Giải thích về chi phí vận chuyển: Những yếu tố quyết định tổng chi phí vận chuyển của bạn

Phụ phí vận chuyển (hay còn gọi là phụ phí bổ sung) là các khoản phí mà hãng vận tải áp dụng bên cạnh giá cước vận chuyển cơ bản nhằm bù đắp chi phí cho các công đoạn xử lý đặc biệt, dịch vụ chuyên biệt và các biến động thị trường. Các khoản phí này được tính theo mức cố định cho mỗi gói hàng, theo tỷ lệ phần trăm hoặc theo giá cước mỗi kilôgam, tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng hãng vận tải.

Các hãng vận tải áp dụng các loại phụ phí này để bù đắp chi phí phát sinh từ các hoạt động bổ sung hoặc phi tiêu chuẩn, cũng như các chi phí liên quan đến biến động nhu cầu và giá nhiên liệu. Ví dụ, các khoản phí theo địa điểm được áp dụng để bù đắp thời gian vận chuyển và nhiên liệu tăng thêm khi giao hàng đến nhà riêng hoặc các khu vực nằm ngoài phạm vi hoạt động tiêu chuẩn. Tương tự, phí xử lý bổ sung được tính cho hành động can thiệp thủ công cần thiết để xử lý những lô hàng nặng, quá khổ hoặc có quy cách đóng gói đặc biệt mà các máy phân loại tự động tiêu chuẩn không thể xử lý được.

Một số khoản chi phí này có thể cộng dồn lại với nhau; chẳng hạn, các loại phí tính theo tỷ lệ phần trăm như phụ phí nhiên liệu hằng tuần thường được áp dụng dựa trên cả giá cước vận chuyển cơ bản và một số loại phí xử lý nhất định. Chính vì vậy, việc chủ động xác định các khoản phụ phí tiềm năng trước khi tiến hành vận chuyển là vô cùng quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng các biện pháp thiết thực để tránh hoặc giảm thiểu một số loại phụ phí. Trong đó bao gồm điều chỉnh kích thước bao bì cho phù hợp, chọn hình thức thanh toán trực tuyến và sử dụng công cụ phần mềm để xác thực địa chỉ giao hàng cho các đơn hàng trực tuyến.

Tin vui là bạn hoàn toàn có thể thực hiện các bước để giảm trọng lượng DIM weight không cần thiết.  Một trong những biện pháp quan trọng nhất là kiểm tra quy trình đóng gói hiện tại, bởi việc sử dụng hộp quá khổ, quá nhiều vật liệu chèn lót hay để hộp bị phồng có thể nhanh chóng làm tăng các thông số kích thước. Ví dụ: thay vì dùng hộp vận chuyển quá khổ chứa đầy màng xốp hơi, một nhà bán lẻ có thể  chuyển sang dùng hộp nhỏ hơn kết hợp với các tấm đệm định hình bằng bột giấy hoặc tấm đệm carton lượn sóng; cách làm này giúp giảm đáng kể trọng lượng DIM và tiết kiệm chi phí vận chuyển. Đồng thời, nhà bán lẻ cũng có thể giảm thiểu rủi ro hàng hóa bị hư hỏng và các khiếu nại liên quan, nhờ vào khả năng cố định mặt hàng hiệu quả hơn của các tấm đệm định hình so với việc chỉ dùng màng xốp hơi rời rạc.

Một vài bước khởi đầu đơn giản:

• Chọn cấp độ dịch vụ phù hợp: Không phải đơn hàng nào cũng cần giao ngay vào hôm sau. Hãy cân nhắc các lựa chọn vận chuyển tiết kiệm đối với những đơn hàng không quá gấp.

• Tận dụng các chương trình phần thưởng và giá tính theo khối lượng: Tham gia chương trình phần thưởng của hãng vận tải và gửi hàng với một đối tác duy nhất để tích lũy điểm thưởng cũng như hưởng giá cước tốt hơn.

• Số hóa các quy trình thủ công. Tự động hóa các quy trình như tạo nhãn vận chuyển và chuyển sang sử dụng chứng từ thương mại điện tử để giảm sai sót cũng như các chi phí liên quan.

Khả năng hiển thị thông tin đóng vai trò then chốt trong việc quản lý chi phí vận chuyển. Một đợt kiểm tra nhanh có thể giúp bạn xác định những khâu đang bị đội chi phí hoặc tìm ra cơ hội tiết kiệm. Hãy bắt đầu bằng cách tự đặt ra các câu hỏi dưới đây và đánh giá hiệu quả vận chuyển của doanh nghiệp.

• Bạn có tính toán tổng chi phí đến đích cuối của mặt hàng trước khi định giá hoặc gửi báo giá cho khách hàng không?  Bạn đã tính toán lại chi phí này trong vòng 6 – 12 tháng qua khi giá cước hoặc thuế hải quan thay đổi chưa?

• Bạn có nắm rõ những khoản phụ phí nào sẽ được áp dụng cho các lô hàng thường xuyên của mình (ngay từ trước khi gửi hàng, chứ không phải sau khi gửi) không?

• Bạn có nắm rõ trọng lượng theo kích thước của các loại thùng hàng thường xuyên được vận chuyển và biết yếu tố này ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển ra sao không? Bạn đã thực hiện các biện pháp để điều chỉnh kích thước bao bì cho phù hợp và giảm khoảng trống dư thừa chưa?

• Bạn đã chọn đúng dịch vụ cho lô hàng của mình chưa? Bên cạnh các dịch vụ vận chuyển ưu tiên và tiết kiệm, FedEx còn cung cấp dịch vụ vận chuyển chuyên biệt cho thương mại điện tử giúp bạn cắt giảm chi phí.

• Có phải bạn đang tận dụng giá cước phút chót cho hàng nặng hoặc các chương trình giảm giá theo khối lượng, chẳng hạn như Vận chuyển càng nhiều, tiết kiệm càng lớn của FedEx không?

• Bạn có dễ dàng tiếp cận các hóa đơn vận chuyển để theo dõi và kiểm tra chi phí theo thời gian hay không? Dịch vụ Thanh toán trực tuyến FedEx cho phép bạn lưu trữ và truy cập các hóa đơn FedEx tại một nơi duy nhất, giúp việc thường xuyên rà soát các khoản chi tiêu trở nên dễ dàng hơn.

Nếu câu trả lời của bạn là “không” đối với nhiều hơn hai hoặc ba câu hỏi trong số này, thì có thể bạn vẫn còn cơ hội để dự đoán và quản lý chi phí hiệu quả hơn.