"Thông quan" nghĩa là gì?

Lô hàng đã thông quan nghĩa là lô hàng đã hoàn tất quy trình thông quan hải quan và mọi khoản thuế hải quan và thuế hiện hành đã được tính toán và thanh toán.
Khi lô hàng đã được thông quan, cán bộ hải quan sẽ thông qua lô hàng và sau đó lô hàng có thể chuyển đến nơi nhận hàng tiếp theo.

Chứng từ phù hợp, bao gồm hóa đơn, danh sách đóng gói và thông tin vận chuyển, giúp các cán bộ hải quan xác minh thành phần, giá trị và xuất xứ của lô hàng. Theo Export Solutions, nếu thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác, lô hàng có thể bị trì hoãn thông quan.

Nếu không tuân thủ, lô hàng có thể bị tịch thu, bị tính thêm phí hoặc hàng hóa bị từ chối. Do đó, việc tuân thủ các yêu cầu hải quan và thông quan trở thành một phần quan trọng trong quy trình vận chuyển.

Nhìn chung, có thể chia quy trình thông quan hải quan thành bốn bước chính:

Chứng từ hải quan cần chuẩn bị sẽ khác nhau tùy theo nơi nhận hàng nhưng có thể bao gồm:

• Vận đơn hàng không: Bằng chứng vận chuyển theo đường hàng không

• Hóa đơn thương mại: Liệt kê giá trị của hàng hóa và thông tin chi tiết về thuế hải quan

• Giấy chứng nhận xuất xứ: Xác nhận quốc gia sản xuất hàng hóa

• Danh sách đóng gói: Thông tin chi tiết về thành phần và trọng lượng của lô hàng

• Hóa đơn chiếu lệ: Hóa đơn sơ bộ trước khi lô hàng được vận chuyển

• Vận đơn: Bằng chứng vận chuyển lô hàng theo đường biển và bằng chứng về quyền sở hữu

• Giấy chứng nhận tuân thủ: Xác nhận rằng hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn

• Giấy phép xuất khẩu: Quyền xuất khẩu hàng hóa bị hạn chế

• Giấy chứng nhận bảo hiểm: Bằng chứng bảo hiểm cho lô hàng

• Thư tín dụng: Ngân hàng bảo đảm việc thanh toán cho lô hàng

• Giấy phép nhập khẩu: Quyền nhập khẩu hàng hóa bị hạn chế

• Trái phiếu hải quan: Đảm bảo cho thuế hải quan và đảm bảo tuân thủ

• Tờ khai nhập cảnh: Khai báo hàng hóa nhập khẩu với hải quan

Từng quốc gia cũng có thể yêu cầu các giấy chứng nhận hoặc biểu mẫu khai báo cụ thể. Bạn phải tiến hành thẩm định và hiểu rõ mình cần chuẩn bị những gì để thông quan tại nơi nhận lô hàng. 

Cán bộ hải quan xem xét chứng từ đã gửi và có thể kiểm tra hàng hóa để đảm bảo tuân thủ các quy định địa phương. Ví dụ: Cục Quản lý Thương mại quốc tế khuyên rằng "Các nhà nhập khẩu Úc chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của thông tin được cung cấp cho hải quan … và có thể bị kiểm tra tính tuân thủ".

Mặc dù không phải mọi giao dịch đều sẽ được xem xét kỹ lưỡng nhưng bạn vẫn phải hiểu rõ các thông lệ thông quan hải quan để có sự chuẩn bị tốt. Khi kiểm tra một lô hàng, cán bộ hải quan thường đánh giá thành phần của lô hàng để xác định hàng hóa bị hạn chế hoặc được quản lý. Họ cũng có thể đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng đều đáp ứng các tiêu chuẩn địa phương và không tiềm ẩn nguy cơ.

Các hãng vận chuyển như FedEx sẽ xác nhận rằng các chứng từ đã gửi đáp ứng yêu cầu của hải quan ở nơi nhận hàng. Nếu có bất kỳ chứng từ nào không chính xác hoặc bị thiếu, đội ngũ thông quan hải quan sẽ liên hệ với khách hàng để ngăn tình trạng chậm trễ thêm.

Thuế hải quan và thuế được tính dựa trên giá trị khai báo của sản phẩm, phân loại, và biểu thuế quan của quốc gia nhận hàng, thường được cơ quan chức năng địa phương công bố.

Các hãng vận chuyển như FedEx cung cấp công cụ để ước tính thuế hải quan và thuế, kết hợp các yếu tố như giá trị hóa đơn, định giá hải quan và Incoterms®.

Thông thường, để đẩy nhanh quá trình thông quan, nhà nhập khẩu có thể thanh toán thuế hải quan và thuế trước hoặc khi lô hàng đến nơi.

Cơ quan hải quan thường giải quyết vấn đề thông quan sau khi tất cả các khoản đã được thanh toán cũng như quá trình đánh giá đã hoàn tất, và chính thức thông qua hàng hóa.

FedEx sẽ cố gắng thông quan phần lớn lô hàng, để khi đến nơi, các lô hàng đó có thể di chuyển đến điểm dừng tiếp theo ngay lập tức.

Quá trình thông quan hải quan thường mất từ một đến hai ngày với điều kiện là hàng hóa được vận chuyển tuân thủ tất cả các yêu cầu theo quy định của hải quan, bao gồm cả việc chuẩn bị đúng chứng từ và thông tin cần thiết để thông quan. Lô hàng sẽ bị trì hoãn thông quan nếu có trục trặc.

Những lô hàng chưa được hải quan chính thức thông quan sẽ bị giữ trong kho ngoại quan.

Kho ngoại quan là một cơ sở do hải quan kiểm soát để lưu giữ hàng hóa nhập khẩu khi nhập cảnh vào quốc gia. Hàng hóa chưa được hải quan thông quan chính thức sẽ bị giữ lại tại đây cho đến khi thuế hải quan được thanh toán. Các cơ sở này được các doanh nghiệp sử dụng để cải thiện dòng tiền, vì đơn hàng chỉ được đánh giá thuế hải quan và thuế khi đã sẵn sàng rời khỏi địa điểm.

Sau khi lô hàng được thông quan hải quan, FedEx sẽ vận chuyển lô hàng đến nơi nhận hàng cuối cùng.

Mức độ suôn sẻ của quá trình thông quan hải quan phụ thuộc vào chứng từ có chuẩn xác và có tuân thủ các quy định hay không. Những sai sót hoặc sơ suất thường gặp có thể gây ra tình trạng chậm trễ gây tốn kém và phải chịu thêm sự giám sát kỹ lưỡng. Những vấn đề này có thể ngăn các lô hàng đến nơi nhận hàng đúng giờ.

Sai sót trong chứng từ là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra tình trạng chậm trễ khi làm thủ tục hải quan. Thông thường, nếu chứng từ bị thiếu, không chính xác hoặc không đầy đủ thì cơ quan hải quan sẽ tiến hành xem xét.

Các ví dụ thường gặp bao gồm hóa đơn không khớp, trong đó giá trị khai báo không phù hợp với chứng từ bổ trợ hoặc thiếu mã HS, mã cần thiết để xác định thuế hải quan. Mô tả hàng hóa không đầy đủ hoặc mơ hồ cũng có thể gây nhầm lẫn cần được làm rõ.

Việc khai báo giá trị hàng hóa thấp hơn thực tế cũng có thể gây nghi ngờ. Theo Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Úc, cán bộ hải quan thường lấy giá trị giao dịch – giá mà nhà nhập khẩu trả hoặc sẽ trả cho hàng hóa – làm cơ sở cho việc định giá.

Tuy nhiên, nếu không thể dùng giá trị giao dịch, họ có thể sử dụng các phương pháp thay thế – chẳng hạn như giá trị hàng hóa cùng loại, giá trị hàng hóa tương tự, giá trị khấu trừ, giá trị tính toán hoặc giá trị dự phòng – để xác định giá trị của hàng hóa được vận chuyển.

Nếu cán bộ hải quan nghi ngờ rằng giá trị khai báo quá thấp, họ có thể áp thêm thuế hải quan, hình phạt hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Việc giải quyết sự sai lệch có thể mất vài ngày hoặc vài tuần, tùy thuộc vào hiệu quả làm việc của cơ quan hải quan. Chứng từ minh bạch và chuẩn xác sẽ giúp ngăn ngừa tình trạng chậm trễ không cần thiết.

Một số hàng hóa, như vật liệu nguy hiểm, các chất bị kiểm soát hoặc hàng dễ hỏng, có thể phải đối mặt với các quy định giới hạn nghiêm ngặt.

Theo Cục Hải quan và Thuế tiêu thụ đặc biệt (C&ED) tại Hồng Kông, mọi cá nhân nhập khẩu hoặc xuất khẩu các mặt hàng bị cấm đều phải xin giấy phép hoặc giấy chứng nhận từ các Cơ quan chính phủ liên quan trước và phải tuân theo điều kiện của các cơ quan này

Để tránh các vấn đề về tuân thủ, hãy kiểm tra xem các mặt hàng bạn đang vận chuyển có yêu cầu giấy phép hoặc quyền đặc biệt nào không. Ngoài ra, hãy nhớ cung cấp giấy tờ chuẩn xác, khai báo giá trị lô hàng trung thực và hiểu rõ các quy định của nơi nhận hàng để đảm bảo hàng hóa được thông quan suôn sẻ.

Để thông quan hải quan hiệu quả, bạn phải chuẩn bị kỹ lưỡng và chuẩn xác. Hãy làm theo các lời khuyên cần thiết này để tránh tình trạng chậm trễ, bị phạt tiền hoặc kiểm tra và đảm bảo rằng lô hàng của bạn vừa đáp ứng các yêu cầu quốc tế vừa đến nơi nhận hàng đúng giờ.

• Sử dụng nhà môi giới hải quan: Hợp tác với nhà môi giới hải quan giúp đơn giản hóa việc tuân thủ các quy định quốc tế. Các nhà môi giới sẽ xử lý chứng từ, tính toán thuế hải quan và đáp ứng yêu cầu của nhiều quốc gia.
  
  

• Kiểm tra trước chứng từ: Đảm bảo rằng tất cả các chứng từ cần thiết, như hóa đơn thương mại, mã HS và giấy chứng nhận xuất xứ, đều chuẩn xác và đầy đủ trước khi gửi. Kiểm tra chéo để đảm bảo tính nhất quán, tránh chênh lệch.
  
  

• Phân loại hàng hóa chính xác: Hãy sử dụng mã HS chính xác cho tất cả các sản phẩm. Nếu phân loại không chính xác, hàng hóa có thể bị tính sai thuế hải quan và gây ra tình trạng chậm trễ không cần thiết. Các công cụ và tài nguyên, như công cụ tìm mã HS trực tuyến, có thể giúp xác minh phân loại.
  
  

• Khai báo đúng giá trị: Luôn khai báo đúng giá trị của lô hàng. Nếu định giá thấp, lô hàng có nguy cơ bị phạt tiền, kiểm tra và trì hoãn, vì hải quan có thể yêu cầu bằng chứng thanh toán và áp thuế hải quan dựa trên giá trị chính xác.
  
  

• Theo dõi trạng thái lô hàng: Hệ thống theo dõi theo thời gian thực cung cấp thông tin cập nhật kịp thời về trạng thái lô hàng, cho phép chủ động quản lý tình trạng chậm trễ hoặc sự cố có thể xảy ra. Khi vận chuyển bằng FedEx, hãy truy cập FedEx Tracking, nhập số theo dõi gồm 12 chữ số, rồi nhấp vào "Theo dõi" để xem thông tin cập nhật theo thời gian thực.

Các yêu cầu về thông quan hải quan khác nhau tùy theo quốc gia, bao gồm các chứng từ quan trọng, quy định về thuế và những yêu cầu tuân thủ. Bảng dưới đây cung cấp thông tin tham khảo chung, nhưng bạn cần xác nhận các yêu cầu hiện tại hoặc liên hệ với FedEx để được hỗ trợ. 

*Bảng này chưa phải là danh sách đầy đủ và sẽ được cập nhật liên tục. Vui lòng xác nhận các yêu cầu mới nhất khi chuẩn bị lô hàng quốc tế.

Chuẩn bị kỹ lưỡng và chứng từ chuẩn xác là bước quan trọng để thông quan hải quan được suôn sẻ.

Bằng việc đảm bảo tính tuân thủ và minh bạch, bạn có thể ngăn tình trạng chậm trễ, tránh bị phạt tiền và giúp vận chuyển lô hàng một cách suôn sẻ.

Để tạo điều kiện thuận lợi và đơn giản hóa quy trình làm thủ tục hải quan, FedEx cung cấp các công cụ kỹ thuật số giúp bạn chuẩn bị chứng từ hải quan trực tuyến một cách dễ dàng.

Chứng từ thương mại điện tử cho phép bạn hợp lý hóa quy trình khai báo hải quan bằng cách tải lên chứng từ hải quan trực tuyến, giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi với thủ tục thông quan hải quan và tránh mọi sự chậm trễ có thể xảy ra. Nếu vận chuyển lần đầu, bạn có thể tìm thấy các lời khuyên và hướng dẫn về cách chuẩn bị gói hàng và quản lý lô hàng quốc tế tại đây.

Hướng dẫn xuất nhập khẩu của chúng tôi cung cấp mọi thứ bạn cần để hoàn thành những chứng từ quan trọng, bồi dưỡng kiến thức về vận chuyển quốc tế và đảm bảo các lô hàng quốc tế đến đúng thời điểm cần thiết.

Bây giờ, sau khi tìm hiểu các khái niệm chính về thủ tục thông quan hải quan, bạn đã sẵn sàng để tự tin vận chuyển!