Dịch vụ hậu cần 3PL có phù hợp với bạn không? Sau đây là những điều các doanh nghiệp nhỏ cần biết.

Bạn gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu hậu cần và vận chuyển? Đối với các doanh nghiệp nhỏ cần tinh giản và thay đổi quy mô hoạt động, dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) có thể là một chiến lược hấp dẫn. Việc thuê ngoài một nhà cung cấp dịch vụ 3PL còn giúp các đội nhóm không phải làm những công việc như thực hiện đơn hàng nên nhờ đó, họ có thể tập trung năng lượng vào việc phát triển kinh doanh. 

Dịch vụ hậu cần 3PL là hình thức thuê ngoài, trong đó doanh nghiệp thuê một nhà cung cấp chuyên biệt để quản lý nhiều chức năng tích hợp về hậu cần và chuỗi cung ứng. Các chức năng này bao gồm quản lý hàng tồn kho, thực hiện đơn hàng, vận chuyển và vận tải, hậu cần ngược.  

Dịch vụ hậu cần 3PL bao gồm nhiều mô hình hậu cần , mỗi mô hình đi kèm với mức độ hỗ trợ và kiểm soát khác nhau.  

Sau đây là các mô hình hậu cần phổ biến nhất: 

Dịch vụ hậu cần 3PL giải quyết những khó khăn mà các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều gặp phải, bao gồm thiếu thời gian và chuyên môn. Ví dụ: Bằng cách tận dụng tài nguyên và sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ các nhà cung cấp dịch vụ 3PL, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các chức năng như quản lý hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng ở quy mô lớn. 

Dịch vụ hậu cần 3PL cũng giúp các doanh nghiệp tránh được những khoản chi phí cố định lớn khi sở hữu và quản lý kho hàng, họ chỉ cần thanh toán phí kho bãi và tài nguyên cần thiết. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ đang tìm cách mở rộng quy mô hoạt động mà không cần đầu tư vốn lớn. 

Theo nghiên cứu của Mordor Intelligence , khu vực châu Á Thái Bình Dương đóng vai trò then chốt trong thị trường 3PL toàn cầu. Năm 2024, khu vực này đóng góp 41,3% vào doanh thu toàn cầu ước tính 1,15 nghìn tỷ USD của thị trường và đang tăng trưởng với tỷ lệ tăng trưởng kép hằng năm là 6% cho đến năm 2030.  

Trong bối cảnh các công ty dần chuyển hoạt động sản xuất sang những quốc gia như Việt Nam, Thái Lan và Indonesia, khu vực châu Á Thái Bình Dương được dự báo sẽ trở thành trung tâm quan trọng cho sản xuất và phân phối công nghiệp. Kết hợp với sự phát triển của ngành thương mại điện tử, điều này sẽ thúc đẩy hơn nữa sự tăng trưởng của các dịch vụ hậu cần 3PL trong khu vực.

Nhà cung cấp dịch vụ 3PL đảm nhận việc thực thi chuỗi cung ứng của doanh nghiệp một cách chiến lược, cung cấp bốn dịch vụ chính: 

• Quản lý hàng tồn kho bao gồm việc tiếp nhận và lưu trữ hàng hóa cũng như theo dõi và quản lý mức tồn kho. Điều này có thể bao gồm việc tích hợp với các kênh bán hàng của doanh nghiệp để tự động cập nhật mức tồn kho và khởi tạo đơn hàng đặt lại.  

• Thực hiện đơn hàng bao gồm việc lấy đúng mặt hàng tại kho, đóng gói đơn hàng an toàn và chuẩn bị hàng để vận chuyển. 

• Vận chuyển và vận tải bao gồm việc lựa chọn mạng lưới hãng vận tải và phương thức vận chuyển phù hợp để đảm bảo giao hàng kịp thời, tiết kiệm chi phí và đáng tin cậy đến khách hàng cuối. Các doanh nghiệp có thể chọn yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ 3PL sử dụng hãng vận tải ưu tiên và tài khoản riêng của mình. Nếu không, các nhà cung cấp dịch vụ 3PL sẽ sử dụng hãng vận tải của họ.  

• Hậu cần ngược bao gồm xử lý hàng trả lại và gửi lại các mặt hàng bị lỗi cho nhà sản xuất.

Khu vực châu Á Thái Bình Dương mang đến bối cảnh đa dạng về nhà cung cấp dịch vụ 3PL, bao gồm cả các chuyên gia về lưu kho và thực hiện đơn hàng cũng như những nhà cung cấp tập trung vào các ngành hoặc nhu cầu cụ thể như bảo quản lạnh. 

Các doanh nghiệp có thể hợp tác chiến lược với các chuyên gia khu vực để quản lý hàng tồn kho ở gần hơn với các địa điểm sản xuất hoặc khách hàng cuối. Ví dụ: Đối với một doanh nghiệp Úc có nhà máy sản xuất tại Trung Quốc và phần lớn khách hàng ở Đông Nam Á, họ có thể tìm kiếm một kho hàng hoặc trung tâm thực hiện đơn hàng 3PL tại Singapore để làm trung tâm khu vực. Bằng cách lưu trữ sản phẩm ở gần hơn với khách hàng, doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận chuyển và thời gian vận chuyển từ kho hàng đến khách hàng. 

Việc hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ 3PL mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ, bao gồm cả việc có thêm thời gian để tập trung vào hoạt động cốt lõi. 

Việc thuê ngoài nhà cung cấp dịch vụ hậu cần 3PL có thể giúp giảm chi phí nhờ loại bỏ nhu cầu thuê hoặc mua toàn bộ kho hàng và thanh toán tất cả chi phí nhân công liên quan. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần trả tiền tương ứng với không gian lưu trữ, nhân công và dịch vụ mà họ sử dụng. 

Dịch vụ hậu cần 3PL cũng có thể giúp giảm chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị nhờ việc thương lượng chiết khấu khi mua số lượng lớn với các hãng vận tải. 

Việc thuê nhà cung cấp dịch vụ 3PL cũng giúp các doanh nghiệp tận dụng chuyên môn trong ngành của họ để tối ưu hóa hoạt động hậu cần, thay vì phải dành thời gian và có thể cả tiền bạc để tự trở thành chuyên gia. 

Dịch vụ hậu cần 3PL mang lại cho các doanh nghiệp sự linh hoạt trong việc mở rộng hoặc thu hẹp năng lực hậu cần để đáp ứng nhu cầu thị trường hoặc các giai đoạn cao điểm theo mùa. Một số nhà cung cấp dịch vụ 3PL cũng cho phép các doanh nghiệp tiếp cận với mạng lưới toàn cầu. Đây có thể là yếu tố hấp dẫn đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm lựa chọn lưu kho và thực hiện đơn hàng ở gần hơn với khách hàng hoặc nhà sản xuất của họ tại các thị trường mới. 

Việc chuyển giao các hoạt động hậu cần phức tạp như theo dõi hàng tồn kho và hậu cần ngược cho nhà cung cấp dịch vụ 3PL giúp các đội ngũ của doanh dành thời gian và năng lượng cho các hoạt động thúc đẩy tăng trưởng như phát triển sản phẩm và tiếp thị.

Hành trình của một sản phẩm trong quy trình hậu cần 3PL bao gồm nhiều bước nhưng với nhà cung cấp phù hợp và hoạt động giao tiếp hiệu quả, toàn bộ quy trình sẽ diễn ra suôn sẻ. 

Việc thuê ngoài để thực hiện bất kỳ hoạt động cốt lõi nào cũng có thể đi kèm mức độ rủi ro nhất định. Hiểu rõ những thách thức này có thể giúp các doanh nghiệp xác định xem dịch vụ hậu cần 3PL có phải là chiến lược phù hợp với họ hay không.

Một trong những rủi ro đáng kể nhất khi áp dụng chiến lược hậu cần 3PL là trở nên quá phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Nếu đối tác gặp sự cố vận hành, chẳng hạn như lỗi hệ thống WMS, thì việc thực hiện đơn hàng có thể bị tạm dừng. Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ 3PL cũng khiến doanh nghiệp không thể kiểm soát trải nghiệm khách hàng từ đầu đến cuối. 

Hiệu suất của đối tác hậu cần 3PL có thể ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu. Các rủi ro bao gồm thiếu bước thẩm định và kiểm soát chất lượng khi nhận sản phẩm từ nhà sản xuất và thực hiện đơn hàng chậm hơn dự kiến . Nếu không có sự giám sát hiệu quả, doanh nghiệp có thể không biết rằng đã xảy ra sự cố cho đến khi khách hàng khiếu nại.

Một cách để giảm nhẹ rủi ro giao hàng chậm hoặc trì hoãn là đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ 3PL sử dụng hãng vận tải như FedEx. Với mạng lưới rộng khắp và đáng tin cậy, FedEx cung cấp năng lực và tốc độ cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. FedEx cũng cung cấp khả năng tích hợp với các hệ thống WMS như ShipHero để cho phép theo dõi quá trình vận chuyển từ đầu đến cuối. 

Mặc dù việc áp dụng dịch vụ hậu cần 3PL có thể là một phần của chiến lược tiết kiệm chi phí nhưng các doanh nghiệp phải xem xét kỹ lưỡng các thỏa thuận với nhà cung cấp để tránh các khoản phí ẩn có thể phát sinh. Những chi phí bất ngờ này có thể bao gồm phụ phí mùa cao điểm, phí xử lý đặc biệt hoặc các yêu cầu về khoản chi tiêu tối thiểu hằng tháng mà một số doanh nghiệp nhỏ có thể khó đáp ứng.

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định thời điểm chuyển sang thuê nhà cung cấp dịch vụ 3PL. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang dành quá nhiều thời gian cho dịch vụ hậu cần và không có đủ thời gian cho các hoạt động thúc đẩy tăng trưởng, thì có lẽ đã đến lúc nên xem xét sử dụng dịch vụ hậu cần 3PL. 

•       Hàng tồn kho đang chiếm dụng diện tích mặt bằng và quỹ thời gian của bạn 
•       Chi phí lưu kho và vận chuyển đang làm giảm lợi nhuận
•       Hậu cần đã trở thành điểm yếu làm chậm sự phát triển
•       Việc thực hiện đơn hàng chậm trễ đang làm ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng
•       Không có khả năng mở rộng quy mô và đáp ứng nhu cầu trong giai đoạn cao điểm

Một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu mà mọi doanh nghiệp đều cân nhắc khi chuyển sang sử dụng dịch vụ hậu cần 3PL là vấn đề cân bằng chi phí và khả năng kiểm soát. Việc thuê ngoài có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể và mang lại sự linh hoạt bằng cách chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc điều này với nhu cầu kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp. Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ cung cấp trải nghiệm đập hộp thiết kế riêng, đi kèm các mẫu thử và quà tặng bất ngờ, có thể muốn duy trì khả năng kiểm soát tốt hơn đối với việc lấy hàng và đóng gói để bảo toàn trải nghiệm khách hàng khác biệt và bản sắc thương hiệu.

Các doanh nghiệp lớn với chuỗi cung ứng toàn cầu phức tạp có thể nhận thấy hiệu quả đáng kể khi làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ 3PL và không gặp vấn đề gì trong việc đáp ứng các yêu cầu chi tiêu tối thiểu. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ cần xem xét liệu khối lượng đơn hàng của họ có đủ lớn để chứng minh việc chuyển sang dịch vụ hậu cần 3PL là đúng không hoặc việc quản lý nội bộ các chức năng như thực hiện đơn hàng có giúp tiết kiệm chi phí hơn không. 

Các doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ 3PL có mạng lưới và năng lực phù hợp với mục tiêu chiến lược của mình. Khi đánh giá các đối tác tiềm năng, điều quan trọng là phải xem xét liệu phạm vi hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ 3PL có phù hợp với nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai hay không. Độ tin cậy là yếu tố then chốt và cần được chứng minh bằng thành tích thực hiện đơn hàng chính xác và đúng hạn. Tính linh hoạt của dịch vụ cũng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp cần mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dịch vụ hậu cần dựa trên mùa vụ hoặc nhu cầu. 

Việc so sánh các công ty kho bãi và hậu cần 3PL đòi hỏi phải đánh giá cẩn thận nhiều yếu tố ngoài chi phí và vị trí. Các yếu tố này bao gồm nhưng không giới hạn ở: 

✔  Tính minh bạch về dịch vụ và giá cả, bao gồm bảng phân tích chi tiết các khoản phí trong hợp đồng

✔  Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA) bao gồm các mục tiêu hiệu suất về độ chính xác khi lấy hàng và thời gian gửi hàng 

✔  Tích hợp giữa WMS của nhà cung cấp và hệ thống thương mại điện tử cũng như hệ thống tài chính của doanh nghiệp để tạo ra quy trình làm việc liền mạch và tính minh bạch

✔  Các dịch vụ bổ sung như bao bì thiết kế riêng hoặc xử lý hàng hóa nguy hiểm 

✔  Bảo hiểm và trách nhiệm pháp lý đối với tổn thất hoặc hư hỏng hàng tồn kho 

Công nghệ được các nhà cung cấp dịch vụ 3PL sử dụng thường đóng vai trò thiết yếu trong việc thúc đẩy thực hiện đơn hàng hiệu quả và đảm bảo sự minh bạch tuyệt đối về hàng tồn kho và đơn hàng. Hệ thống công nghệ lý tưởng của nhà cung cấp dịch vụ 3PL nên bao gồm một WMS có thể dễ dàng tích hợp với các nền tảng quan trọng về thương mại điện tử và tài chính. Ngoài ra, nhà cung cấp nên cung cấp quyền truy cập vào một cổng thông tin hoặc bảng điều khiển thân thiện với người dùng, nơi doanh nghiệp có thể theo dõi mức tồn kho, trạng thái đơn hàng và vị trí vận chuyển ngay lập tức và trong thời gian thực.

Một số nhà cung cấp dịch vụ 3PL cũng có thể cung cấp các công cụ phân tích giúp hiểu rõ hơn về các chỉ số hiệu suất chính như độ chính xác của hàng tồn kho, tốc độ thực hiện đơn hàng và chi phí trên mỗi đơn vị. 

Trong những năm gần đây, nhiều nhà cung cấp dịch vụ hậu cần đã thực hiện biện pháp để giảm lượng khí thải carbon và giúp khách hàng đạt được các mục tiêu bền vững của riêng họ. FedEx là một trong những đơn vị đang đặt nền tảng cho các chuỗi cung ứng thông minh hơn, bền vững hơn. 

Trong lĩnh vực hậu cần 3PL, trọng tâm là kho bãi tiết kiệm năng lượng và sử dụng bao bì thân thiện với môi trường. Các nhà cung cấp dịch vụ 3PL cũng đang sử dụng dữ liệu và AI để cải thiện các hoạt động như dự báo nhu cầu và giảm bớt chất thải ra môi trường. 

Thương mại xuyên biên giới tiếp tục thúc đẩy nhu cầu về dịch vụ hậu cần 3PL và là động lực chính cho sự tăng trưởng trong thị trường, dự kiến sẽ vượt quá 4 nghìn tỷ USD vào năm 2034. Lý do rất đơn giản; khi các doanh nghiệp vươn ra toàn cầu, họ thường cần cơ sở hạ tầng và chuyên môn để giúp họ mở rộng quy mô. Trong số đó cũng bao gồm chuyên môn để quản lý vận chuyển quốc tế và thông quan hải quan.

Việc quản lý dịch vụ hậu cần trong nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quá trình thực hiện đơn hàng và trải nghiệm khách hàng từ đầu đến cuối, nhưng đòi hỏi nguồn vốn và thời gian đáng kể. 

Sự khác biệt cơ bản giữa bán hàng bỏ qua khâu vận chuyển và dịch vụ hậu cần 3PL là khi thuê ngoài nhà cung cấp dịch vụ 3PL, doanh nghiệp vẫn sở hữu hàng tồn kho của mình. 

Sự khác biệt chính giữa dịch vụ hậu cần 3PL và dịch vụ hậu cần 4PL là dịch vụ 3PL tập trung vào việc thực hiện hoạt động còn dịch vụ 4PL tập trung vào quản lý chiến lược. 

Dịch vụ hậu cần 3PL có thể là động lực tăng trưởng quan trọng cho các doanh nghiệp nhỏ tại khu vực châu Á Thái Bình Dương với những lợi ích như sau: 

• Giảm thời gian quản lý hậu cần và thêm thời gian tập trung vào thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh

• Cải thiện khả năng thay đổi quy mô, bao gồm khả năng tăng cường sản xuất trong mùa cao điểm 

• Giảm chi tiêu vốn và hạ thấp chi phí nhờ tính kinh tế theo quy mô