Xác định Phí vận chuyển ngoài dự kiến: Hiểu về phụ phí và tác động của phụ phí

Tổng phí vận chuyển bao gồm hai phần: giá cước vận chuyển cơ bản và mọi khoản phụ phí áp dụng kèm theo. Mặc dù các doanh nghiệp thường chú trọng vào giá cước vận chuyển cơ bản, nhưng các khoản phụ phí cũng có thể làm tăng đáng kể chi phí đối với những doanh nghiệp có yêu cầu đặc thù hoặc khối lượng vận chuyển lớn.

Không giống như giá cước cơ bản, phụ phí được ghi riêng trên hóa đơn của hãng vận tải và có thể thay đổi tùy theo các yếu tố như loại dịch vụ, hãng vận tải, giá nhiên liệu, địa điểm lấy hàng và giao hàng, lộ trình, thời vụ và các yêu cầu đặc biệt như xử lý bổ sung. Vì mỗi phụ phí phản ánh một điều kiện cụ thể của lô hàng, chẳng hạn như địa điểm giao hàng hoặc thời điểm trong năm, nên số lượng và giá trị phụ phí áp dụng có thể khác nhau giữa các lô hàng, ngay cả đối với các gói hàng giống nhau.

Đối với các doanh nghiệp cần vận chuyển khối lượng lớn, những khoản phí nhỏ lẻ này sẽ nhanh chóng cộng dồn lại thành một con số đáng kể. Những khoản phí này còn có thể làm xói mòn biên lợi nhuận nếu không được lên kế hoạch phù hợp và đưa vào quy trình tính chi phí đến đích cuối cũng như mô hình định giá. Chính vì vậy, việc cân nhắc các khoản phụ phí ngay từ đầu – thay vì phải chờ nhận hóa đơn mới biết – trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi quy mô vận chuyển gia tăng.

Ví dụ so sánh giữa giá cước cơ bản và giá cước cơ bản có phụ phí

Lưu ý: các số liệu dưới đây chỉ mang tính minh họa, dựa trên một lô hàng giả định. Giá cước thực tế thay đổi tùy theo dịch vụ, nơi nhận hàng và biểu phụ phí hiện hành – hãy luôn kiểm tra bảng giá cước hiện tại của FedEx trước khi lập ngân sách.

Trong ví dụ này, chỉ riêng phụ phí nhiên liệu đã làm tăng đáng kể tổng phí vận chuyển của bạn, vượt quá mức giá cước đã báo. Điều này củng cố tầm quan trọng của việc hiểu rõ các khoản phụ phí mà hãng vận tải áp dụng và cách tính phụ phí cho các lô hàng của bạn.

Các hãng vận tải tính giá cước cơ bản dựa trên các kế hoạch vận hành tiêu chuẩn. Khi cung cấp dịch vụ nằm ngoài các kế hoạch tiêu chuẩn, các hãng vận tải sẽ phát sinh thêm chi phí. Các khoản phụ phí được áp dụng để bù đắp các chi phí phát sinh cũng như cho các yếu tố bên ngoài như giá nhiên liệu tăng.

Khái niệm "tiêu chuẩn" sẽ khác nhau tùy theo hãng vận tải. Ví dụ: khác với các hãng chuyển phát nhanh như FedEx, bên vận chuyển hàng hóa thường không bao gồm việc lấy hàng và giao hàng trong giá cước cơ bản, nên các phí này được tính riêng dưới dạng phụ phí.

Những thay đổi được thực hiện sau khi lô hàng được đặt lịch gửi đi cũng có thể nằm ngoài kế hoạch vận hành tiêu chuẩn của hãng vận tải. Ví dụ: nếu khách hàng cần cập nhật địa chỉ giao hàng, hãng vận tải phải thực hiện thay đổi thủ công trên toàn hệ thống để cập nhật thông tin, điều này làm tăng khối lượng công việc và có thể phát sinh phụ phí.

Đôi khi có những yêu cầu mới phát sinh, nhìn qua có vẻ là tiêu chuẩn, nhưng thực tế lại không được tính vào chi phí cơ bản của hãng vận tải. Một ví dụ điển hình là các yêu cầu mới về thủ tục hải quan đối với các lô hàng gửi đến Hoa Kỳ và Liên minh Châu Âu. Những yêu cầu này đã khiến một số hãng vận tải áp dụng phí xử lý hàng nhập mới để bù đắp cho các nguồn lực bổ sung liên quan.

Việc hiểu rõ những mục được bao gồm trong dịch vụ bạn chọn sẽ hữu ích trong việc dự đoán các khoản phụ phí có thể áp dụng cho lô hàng của bạn.

Phụ phí vận chuyển thường được phân chia thành các loại riêng. Vì cách tính khác nhau tùy theo hãng vận tải, nên việc xem xét các yếu tố kích hoạt và công thức cụ thể là bước cần thiết để lập ngân sách chính xác. Ví dụ: trong khi một số loại phí được tính theo mức cố định cho mỗi gói hàng, một số loại phí khác lại được tính dựa trên khối lượng gói hàng, trọng lượng thực tế hoặc các yếu tố đặc thù của nơi nhận hàng.

Các khoản phụ phí biến động theo thị trường được quyết định bởi các yếu tố thị trường bên ngoài và chi phí liên quan. Hai loại phí chính trong danh mục này là phụ phí nhiên liệu và phụ phí theo nhu cầu.

Phụ phí nhiên liệu

Phụ phí nhiên liệu thường xuyên được điều chỉnh để phản ánh biến động giá năng lượng trên toàn cầu và thường được áp dụng theo tỷ lệ phần trăm của các loại phí vận chuyển khác, thay vì là một mức phí cố định. 

Phụ phí theo nhu cầu

Phụ phí theo nhu cầu được áp dụng trong mùa cao điểm khi khối lượng vận chuyển lớn và để ứng phó với các hạn chế về công suất theo khu vực hoặc mạng lưới. Khi khối lượng vận chuyển tăng lên, các hãng vận tải thường cần bổ sung nguồn lực để duy trì tốc độ, chẳng hạn như thuê thêm nhân viên, gia tăng không gian chứa hàng trên máy bay, kéo dài thời gian hoạt động của cơ sở hoặc thuê thêm thiết bị xử lý. Phụ phí theo nhu cầu giúp bù đắp các chi phí gia tăng này.

Phụ phí hành chính và lập hóa đơn phản ánh chi phí cho các hoạt động như xử lý chứng từ giấy, lập hóa đơn giấy và chỉnh sửa địa chỉ thủ công do nhãn vận chuyển không đầy đủ hoặc không chính xác. Các loại phí phổ biến khác trong danh mục này bao gồm phí môi giới, phí xử lý hàng nhập và phí lập hóa đơn cho bên thứ ba áp dụng khi hóa đơn vận chuyển phải được thanh toán bằng tài khoản không liên quan đến người gửi.

Phụ phí theo địa điểm là loại phí mà các hãng vận tải áp dụng dựa trên địa chỉ giao hàng hoặc địa chỉ lấy hàng, phản ánh thời gian và nỗ lực cần bỏ thêm để đến một số địa điểm nhất định. Hai loại phổ biến là phụ phí giao hàng đến nơi cư trú, áp dụng khi gói hàng được chuyển đến nhà riêng hoặc cơ sở kinh doanh tại nhà và phụ phí ngoài khu vực giao hàng/ngoài khu vực lấy hàng (ODA/OPA), áp dụng khi lô hàng được vận chuyển đến hoặc đi từ một khu vực có mã bưu chính thuộc vùng sâu vùng xa hoặc khó tiếp cận). Các khoản phụ phí này khác nhau tùy theo hãng vận tải và thường được quy định trước, theo đó các hãng vận tải sẽ công bố mức phí của họ đối với các mã bưu chính cụ thể.

Phụ phí được áp dụng khi kích thước, trọng lượng hoặc yêu cầu xử lý của gói hàng nằm ngoài thông số tiêu chuẩn, vì đòi hỏi sự can thiệp thủ công, thay vì quy trình phân loại tự động. Các loại phụ phí thông thường bao gồm phụ phí xử lý bổ sung (có thể được áp dụng nếu trọng lượng của gói hàng vượt quá 25 kg) và phụ phí hàng quá khổ (áp dụng cho gói hàng đặc biệt cồng kềnh hoặc vượt quá giới hạn băng tải tiêu chuẩn). Các phụ phí khác trong danh mục này bao gồm phụ phí hàng không thể xếp chồng đối với các lô hàng không an toàn khi xếp chồng.

Phụ phí theo quy định và yêu cầu đặc biệt áp dụng cho lô hàng yêu cầu các bước tuân thủ bổ sung do thành phần của lô hàng. Các khoản phí phổ biến nhất trong danh mục này là phụ phí hàng hóa nguy hiểm (áp dụng cho lô hàng chứa vật liệu nguy hiểm cần xử lý và lập chứng từ cẩn thận) và phụ phí đá khô (áp dụng cho lô hàng sử dụng đá khô làm chất làm lạnh). Phí giám sát và can thiệp cũng có thể áp dụng cho các lô hàng yêu cầu theo dõi chủ động hoặc can thiệp thủ công để đáp ứng các yêu cầu quy định cụ thể.

Phụ phí dịch vụ giá trị gia tăng được áp dụng khi đơn vị vận chuyển yêu cầu các dịch vụ tùy chọn ngoài dịch vụ giao hàng tiêu chuẩn. Các loại phí phổ biến trong danh mục này bao gồm phụ phí giao hàng vào thứ Bảy và phụ phí chữ ký (áp dụng cho một số cấp độ xác nhận chữ ký nhất định, chẳng hạn như yêu cầu chữ ký gián tiếp, trực tiếp hoặc yêu cầu chữ ký của người lớn).

Bảng dưới đây tóm tắt một số loại phụ phí phổ biến nhất áp dụng cho các lô hàng và phương pháp tính toán mà FedEx thường áp dụng. Xin lưu ý rằng có thể có các khoản phí khác tùy thuộc vào dịch vụ hoặc hãng vận tải bạn chọn.

Sau đây là một số bước thiết thực mà bạn có thể thực hiện để giảm phụ phí ở mức tối thiểu và có khả năng giảm phí vận chuyển tổng thể.

Trước khi cam kết vận chuyển khối lượng lớn bằng dịch vụ hoặc lộ trình mới, hãy cân nhắc gửi lô hàng thử nghiệm trước. Điều này cho phép bạn xác nhận tổng phụ phí áp dụng, xác minh dịch vụ đáp ứng nhu cầu của bạn và phát hiện mọi khoản phí ngoài dự kiến trước khi chúng ảnh hưởng đến số lượng đơn hàng lớn hơn.

Khi thích hợp, doanh nghiệp có thể chọn chuyển một số phụ phí nhất định sang cho khách hàng, tương tự như cách thực hiện với phí vận chuyển cơ bản. Ví dụ: khách hàng gửi hàng đến khu vực có mã bưu chính nằm trong danh sách ODA/OPA của hãng vận tải có thể bị tính phí bổ sung để phản ánh phí giao hàng thực tế đến địa điểm đó. Minh bạch trong cách tính và phản ánh chính xác các khoản phí khi thanh toán sẽ giúp đảm bảo các khoản phụ phí được chi trả mà không làm ảnh hưởng đến biên lợi nhuận của bạn.

Phụ phí nhiên liệu không chỉ được tính theo tỷ lệ phần trăm của giá cước vận chuyển cơ bản; khoản phụ phí này còn được cộng thêm vào các khoản phí khác như phụ phí giao hàng đến nơi cư trú, phụ phí theo nhu cầu, phụ phí xử lý bổ sung và phụ phí vùng xa. Để tránh hiệu ứng cộng dồn này, hãy chủ động và thực hiện các bước nhằm giảm thiểu hoặc tránh các khoản phí phụ trợ.

Để tránh phụ phí liên quan đến kích thước lô hàng, hãy duy trì kích thước và trọng lượng gói hàng trong giới hạn tiêu chuẩn của hãng vận tải bất cứ khi nào có thể. Các ngưỡng áp dụng sẽ khác nhau tùy theo loại dịch vụ. Do đó, hãy kiểm tra biểu phụ phí hiện tại của hãng vận tải cho dịch vụ cụ thể mà bạn đang sử dụng. Xin lưu ý rằng các gói hàng có hàng hóa nhô ra hoặc sử dụng quá nhiều băng keo, màng nhựa hoặc màng co cũng có thể gây trở ngại cho hệ thống phân loại tự động và dẫn đến phụ phí. Hãy cân nhắc sử dụng bìa cứng gợn sóng để đảm bảo độ bền, giúp ngăn ngừa tình trạng phồng lên trong quá trình vận chuyển.

Một số dịch vụ giá cước cố định, chẳng hạn như FedEx 10kg Box và FedEx 25kg Box, được miễn phụ phí giao hàng đến nơi cư trú, ngoài khu vực giao hàng (ODA) và ngoài khu vực lấy hàng (OPA) miễn là lô hàng dưới trọng lượng quy định. Các tùy chọn giá cước cố định và dịch vụ như FedEx® International Connect Plus (FICP) không tính phụ phí tại nơi cư trú là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp yêu cầu mức giá có thể dự đoán được.

Vì một số hãng vận tải đã áp dụng phí xử lý giấy tờ bản cứng nên giờ là thời điểm thích hợp để bạn cân nhắc số hóa chứng từ vận chuyển. Ngoài việc giảm các khoản phụ phí có thể phát sinh, chứng từ điện tử còn giúp giảm sai sót và việc phải làm lại – qua đó tăng khả năng tiết kiệm.  

Các giải pháp như Chứng từ thương mại điện tử FedEx (ETD) giúp việc số hóa trở nên dễ dàng. Đây là giải pháp đơn giản và hiệu quả để quản lý chứng từ thương mại, hỗ trợ giảm lãng phí giấy và sự chậm trễ hải quan.

Bạn có thể tránh các chi phí hành chính (chẳng hạn như phí sửa địa chỉ) bằng cách tối ưu hóa hoạt động và đảm bảo tính chính xác trước khi lô hàng rời khỏi kho. Một cách để thực hiện việc này là tích hợp tính năng xác thực địa chỉ tự động vào biểu mẫu trực tuyến để ngăn ngừa nhãn không đầy đủ hoặc không chính xác.

Chủ động lập kế hoạch là cách hiệu quả nhất để quản lý ngân sách kho vận và bảo vệ biên lợi nhuận. Bằng cách tiến hành kiểm tra định kỳ và cập nhật thông tin về cơ cấu phí hiện tại, bạn có thể phản hồi và điều chỉnh khi cần để đảm bảo hoạt động vận chuyển hỗ trợ sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Thực hiện bước tiếp theo bằng cách tìm hiểu về phụ phí vận chuyển của FedEx.