Cách các hệ thống chuỗi cung ứng TMS cải thiện hiệu quả kho vận

Việc di chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B có thể đòi hỏi sự phối hợp của nhiều hãng vận tải, hàng trăm lô hàng và một chuỗi cung ứng gồm nhiều đối tác và phương thức vận chuyển. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp trên đà phát triển có thể đạt được lợi ích từ việc sử dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS). TMS, còn được gọi là hệ thống quản lý vận tải hay phần mềm quản lý vận tải, giúp các doanh nghiệp cải thiện hoạt động kho vận bằng cách tinh giản khâu lập kế hoạch vận chuyển và tăng khả năng theo dõi lô hàng. Với vai trò nguồn thông tin xác thực duy nhất cho khâu lập kế hoạch vận chuyển, TMS còn giúp cải thiện khả năng điều phối giao hàng giữa các chuỗi cung ứng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích cách thức hoạt động của các nền tảng TMS và những lợi ích chính, từ tối ưu hóa lộ trình đến cải thiện khả năng theo dõi kho vận.

• Lập kế hoạch vận chuyển và thực hiện: Chọn hãng vận tải, so sánh giá cước và lên lịch vận chuyển lô hàng thông qua nhiều phương thức vận chuyển.

• Điều phối hàng nặng và hãng vận tải: Hoạt động như một hệ thống quản lý hàng nặng để quản lý mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp dịch vụ kho vận và giải quyết những thách thức như hạn chế về năng lực hoặc sự cố gián đoạn lộ trình

• Theo dõi lô hàng: Theo dõi hàng nặng từ khâu lấy hàng đến khi giao hàng thành công, thường hợp nhất dữ liệu từ các hãng vận tải khác nhau vào một giao diện duy nhất

• Quản lý giao hàng: Điều phối khung thời gian và thời gian giao hàng để đáp ứng nhu cầu hoạt động và ưu tiên giao hàng của khách hàng

• Tích hợp chuỗi cung ứng: Kết nối với hệ thống quy hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống quản lý kho hàng (WMS) hiện có của doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng

Theo Grand View Research, tỷ lệ ứng dụng TMS đang gia tăng trên toàn cầu khi thương mại và thương mại điện tử tiếp tục mở rộng, trong đó khu vực châu Á Thái Bình Dương dự kiến sẽ ghi nhận mức tăng trưởng nhanh nhất. Động lực thúc đẩy xu hướng này là các yếu tố như sự mở rộng của ngành bán lẻ và thương mại điện tử tại các thị trường như Trung Quốc, Ấn Độ, Singapore và Indonesia.

TMS trong quản lý chuỗi cung ứng có chức năng như một nhạc trưởng, điều phối từng bước của quy trình khi hàng hóa di chuyển từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối.

Dưới đây là cách thức hoạt động của từng năng lực cốt lõi:

• Quản lý hãng vận tải: Phần mềm quản lý vận tải sẽ đánh giá và lựa chọn các hãng vận tải dựa trên giá cước, năng lực và cấp độ dịch vụ.

• Lập kế hoạch và tối ưu hóa lộ trình: Phần mềm tính toán lộ trình hiệu quả nhất cho lô hàng dựa trên các yếu tố như khoảng cách, khung thời gian giao hàng và khả năng đáp ứng của hãng vận tải.

• Lên lịch vận chuyển: Thời gian lấy hàng và giao hàng được lên lịch và điều phối sao cho phù hợp với hoạt động của kho, lịch trình của nhà cung cấp và yêu cầu của khách hàng.

• Theo dõi và cập nhật lô hàng: TMS theo dõi các lô hàng đang xử lý, kéo dữ liệu từ nhiều hãng vận tải vào một nguồn cấp duy nhất và gửi thông tin cập nhật trạng thái cho các bên tương ứng

• Lập hóa đơn và chứng từ: TMS lập các chứng từ vận chuyển cần thiết và đối chiếu hóa đơn của hãng vận tải với giá cước đã thỏa thuận.

Lợi ích chính khi sử dụng hệ thống quản lý vận tải không dừng lại ở dịch vụ kho vận hiệu quả, mà còn là khả năng quản lý chuỗi cung ứng được cải thiện và mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Lợi ích bao gồm:

• Cải thiện khả năng theo dõi kho vận: Một giao diện duy nhất hiển thị trạng thái lô hàng của các hãng vận tải và phương thức vận chuyển, giúp các đội ngũ trong chuỗi cung ứng nắm rõ tình hình để đưa ra quyết định nhanh hơn, chuẩn xác hơn.

• Giảm chi phí vận chuyển: Việc so sánh giá cước, chọn hãng vận tải và gom hàng dễ dàng hơn giúp giảm chi phí vận chuyển trong chuỗi cung ứng.

• Tối ưu hóa lộ trình tốt hơn: Việc xác định lộ trình hiệu quả hơn giúp giảm chi phí và thời gian vận chuyển, đồng thời giúp hàng hóa di chuyển trong chuỗi cung ứng nhanh hơn và an toàn hơn.

• Điều phối giao hàng nhanh hơn: Lên lịch tự động giúp giảm sự chậm trễ giữa khâu đặt hàng và bước điều phối, đảm bảo giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp và khách hàng.

• Tự động hóa các công việc lặp lại: Các quy trình thủ công như đối chiếu hóa đơn của hãng vận tải được TMS tự động hóa để nâng cao hiệu quả của hoạt động kho vận.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khả năng theo dõi chính xác theo thời gian thực và khung thời gian giao hàng đáng tin cậy hơn giúp các doanh nghiệp đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và xây dựng lòng tin.

• Báo cáo và phân tích tốt hơn: Khả năng nắm bắt các xu hướng quản lý vận tải, hiệu suất và chi phí sẽ hỗ trợ cho các quyết định quản lý chuỗi cung ứng chuẩn xác.

Khả năng theo dõi vận chuyển thậm chí còn có ý nghĩa quan trọng hơn trong hoạt động vận chuyển xuyên biên giới, với môi trường thương mại nhiều biến động và quá trình thông quan hải quan phức tạp làm tăng nguy cơ bị giữ lại hoặc chậm trễ. Khả năng theo dõi thời gian thực giúp các doanh nghiệp làm việc với hãng vận tải để giải quyết sớm những vấn đề này, tránh để tình hình trở nên nghiêm trọng hơn.

Khả năng theo dõi này còn hỗ trợ việc ra quyết định vận hành tối ưu hơn và xây dựng các chuỗi cung ứng có khả năng chống chịu với biến đổi khí hậu. Ví dụ: khi các doanh nghiệp biết chính xác vị trí của lô hàng, họ có thể lập kế hoạch nguồn lực và linh hoạt hơn khi xử lý sự cố gián đoạn. Họ cũng có thể liên tục cập nhật thông tin cho khách hàng, qua đó giảm thiểu sự khó chịu và khiếu nại.

Hệ thống kho vận tích hợp giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả, khả năng theo dõi và điều phối vận hành trong các hoạt động kho vận và chuỗi cung ứng rộng hơn, đó là lý do TMS mang lại giá trị lớn nhất khi được kết nối với các hệ thống xung quanh. Trên thực tế, các hệ thống TMS hiện đại thường đi kèm với các trình kết nối và Giao diện lập trình ứng dụng (API) dựng sẵn, giúp các doanh nghiệp trên đà phát triển có thể tích hợp phần mềm quản lý vận tải với hệ thống hiện có dễ dàng hơn và tốn ít chi phí hơn.

Bước đầu tiên thường là tích hợp ERP. Khi TMS kết nối với ERP của doanh nghiệp, dữ liệu vận chuyển sẽ được chuyển thẳng vào cùng nền tảng mà doanh nghiệp quản lý đơn hàng, tài chính và hàng tồn kho, thay vì nằm trong một kho dữ liệu riêng biệt. Hoạt động tích hợp này có thể loại bỏ bước nhập dữ liệu thủ công và giảm nguy cơ xảy ra sai sót tốn kém.

Việc tích hợp quản lý kho hoạt động tương tự ở phía thực hiện đơn hàng.  Ngay sau khi đơn hàng được lấy hàng, đóng gói và sẵn sàng vận chuyển, thông tin đó có thể đi thẳng vào TMS và ngược lại, đảm bảo quản lý hàng tồn kho chính xác theo quá trình ra vào của hàng hóa.

Việc kết nối hệ thống của hãng vận tải với TMS giúp mở rộng lợi ích của hoạt động tích hợp và cho phép các doanh nghiệp truy cập các công cụ vận chuyển để biết giá cước, nhãn và theo dõi mà không cần rời khỏi nền tảng

Các hệ thống kho vận kết nối qua lại này giúp tinh giản quá trình chia sẻ dữ liệu và cho phép theo dõi từ đầu đến cuối xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ lô hàng của nhà cung cấp tới nhà kho cho đến gói hàng giao đến tận nhà khách hàng.

Khi một doanh nghiệp phát triển, cách thức họ sử dụng hệ thống TMS cũng có xu hướng thay đổi theo. Ban đầu là công cụ quản lý một số ít lô hàng, TMS thường sẽ phát triển thành một hệ thống quản lý kho vận toàn diện, giúp chuỗi cung ứng vận hành xuyên suốt.

Ví dụ: khi khối lượng đơn hàng tăng, công tác quản lý hàng tồn kho và đơn hàng cần duy trì liên kết chặt chẽ để sau khi lấy và đóng gói mặt hàng, doanh nghiệp đã sẵn sàng vận chuyển. Mối liên kết này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp quản lý việc thực hiện đơn hàng thương mại điện tử khối lượng lớn và giao hàng đa kênh giữa các kho hàng, địa điểm bán lẻ và trung tâm thực hiện đơn hàng.

Hoạt động theo dõi và quản lý hàng nặng trở nên quan trọng hơn trong vận hành hằng ngày khi khối lượng lô hàng gia tăng. TMS giúp việc lập kế hoạch lô hàng, theo dõi hàng nặng đang vận chuyển và báo cáo về xu hướng chi phí, hiệu suất trở nên dễ dàng hơn, giúp các doanh nghiệp theo dõi hoạt động kho vận tốt hơn.

Việc phối hợp nhiều hãng vận tải cũng trở thành một ưu tiên lớn hơn khi các doanh nghiệp mở rộng quy mô. Việc chỉ dựa vào một hãng vận tải duy nhất có thể gây ra rủi ro hạn chế năng lực hoặc gián đoạn dịch vụ. TMS kết nối với nhiều hãng vận tải lại nên mang đến sự linh hoạt để chuyển đổi khối lượng và duy trì vận chuyển lô hàng khi một hãng vận tải không thể đáp ứng nhu cầu. Tương tự, khi các doanh nghiệp phát triển, họ có thể mua phương tiện riêng để phục vụ hoạt động kho vận và cần có TMS để điều phối đội xe.

TMS cũng là công cụ hỗ trợ quan trọng trong giao hàng chặng cuối, tối ưu hóa lộ trình và lập kế hoạch cẩn thận cho khung thời gian giao hàng để đảm bảo quản lý giao hàng hiệu quả, đáng tin cậy, ngay cả khi khối lượng gia tăng.

Các nền tảng TMS hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa các hoạt động kho vận bằng cách xử lý các công việc thường ngày như so sánh giá cước, chọn hãng vận tải và lập chứng từ mà không cần nhập liệu thủ công. Việc này giúp giảm thời gian tiêu tốn cho công việc hành chính lặp đi lặp lại và giảm nguy cơ sai sót khi nhập dữ liệu thủ công.

AI và máy học đang mang lại hiệu quả tốt hơn nữa cho các hoạt động kho vận và đặc biệt là quản lý vận tải. Ví dụ: một số ứng dụng dựa trên AI đã xuất hiện nhằm giúp các doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và đảm bảo hoạt động của chuỗi cung ứng. Một trong số đó là công cụ Stops Sequencing của chúng tôi. Công cụ này sử dụng AI để tối ưu hóa lộ trình giao hàng theo thời gian thực dựa trên khối lượng gói hàng và yêu cầu của đơn vị vận chuyển – hỗ trợ  các doanh nghiệp luôn đúng tiến độ và đảm bảo đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Các doanh nghiệp có thể ngăn chặn trước sự cố gián đoạn bằng cách sử dụng công nghệ máy học và phân tích dự đoán để đánh giá các mô hình trong chuỗi cung ứng, từ đó dự đoán các điểm nghẽn và đưa ra cảnh báo chủ động.

Các nền tảng TMS hiện đại cũng kết hợp những công cụ như giám sát đội xe và theo dõi Internet vạn vật (IoT) để hỗ trợ các doanh nghiệp theo dõi liên tục hệ thống phương tiện và hàng hóa cần giao gấp của họ.

Với những tiến bộ về tự động hóa và trí tuệ nhân tạo này, các nền tảng TMS có thể định hình lại cách doanh nghiệp quản lý kho vận. Ví dụ: Khi thay thế quy trình thủ công bằng quy trình tự động hóa, TMS giúp các doanh nghiệp mở rộng quy mô kho vận một cách hiệu quả để hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh. Công cụ này tăng cường khả năng điều phối nhiều hãng vận tải, đồng thời tối ưu hóa lộ trình và lập kế hoạch để quản lý giao hàng đáng tin cậy.

Cuối cùng, TMS cũng cung cấp khả năng theo dõi vận chuyển cần thiết cho các doanh nghiệp chủ động xác định và giảm thiểu nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng.

Đối với các doanh nghiệp mở rộng ra thị trường toàn cầu, FedEx cung cấp các công cụ để tinh giản hoạt động kho vận, giúp các thủ tục như thông quan hải quan trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ: Với FedEx Ship Manager®, doanh nghiệp có thể đăng nhập để xem giá cước riêng hoặc giá cước chiết khấu. Sau đó, họ có thể lên lịch lấy hàng, theo dõi lô hàng, phân tích dữ liệu vận chuyển và quản lý hóa đơn tập trung tại một nơi.

Với FedEx Global Trade Manager, khách hàng có thể tra cứu mã HS, ước tính thuế hải quan và thuế cũng như bắt đầu thủ tục thông quan hải quan bằng cách gửi chứng từ thương mại theo phương thức điện tử.

Nhiều giải pháp của chúng tôi cũng có thể được tích hợp vào các nền tảng vận chuyển và kho vận hiện có của khách hàng. Khi kết hợp cùng các giải pháp phần mềm tương thích này, FedEx có thể giúp cải thiện hơn nữa khả năng theo dõi lô hàng và hiệu quả kho vận.

Để tìm hiểu thêm về cách FedEx có thể giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng theo dõi và hiệu quả kho vận, hãy khám phá toàn bộ các giải pháp vận chuyển của chúng tôi.