các yêu cầu về hải quan, thời gian vận chuyển kéo dài cùng nhu cầu về đóng gói chắc chắn và bảo hiểm.

Đánh giá các lựa chọn để tiết kiệm chi phí và đảm bảo giao hàng an toàn

Việc đánh giá kỹ lưỡng các tùy chọn vận chuyển kiện hàng nặng hoặc lớn sẽ giúp giảm chi phí và đảm bảo giao hàng an toàn. Sử dụng danh sách kiểm tra này để đánh giá các hãng vận tải:

• ✓Kiểm tra các hạn chế về trọng lượng và kích thước của hãng vận chuyển.
•  

• ✓So sánh giá theo kích thước và trọng lượng thực tế.
•  

• ✓Yêu cầu báo giá đầy đủ để tránh các khoản phí ẩn.
•  

• ✓Lựa chọn giữa các tùy chọn vận chuyển tiêu chuẩn hoặc vận chuyển nhanh dựa trên độ khẩn cấp.
•  

• ✓Xác minh các dịch vụ hỗ trợ cho yêu cầu vận chuyển quốc tế, bao gồm ​​các dịch vụ bổ sung để thông quan hải quan và bảo hiểm.